综合办公工作处理规范流程模板.docVIP

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程

（一）事务发起与材料准备

明确事务类型：发起人根据事务性质（如行政支持、资源申请、流程审批等）确定分类，保证描述清晰。

填写申请表单：使用《综合办公事务处理记录表》（见第三部分），完整填写事务名称、发起部门/人、事由、涉及部门、预期完成时间、所需资源（人力、物资、预算等）及附件材料（如会议议程、设备清单、需求说明等）。

材料完整性自查：确认附件材料真实、齐全，避免因材料缺失导致流程反复。

（二）部门初审

提交至直属部门负责人：发起人将填写完整的表单及附件提交至本部门负责人（如行政部事务提交至行政部经理）。

审核内容：部门负责人重点审核事务的必要性、资源需求的合理性、时间节点的可行性，以及与本部门工作的关联性。

反馈意见：审核通过后，在表单“初审意见”栏签字确认；若需修改，明确修改要求并退回发起人重新提交。

（三）跨部门协同（如涉及）

确定协同部门：事务涉及其他部门时，由发起人或初审部门负责人列出需协同的部门（如会议室使用需协调行政部，跨部门项目需协调各参与部门）。

发送协同函：将事务表单同步至协同部门，明确需配合的事项（如时间安排、资源支持、审批节点等），要求协同部门在1个工作日内反馈意见。

意见汇总：发起人收集各协同部门意见，对冲突点进行协调，达成一致后更新表单内容，进入下一环节。

（四）审批决策

分级审批：根据事务性质及权限，提交至对应层级领导审批：

日常行政事务（如办公用品申领、会议室预约）：由行政部负责人审批；

涉及跨部门协作或资源调配（如设备采购、项目启动）：由分管副总审批；

重大事项（如大型活动组织、年度预算外支出）：由总经理审批。

审批时限：审批人需在2个工作日内完成审批，紧急事务（如设备故障维修）可加急处理，时限缩短至4小时。

审批结果：审批通过后，在表单“审批意见”栏签字；若不通过，注明原因并退回发起人。

（五）执行与反馈

任务分解：审批通过后，由牵头部门（如发起部门或行政部）将事务拆解为具体任务，明确责任人、完成标准和时间节点，形成《任务分解表》（可作为附件）。

过程跟踪：责任人按计划推进任务，牵头部门每周同步进度至相关部门；若遇问题，及时上报并协调解决。

结果反馈：任务完成后，责任人向牵头部门提交成果（如会议纪要、设备验收单、活动总结等），牵头部门确认后更新表单“处理结果”栏。

（六）归档管理

材料整理：牵头部门将事务处理全流程材料（申请表、审批意见、任务分解表、成果文件等）整理成册，电子版存入共享服务器，纸质版装订存档。

归档编号：按“年份-部门-事务类型-序号”规则编号（如2024-行政-会议-001），便于后续查询。

三、事务处理记录表单

序号

事务编号

事务类型

发起部门/人

发起日期

事由描述（简述）

涉及部门

所需材料清单（附件名称）

初审意见（签字/日期）

会签部门意见（签字/日期）

审批意见（签字/日期）

处理结果（成果简述）

完成日期

归档编号

备注

1

2024-行政-001

会议室使用

行政部/*

2024-03-01

3月5日部门培训场地申请

培训部、IT部

培训议程、设备需求清单

同意，按流程办理

IT部：设备已确认

行政部经理：同意

会议室已布置，培训正常开展

2024-03-05

2024-行政-001

无

2

2024-市场-002

跨部门项目启动

市场部/*

2024-03-10

Q2产品推广项目立项

研发部、销售部

项目计划书、预算表

需补充风险预案

研发部：技术可行；销售部：支持

分管副总：同意，3日内启动

项目组已组建，首周计划完成

2024-03-15

2024-市场-002

待提交周报

四、关键执行要点

材料真实性与完整性：发起人需对提交材料的真实性负责，保证附件清晰、有效，避免因信息不全导致审批延误。

时限管理：各环节责任人需严格遵守审批、反馈时限，紧急事务需标注“加急”并同步联系方式，保证快速响应。

跨部门沟通：涉及多部门的事务，牵头部门需主动协调，明确各方职责，避免推诿；意见不一致时，及时上报共同领导决策。

保密要求：事务处理中涉及敏感信息（如未公开的项目计划、财务数据等），需按公司保密制度管理，严禁外泄。

流程优化反馈：使用过程中若发觉流程漏洞或效率问题，可向行政部提出优化建议，每季度汇总评估后更新流程模板。