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会议室预约及使用记录模板

适用范围与核心价值

详细操作流程

一、预约前准备：明确需求与查核可用性

确认会议基本信息：需明确会议主题、预计时间（起止日期及时段，精确到半小时，如“2024年5月20日14:00-16:00”）、参与人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）及特殊需求（如茶歇、横幅悬挂等）。

查询会议室空闲状态：通过企业OA系统、会议室管理平台或联系行政部门（如行政部/后勤部），查询目标会议室在指定时段的可预约情况，避免与已占用时段冲突。

二、提交预约申请：完整填写信息

填写预约申请表：根据“会议室预约及使用记录表”（见下文模板）逐项填写信息，包括：

预约人信息（姓名、所属部门/团队）；

会议主题及内容概述（简洁明了，便于审批人判断会议性质）；

会议时间、时长、参与人数；

设备及服务需求（勾选或填写具体设备，如“□投影仪□视频会议系统□麦克风”）；

是否允许外部人员参与（如有，需注明外部单位及人数）。

提交申请：通过指定渠道提交申请，如OA系统审批流程、邮件至行政部门或线下填写纸质表交至前台，保证申请在会议开始前至少2个工作日提交（紧急会议可适当缩短，但需提前与行政部门沟通）。

三、审批与确认：协调资源与反馈结果

审批流程：

普通会议：由部门负责人审批（或直接由行政部门根据会议室资源情况审批）；

跨部门会议/大型会议（参与人数超过30人/需特殊设备）：需提交至行政部门负责人审批，必要时协调更高层级领导确认。

反馈与通知：审批通过后，行政部门需在1个工作日内通过系统消息、邮件或电话通知预约人，告知会议室编号、钥匙领取方式及注意事项；若未通过，需注明原因（如“时段冲突”“设备不足”），并建议调整时间或更换会议室。

四、使用前准备：领取资源与检查状态

领取会议室物资：预约人凭审批结果在会议开始前30分钟，至指定地点（如前台/行政部门）领取会议室钥匙（或门禁卡）、设备遥控器等，登记领取人姓名及领取时间。

检查会议室状态：进入会议室后，检查设备是否正常运行（如投影仪是否能正常显示、麦克风是否有电、座椅数量是否匹配参与人数）、环境卫生是否达标，如有问题及时联系行政部门处理，保证会议按时顺利开始。

五、会议使用：规范操作与责任维护

遵守使用规则：会议期间，需爱护会议室设施设备，禁止随意挪动家具、私接电源设备；保持室内安静，避免大声喧哗；如需使用视频会议系统，提前10分钟调试设备，保证网络稳定。

临时变更处理：若会议需提前结束、延期或取消，预约人需在会议开始前1小时内通知行政部门，以便及时释放会议室资源供他人使用。

六、使用后记录：反馈情况与归还资源

填写使用记录：会议结束后，预约人需在“会议室预约及使用记录表”的“使用情况”栏如实填写：

设备使用状态（如“投影仪正常□麦克风故障”）；

卫生情况（如“桌椅整洁□地面有垃圾”）；

其他备注（如“茶歇垃圾已清理”“白板字迹已擦除”）。

归还物资：将会议室钥匙、遥控器等物资交回至指定地点，归还时与接收人确认物资是否完好，完成签收手续。

会议室预约及使用记录表

序号

预约人

所属部门

会议主题

会议日期

时段

时长（分钟）

参与人数

所需设备（可多选）

审批人

钥匙领取时间

归还时间

使用情况（设备/卫生/备注）

1

*

市场部

2024年Q3产品推广方案讨论

2024-05-20

14:00-16:00

120

8

□投影仪□麦克风□白板

*

13:30

16:15

设备正常；卫生整洁；白板字迹已擦除

2

*

研发部

技术难点攻关研讨会

2024-05-22

09:30-11:30

120

15

□视频会议系统□投影仪□音响

*赵六

09:00

11:45

视频会议系统卡顿；已反馈IT部门处理

3

*陈七

人力资源部

新员工入职培训

2024-05-25

13:30-17:00

210

25

□投影仪□麦克风□茶歇（需提前申请）

*孙八

13:00

17:20

茶歇垃圾未清理；已提醒下次注意

使用规范与要点提示

预约优先级原则：遵循“先到先得、紧急会议优先”原则，已审批通过的预约具有优先使用权，临时申请需在有空余资源的情况下协调。

禁止违规占用：严禁通过虚假预约、长时间占用（单次预约一般不超过4小时，特殊情况需提前申请）等方式垄断会议室资源，如需连续多天使用，需每日单独提交申请。

设备与卫生责任：预约人为会议室使用第一责任人，需保证会议结束后设备归位、垃圾清理（尤其是茶歇、食品包装等），如因人为损坏设施或未清理卫生导致资源无法正常使用，需承担相应责任（如赔偿维修费用、暂停预约权限等）。

紧急会议处理：突发紧急会议需临时使用会议室时，可直接联系行政部门现场协调，在确认会议室空闲的前提下，可简化审批流程，但会后需补填“会议室预约及使用记录表”。

数据反馈与