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企业资产管理制度及资产清单管理工具

一、适用范围与核心目标

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、科技公司等）的固定资产、低值易耗品等资产的规范化管理，覆盖资产从入库、使用、维护到盘点、处置的全生命周期。核心目标包括：明确资产权属、保证账实相符、优化资源配置、降低资产流失风险，为财务核算、成本控制及审计工作提供数据支撑。

二、资产管理全流程操作指引

（一）资产入库管理：从“入账”到“落地”

资产采购到货

使用部门根据业务需求提交《资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途等信息，经部门负责人审批后，交行政部（或采购部）统筹采购。

采购到货后，由行政部、使用部门及财务部共同验收：核对资产型号、数量是否与采购合同一致，检查外观及功能是否完好，验收合格后签署《资产验收单》。

登记建档

行政部根据《资产验收单》填写《资产入库登记表》（见表1），唯一资产编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“XZ-2024-001”），并同步在资产管理系统中录入信息（包括资产名称、规格型号、购置日期、原值、供应商、使用部门、责任人等）。

财务部根据《资产入库登记表》及发票复印件进行固定资产入账，建立资产明细账，保证账账相符。

贴标管理

行政部为资产粘贴标签（标签内容含资产编号、名称、购置日期、责任人），标签位置需统一（如电脑主机贴于背面右上角，办公家具贴于侧面明显处），便于盘点识别。

（二）资产日常管理：责任到人，动态跟踪

使用与保管

资产实行“谁使用、谁保管”原则，使用部门需指定专人作为资产责任人（如部门内勤或岗位负责人），负责资产的日常保管、简单维护及状态更新（如“正常使用”“维修中”“闲置”等）。

员工离职或岗位变动时，需办理资产交接手续，填写《资产交接表》（见表2），由部门负责人及行政部确认无误后方可办理离职/转岗手续。

维修与保养

资产出现故障时，责任人应及时填写《资产维修申请表》，说明故障情况，经部门审批后交行政部协调维修。维修完成后，行政部需更新资产状态，并记录维修费用及日期。

对大型设备或精密仪器，行政部需制定年度保养计划，定期联系供应商或专业人员进行维护，保证资产使用寿命。

调拨与转移

因部门调整或业务需要需转移资产的，由调入/调出部门共同填写《资产调拨申请表》，注明资产编号、名称、转移原因及双方责任人，经行政部审批后，更新资产台账及系统信息，同步通知财务部调整账务归属。

（三）资产盘点管理：定期核查，账实一致

盘点前准备

行政部每季度末组织全面盘点，每月末可对高价值资产或易流失资产进行抽查；新增资产较多时，可临时增加盘点频次。

提前3个工作日下发《资产盘点通知》，明确盘点时间、范围、参与人员（一般为行政部、财务部及各部门资产责任人），并准备《资产盘点清单》（见表3）、盘点工具（扫码枪、标签打印机等）。

实地盘点

按部门或区域划分盘点小组，逐一核对资产：

（1）扫描资产标签或核对编号，保证与《资产盘点清单》中的账面信息一致；

（2）检查资产状态（是否完好、闲置、报废等），记录实盘数量；

（3）对账面存在但未找到的资产，需注明“盘亏”，并在备注栏中说明可能原因（如存放位置变更、责任人未交接等）；对实物存在但账面无记录的资产，注明“盘盈”，并追溯来源（如未及时入库的捐赠资产、漏登的采购资产等）。

数据核对与差异处理

盘点结束后，3个工作日内完成《资产盘点清单》汇总，与资产台账系统数据对比，《资产盘点差异表》。

对盘亏、盘盈资产，由责任部门出具书面说明（如因管理疏忽导致的盘亏，需部门负责人签字确认），行政部审核后，报总经理审批：

盘亏：如属人为损坏，需追究责任人赔偿责任；如属正常损耗，按流程办理报废手续。

盘盈：核实资产来源后，补办入库手续，登记入账。

财务部根据审批后的《资产盘点差异表》调整账务，保证账实、账账、账卡三相符。

盘点报告

行政部在盘点完成后5个工作日内出具《资产盘点报告》，内容包括盘点范围、时间、参与人员、盘点结果（账面数量、实盘数量、差异率）、差异原因分析及整改措施，抄送总经理及财务部备案。

（四）资产处置管理：规范流程，避免流失

报废申请

达到使用年限（如电子设备5年、办公家具8年）、技术淘汰或无法修复的资产，由使用部门填写《资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因、原值、已使用年限等信息，附技术鉴定意见（如维修部门出具的“无法修复”证明）。

审批与评估

行政部对报废申请进行审核，确认资产状态及报废必要性后，报财务部复核净值（如残值是否低于原值10%），最终由总经理审批（高价值资产需提交董事会审批）。

处置与销账

审批通过后，行政部通过公开拍卖、报废回收等方式处置资产，并留存处置合同、收款凭证等资料。

财务部根据处置结果进行账务处理，核销该资产明细；行政部更新资产台账及系统状态为“已报废”，同步收