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行政事务日常办公流程标准化手册

前言

为规范公司行政事务日常操作，提升办公效率，明确各环节职责，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖会议组织、办公用品管理、文件流转、访客接待、设备报修等高频行政场景，为各部门及员工提供标准化操作指引。

一、会议组织与管理规范

适用场景

部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部对接会等各类会议的组织与实施。

操作步骤

会议发起

发起人（如部门负责人或会议组织者）根据工作需要确定会议主题、时间（建议避开工作高峰时段，如9:00-10:00或15:00-16:00）、地点（会议室/线上会议平台）、参会人员及预计时长。

填写《会议申请表》（表1），提前2个工作日提交至行政部审批；涉及跨部门或外部人员的会议，需提前3个工作日协调时间。

会议准备

行政部审批通过后，发起人确认会议室预订（线上会议需测试设备稳定性），准备会议材料（如PPT、议程表、签到表），并于会议前1天将会议通知（含时间、地点、议程、材料）发送至参会人员。

会议召开

参会人员提前5分钟到达会场，签到（线上会议需提前10分钟加入会议）；发起人主持会议，按议程推进，控制会议时长，保证议题聚焦。

指定专人（如会议记录员*）记录会议要点（包括决议事项、责任人、完成时限），会后整理形成《会议纪要》（表2）。

会议后续

会议纪要需在会后24小时内经发起人审核确认，发送至所有参会人员及相关部门；决议事项由责任人跟踪落实，行政部每周汇总进度并反馈至发起人。

会议材料（含纸质版、电子版）由发起人整理归档，保存期限不少于1年。

相关表单

表1：会议申请表

会议名称

时间

地点

参会人员

议程概要

所需材料

发起人

审批人

表2：会议纪要模板

会议主题：

时间：

地点：

参会人员：

缺席人员及原因：

会议议题及决议：

议题一：决议内容（责任人：，完成时限：）

议题二：决议内容（责任人：，完成时限：）

下一步行动计划：

记录人：审核人：日期：

特别提醒

重要会议（如战略研讨会、客户对接会）需提前与行政部确认设备需求（投影仪、麦克风、白板等），并提前30分钟调试设备。

会议期间请将手机调至静音或震动模式，避免随意进出会议室，保持会议秩序。

涉密会议需在指定保密会议室召开，会议材料不得带出会场，电子版材料需加密存储。

二、办公用品申领与使用管理

适用场景

员工日常办公所需文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、劳保用品（口罩、消毒湿巾）等的申领与领用。

操作步骤

需求确认

员工根据实际工作需要确认申领物品的名称、规格、数量（如A4纸按包申领，笔按支申领，避免浪费），填写《办公用品申领表》（表3）。

审批与发放

部门负责人*审核申领合理性（如是否为必需品、是否超出部门月度预算），签字确认后提交至行政部。

行政部核对库存（如库存不足，需提前采购，采购周期一般为3-5个工作日），确认无误后发放物品，领用人当场核对并签字。

库存管理

行政部每月末盘点办公用品库存，更新《库存台账》（表4），根据消耗情况制定采购计划，保证常用物品储备充足（如A4纸储备量不低于50包）。

相关表单

表3：办公用品申领表

申领部门

申领人

申领日期

物品名称

规格

数量

用途

部门审批

行政发放

表4：办公用品库存台账

日期

物品名称

规格

期初库存

入库数量

出库数量

期末库存

管理人

特别提醒

申领物品需注明具体用途，严禁将办公用品私自带出公司或挪作他用。

大件物品（如打印机、扫描仪）或批量采购（如超过10包A4纸）需提前3个工作日提交申请，由行政部统一采购。

鼓励节约使用办公用品，推行无纸化办公，打印文件优先双面打印，废旧文件夹、纸张可回收再利用。

三、文件收发与流转管理

适用场景

公司内部文件（通知、报告、制度）、外部文件（函件、合同、客户资料）的接收、登记、传阅、归档等全流程管理。

操作步骤

文件接收

外部文件通过快递、邮件或专人送达时，行政部前台人员签收后，核对文件名称、份数、发文单位，填写《文件收发登记表》（表5），并第一时间移交至行政专员*。

内部文件由各部门提交至行政部，注明文件类型（如请示、报告、通知）及紧急程度。

文件拟办与传阅

行政专员对文件进行分类，根据文件内容确定拟办意见（如“呈总经理阅示”“转财务部办理”），标注传阅范围及时限，随文件一同呈报至相关负责人。

负责人*签署批示意见后，文件按传阅范围流转至各部门，传阅人需在《文件传阅单》（表6）上签字确认，并注明阅办时间，不得无故拖延。

文件归档

文件办结后，行政专员*将文件正本（含批示意见、传阅记录）整理归档，按照“年度-类别-文号”规则分类存放，电子版文件同步至公司服务器指定文件夹。

归档文件保存期限：一般文件不少于3年，重要文件（如合同、制度）不少于5年，涉密文件按保密规定保存。

相关表单

表5：文件