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档案管理与信息保密规范（标准版）

1.第一章总则

1.1档案管理的基本原则

1.2信息保密的法律依据

1.3档案管理的职责分工

1.4档案信息的分类与标识

1.5档案信息的保存与调阅

2.第二章档案管理职责与制度

2.1档案管理部门的职责

2.2档案管理制度的制定与执行

2.3档案信息的保密责任

2.4档案信息的调阅与使用规定

3.第三章档案信息的收集与整理

3.1档案信息的来源与分类

3.2档案信息的整理与归档

3.3档案信息的录入与更新

3.4档案信息的备份与存储

4.第四章档案信息的保密管理

4.1保密信息的标识与分类

4.2保密信息的存储与传输

4.3保密信息的访问与查阅

4.4保密信息的销毁与处置

5.第五章档案信息的使用与共享

5.1档案信息的使用权限

5.2档案信息的共享范围

5.3档案信息的使用记录与审计

5.4档案信息的使用违规处理

6.第六章档案信息的安全防护

6.1档案信息的网络安全管理

6.2档案信息的物理安全防护

6.3档案信息的系统安全措施

6.4档案信息的应急响应与处置

7.第七章档案管理的监督与考核

7.1档案管理的监督检查机制

7.2档案管理的考核与评估

7.3档案管理的违规处理与问责

7.4档案管理的持续改进与优化

8.第八章附则

8.1本规范的适用范围

8.2本规范的解释与实施

8.3本规范的修订与废止

8.4本规范的生效日期

第一章总则

1.1档案管理的基本原则

档案管理应遵循客观真实、规范有序、安全保密、依法依规的原则。在实际操作中，档案管理人员需确保档案内容的真实性和完整性，避免因信息失真或遗漏导致管理混乱。同时，档案的保存与调阅应遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保责任到人，避免责任推诿。档案管理应结合信息化手段，提升管理效率，确保档案数据的可追溯性与可查询性。

1.2信息保密的法律依据

根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，档案信息涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等，必须严格遵守保密规定。在实际工作中，档案管理人员需熟悉保密等级划分标准，确保档案信息在存储、传输和使用过程中符合保密要求。例如，涉密档案需在专用场所保存，并由指定人员管理，防止信息泄露。同时，档案管理人员应定期接受保密培训，提升保密意识和能力。

1.3档案管理的职责分工

档案管理涉及多个部门和岗位，需明确职责分工，确保管理链条完整。通常，档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、调阅和销毁等全过程；业务部门负责档案的产生和使用，确保档案信息与业务内容一致；技术部门负责档案的数字化管理，确保档案信息的可检索性。在实际操作中，各部门需定期沟通协调，确保档案管理工作的顺利进行。

1.4档案信息的分类与标识

档案信息应按照内容、形式、用途等进行分类，确保分类科学合理。常见的分类方式包括按档案类型（如文书、声像、电子档案等）、按保管期限（如永久、长期、短期）、按使用范围（如内部、对外、涉密）等。在标识方面，应使用统一的分类编码和标签系统，确保档案信息清晰可辨。例如，电子档案需标注文件名、创建人、创建时间、存储位置等信息，便于调阅和管理。

1.5档案信息的保存与调阅

档案信息的保存需遵循“防尘、防潮、防虫、防光、防磁”等技术标准，确保档案在长期保存过程中不受损。同时，档案的调阅应遵循“先审批、后调阅”的原则，确保调阅过程合法合规。在实际操作中，档案管理人员需建立档案调阅登记制度，记录调阅人、调阅时间、调阅内容等信息，确保调阅过程可追溯。对于涉及敏感信息的档案，需在调阅前进行审批，确保信息使用符合规定。

2.1档案管理部门的职责

档案管理部门在组织内部承担着全面管理档案工作的核心职能。其职责包括但不限于档案的收集、整理、保管、调阅、销毁以及档案信息的安全控制。根据行业标准，档案管理部门需确保档案的完整性、连续性和可用性，同时遵循国家关于档案管理的法律法规。例如，档案管理部门需定期进行档案清查，确保档案数量与实际一致，避免因管理疏漏导致的档案遗失或损坏。档案管理部门还需建立档案管理制度，明确各岗位在档案管理中的具体职责，确保档案管理工作有序进行。根据行业实践，档案管理部门通常设有专门的档案室，配备专业设备如恒温恒湿柜、紫外线消毒灯等，以保障档案的物理安全。

2.2档案管理制度的制定与执行

档案管理制度是确保档案管理工作规范化、标准化的重要依据。制度的制定需结合组织实际业务需求，涵盖档案分类、编号、保管期限、借阅流程、销毁标准等内容。例