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专项档案管理实施细则

为规范专项档案管理工作，确保专项活动、重点项目及特定工作形成的文件材料完整收集、系统整理、安全保管和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合实际工作需要，制定本实施细则。本细则所称专项档案，指在重大活动组织、重点项目建设、专项任务实施、突发事件处置等专项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，涵盖但不限于立项审批文件、过程记录材料、成果验收文件、声像记录、电子数据等。

一、管理原则与职责分工

专项档案管理遵循“集中统一、全程管理、真实完整、安全保密”原则。集中统一指由单位档案管理部门统筹负责专项档案的业务指导、监督检查和最终归档保管；全程管理指从专项工作启动至结束，同步开展文件材料的形成、积累、整理和归档；真实完整指确保档案内容客观反映专项工作实际，载体、签章等要素齐全；安全保密指采取必要措施保障档案实体与信息安全，严格执行保密规定。

单位档案管理部门为专项档案管理的责任主体，履行以下职责：制定专项档案管理操作规范及分类方案；组织开展专项档案业务培训；对各业务部门专项文件材料的收集、整理、归档工作进行指导与监督；接收并保管已完成归档的专项档案；建立专项档案检索体系，提供利用服务；组织开展专项档案的鉴定、销毁等工作。

业务部门（含专项工作承办部门，下同）为专项文件材料形成与积累的责任主体，履行以下职责：在专项工作启动时明确档案管理人员（可由项目组成员兼任），负责文件材料的日常收集与初步整理；按照本细则要求，在专项工作结束后及时完成文件材料的系统整理与归档移交；配合档案管理部门开展专项档案的鉴定、利用等工作；对涉及国家秘密、工作秘密或商业秘密的专项档案，落实保密管理要求。

专项工作负责人（含项目负责人、活动总指挥等，下同）对本专项文件材料的完整性、准确性负领导责任，需在专项工作各阶段审核文件材料的形成情况，协调解决材料缺失、内容不完整等问题；在专项工作结束时，对归档材料的质量进行最终确认。

二、文件材料收集与整理

（一）收集范围

专项档案收集范围应覆盖专项工作全过程，具体包括：

1.前期准备阶段：专项工作的立项申请、批复文件；可行性研究报告及评审意见；招标采购文件（含招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议等）；组织架构文件（含领导小组、工作专班组建文件、职责分工等）。

2.实施阶段：会议记录、会议纪要、工作简报；现场勘查记录、实验检测报告、技术交底材料；工程进度报表、质量验收记录、变更签证文件；资金使用凭证、审计材料；宣传报道资料（含新闻稿、照片、视频等）；与外单位往来函件（含请示、批复、通知、备忘录等）。

3.总结验收阶段：专项工作总结报告；成果鉴定（评审）文件（含专家意见、验收结论等）；知识产权证明（含专利证书、著作权登记等）；收尾文件（含债权债务结清证明、设备资产移交清单等）。

4.特殊载体材料：录音、录像、照片（含电子版及冲洗件）；电子数据（含数据库、程序代码、扫描件等）；实物档案（含奖牌、证书、纪念品等）。

（二）收集要求

文件材料收集应遵循“谁形成、谁负责”原则，由业务部门指定的档案管理人员在专项工作开展过程中同步收集，确保应归尽归。纸质文件材料应做到字迹清晰、签章完整（需签字或盖章的文件须由相关责任人亲笔签署或加盖有效印章）；电子文件材料应与纸质文件材料内容一致，重要电子文件需保存原格式（如Word、Excel源文件），并附元数据信息（含文件编号、形成时间、责任人等）；声像材料需标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人等说明信息；实物档案需附文字说明（含来源、背景、意义等）。

对于跨年度实施的专项工作，文件材料应按年度分段收集，待专项工作整体结束后统一整理归档。对于多方协作开展的专项工作，主办单位负责收集本单位形成的文件材料，协作单位应在专项工作结束后30个工作日内向主办单位移交其形成的相关文件材料。

（三）整理方法

专项档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持内容与载体的历史关联，便于保管和利用。整理流程分为分类、组卷（件）、编目三个步骤。

1.分类：采用“专项名称—阶段—载体”三级分类法。一级类名为专项工作全称（如“XX工程建设项目”“202X年XX博览会”）；二级类名为专项工作阶段（如“前期准备”“实施阶段”“总结验收”）；三级类名为载体类型（如“纸质文件”“声像档案”“电子档案”“实物档案”）。特殊情况下，可根据专项工作特点调整分类层级（如技术性较强的项目可增加“技术文件”子类）。

2.组卷（件）：纸质文件材料以“件”为整理单位，一般以每份文件为一件（正文与附件为一件，来文与复文为一件，请示与批复为一件）；同一事项的多份