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办公设备采购及维护管理标准模板

一、适用范围与适用对象

二、采购管理操作流程

（一）需求提报与初审

需求发起：各部门因工作需要新增或替换办公设备时，由部门负责人组织填写《办公设备采购需求申请表》（详见模板表格1），明确设备名称、型号规格、数量、用途、预算金额、期望到货时间及必要的技术参数（如电脑配置、打印机打印速度等），并附部门负责人签字确认。

技术初审：IT部门收到需求表后2个工作日内，根据部门实际工作需求及技术标准（如设备兼容性、系统支持等）对技术参数进行审核，保证设备配置合理，避免资源浪费。审核通过后签字反馈；不通过时需注明原因并退回需求部门调整。

汇总审批：行政部门汇总各部门需求表，按月度/季度制定《办公设备采购计划》（详见模板表格2），报分管领导审批。采购计划需注明采购优先级（如新增设备优先于替换设备，关键部门优先于非关键部门）。

（二）预算编制与审批

预算申报：行政部门根据审批通过的采购计划，结合市场价格调研结果，编制年度办公设备采购预算，报财务部门审核。预算需列明设备名称、数量、单价、总价及预算科目（如“行政办公费-设备购置”）。

审批执行：财务部门对预算的合理性（是否符合公司财务制度、是否在年度预算额度内）进行审核，报总经理/单位负责人审批。审批通过后，纳入年度预算管理；未通过时需说明原因并调整预算。

（三）供应商选择与合同签订

供应商筛选：行政部门通过公开招标、询价比价（至少3家合格供应商）或单一来源采购（如专用设备需特定品牌）等方式选择供应商。需对供应商资质（营业执照、相关行业认证、售后服务承诺）进行审核，优先选择有良好合作记录的供应商。

价格谈判：与候选供应商进行价格谈判，保证设备报价符合预算标准，明确付款方式（如预付款比例到货款、质保金比例）、交货时间、运输方式及质保期限（通常不低于1年）。

合同签订：谈判达成一致后，由行政部门拟定《办公设备采购合同》（详见模板表格3），明确双方权利义务、设备规格、售后服务条款、违约责任等，经法务部门审核（如需）、总经理/单位负责人签字盖章后生效，供应商需同步盖章回执。

（四）验收与入库

到货核验：设备到货后，行政部门组织需求部门、IT部门共同到场验收，对照采购合同及需求表核对设备名称、型号、数量、外观完好性及配件（如电源线、耗材）是否齐全。

功能测试：IT部门对设备进行通电测试，检查功能参数（如电脑开机速度、打印机打印质量）是否符合技术要求，并出具《设备验收报告》（详见模板表格4）。

入库登记：验收合格后，行政部门办理入库手续，填写《办公设备台账》（详见模板表格5），登记设备编号、名称、型号、规格、采购日期、使用部门、责任人、资产状态（在用/闲置）等信息，同时将设备信息录入公司资产管理系统，保证账实相符。

三、维护管理操作流程

（一）日常维护与巡检

责任分工：办公设备日常维护由使用部门负责，IT部门提供技术支持。使用人需规范操作设备（如定期清理打印机灰尘、正确开关电脑），发觉异常及时报修。

定期巡检：IT部门每月组织1次办公设备巡检，重点检查设备运行状态（如电脑系统稳定性、打印机墨盒余量）、安全隐患（如电源线路老化），填写《设备巡检记录表》（详见模板表格6），对发觉的问题提出整改建议并跟踪落实。

（二）故障报修与处理

故障申报：设备出现故障时，使用人通过OA系统或书面形式填写《设备故障报修单》（详见模板表格7），注明设备编号、故障现象、发生时间及影响工作程度，报部门负责人审核后提交IT部门。

维修响应：IT部门收到报修单后，根据故障等级（一般故障：如软件问题；重大故障：如硬件损坏）在4小时内响应，24小时内完成一般故障维修，重大故障需与供应商联系并明确维修时限，同时向使用部门反馈进度。

维修验收：故障修复后，IT部门与使用人共同测试设备功能，确认恢复正常后，在《设备故障报修单》上签字确认，更新《设备维护记录表》（详见模板表格8）。

（三）定期保养与预防性维护

保养计划：IT部门每季度制定《设备保养计划》（详见模板表格9），针对不同设备类型（如电脑、打印机）制定保养内容（如清洁内部粉尘、检查硬件接口、升级系统补丁），明保证养时间及责任人。

保养执行：保养完成后，IT人员填写《设备保养记录表》（详见模板表格10），记录保养项目、更换部件、设备状态等信息，并由使用部门签字确认。

（四）报废与处置

报废申请：设备达到使用年限（如电脑5年、打印机6年）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《办公设备报废申请表》（详见模板表格11），注明设备编号、名称、报废原因、数量及残值评估，报行政部门审核。

鉴定与审批：行政部门组织IT部门、财务部门对设备进行技术鉴定，确认是否满足报废条件，报分管领导及总经理/单位负责人审批。

处置与核销：审批通过后，行政部门按公司资产处置办法（如公开拍