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企业费用申请与审批流程规范文档

一、适用范围与场景说明

本规范适用于企业内部因业务开展、日常运营等需要产生的各类费用申请与审批管理，涵盖以下常见场景：

日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、办公设备日常维护等；

差旅费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

业务相关费用：包括客户接待费（不含礼品）、市场推广物料制作费、会议场地租赁费等；

其他专项费用：如项目调研费、培训费（经批准的）、小型设备购置（单笔金额未达到固定资产标准）等。

凡上述场景需企业承担的费用，均须按本流程规范执行，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。

二、流程操作步骤详解

（一）费用申请发起

填写申请表：申请人根据实际费用需求，填写《企业费用申请表》（详见模板），明确以下信息：

费用用途（需具体说明与业务的关联性，如“项目客户洽谈场地租赁”）；

费用明细（分项列支，如交通费注明“高铁票，北京-上海，日期，金额”）；

预算金额（需符合部门年度预算或专项预算额度）；

计划发生时间（如“2024年X月X日-日出差”）。

准备附件材料：根据费用类型附上支撑材料，如：

差旅费：出差审批单（如需）、行程计划；

办公用品采购：采购清单（注明规格、数量、预估单价）；

业务接待：接待对象、人数、事由说明（无需提供消费凭证，但需注明接待目的）。

提交申请：申请人将填写完整的《费用申请表》及附件材料提交至部门负责人处，发起审批流程。

（二）部门负责人审核

审核要点：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：

费用用途是否与部门业务目标一致，是否符合必要性原则；

费用预算是否在部门年度预算范围内，超预算费用需说明理由；

费用明细及附件材料是否齐全、清晰。

审核结果处理：

审核通过：在《费用申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，流转至财务部门；

审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“用途不明确”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务部门复核

复核要点：财务部门在收到申请后1个工作日内完成复核，重点检查：

费用项目是否符合企业财务制度及费用标准（如差旅住宿标准、办公用品采购限价）；

预算科目使用是否准确，是否有预算额度；

附件材料是否符合要求（如采购清单是否列明必要信息，出差行程是否与申请一致）。

复核结果处理：

复核通过：在“财务审核意见”栏签字确认，根据费用金额流转至对应审批权限领导；

复核不通过：注明具体问题（如“住宿费超标准”“预算科目错误”），退回申请人或部门负责人补充调整。

（四）领导审批

根据费用金额划分审批权限，具体标准如下（可根据企业规模调整）：

单笔费用≤5000元：由部门总监（或equivalent职级）审批；

5000元＜单笔费用≤20000元：由分管副总审批；

单笔费用＞20000元：由总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核：

费用的战略匹配度（是否符合企业年度重点工作或项目需求）；

大额支出的必要性与合理性（如市场推广费需结合推广方案评估）。

审批通过后，在“领导审批意见”栏签字确认；审批不通过的，注明原因并退回。

（五）费用执行与支付

费用执行：申请人获得最终审批通过后，按申请内容执行费用支出，保证实际发生与申请一致（如出差行程、采购物品等）。

费用支付：

现金支付：如小额急用，需提前向财务申请，凭审批通过的《费用申请表》及原始凭证报销；

对公支付：由财务部门根据审批结果安排转账，申请人需提供准确的收款方信息（名称、账号、开户行）。

（六）费用报销与归档

报销申请：费用发生后5个工作日内，申请人凭原始凭证（如合规的费用凭证、行程单等）及审批通过的《费用申请表》提交至财务部门报销。

财务审核报销：财务部门核对报销凭证与审批申请的一致性，无误后安排支付。

资料归档：财务部门将《费用申请表》、报销凭证、附件材料等统一整理归档，保存期限不少于3年。

三、费用申请表模板

企业费用申请表

申请部门

申请人

申请日期

费用类型□日常办公□差旅□业务接待□市场推广□其他____

联系方式

费用明细

序号

费用项目

预算金额（元）

1

2

3

预算合计

计划发生时间

自_年_月_日至_年__月__日

部门负责人意见

签字：__日期：__

财务审核意见

签字：__日期：__

领导审批意见

（根据金额对应层级）

签字：__日期：__

报销情况

实际支出：元报销日期：财务经办：__

四、执行要点与注意事项

（一）申请环节

申请人须保证费用信息真实、准确，不得虚报、瞒报费用用途或金额；

附件材料需清晰、完整，能充分支撑费用发生的合理性（如采购清单需注明物品用途，差旅需注明出差事由）；

超预算费用需提前提交《预算调整申请》，经审批同意后方可发起费用申请。

（二）审核审批环节

各审核人需在规