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采购申请审批单模板使用指南

一、采购需求的适用场景

本审批单适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中产生的各类采购需求，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：如办公文具、耗材、家具、IT设备等；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产辅料、包装材料等；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、培训服务、外包服务等；

专项项目采购：如设备更新、工程改造、研发材料等。

当采购行为涉及资金支出且需履行内部管控流程时，均需使用本审批单规范申请与审批。

二、采购申请审批全流程操作步骤

第一步：需求确认与申请发起

申请人根据实际业务需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算范围；

登录单位采购管理系统（或填写纸质审批单），选择对应的采购类别（如“办公用品”“生产物料”等）；

填写基础信息：申请人姓名（某某）、所属部门、联系方式、申请日期，并简要说明采购背景（如“新员工入职办公配置”“生产A产品急需材料”等）。

第二步：详细信息与附件

核心信息填写：

物品/服务名称：需具体明确（如“A4复印纸”而非“纸张”）；

规格型号/服务内容：详细描述技术参数、服务标准（如“复印纸：70g/m2，白色，500张/包”；“咨询服务：包含需求调研及方案设计”）；

数量与预估单价：根据实际需求填写数量，预估单价需参考历史采购价或市场行情，总价=数量×预估单价；

预算科目：选择对应的财务预算科目（如“行政办公费”“生产成本”等）。

附件材料：根据采购类别补充必要材料，包括但不限于：

供应商报价单（至少1家，大额采购建议提供2-3家比价记录）；

技术参数要求书（如为设备采购）；

需求部门签批的《采购需求确认函》（如为专项项目采购）。

第三步：部门负责人初审

申请人提交申请后，由所属部门负责人进行初审；

审核重点：采购需求的必要性（是否为业务必需）、数量合理性（是否超出实际需求）、预算匹配性（是否在部门年度预算内）；

审核通过：在审批单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意申请”；审核不通过：注明驳回原因（如“预算不足”“需求冗余”），退回申请人修改。

第四步：财务部门预算复核

部门初审通过后，流转至财务部门进行预算复核；

复核重点：预算科目是否正确、预估总价是否超预算、附件中价格依据是否充分；

复核通过：在“财务审核意见”栏签字确认；复核不通过：反馈具体问题（如“预算科目错误，请调整为‘办公耗材费’”“预估单价高于历史采购价20%，请重新比价”）。

第五步：分管领导审批

财务复核通过后，根据采购金额及类别流转至相应分管领导审批；

金额标准参考（示例）：

5000元以下：部门负责人+财务审核即可；

5000-20000元：需分管业务领导审批；

20000元以上：需分管领导+总经理审批。

分管领导审核采购事项的合规性、合理性及与业务目标的匹配性，审批通过后签字确认。

第六步：最终审批与结果反馈

超出分管领导权限的采购（如大额资产采购、战略物资采购），需提交至总经理/单位负责人进行最终审批；

审批完成后，审批单由采购管理部门（如行政部、采购部）统一归档，并通过系统或书面形式反馈审批结果至申请人；

审批通过：申请人凭审批单对接采购部门执行采购；审批驳回：说明原因，申请人整改后可重新提交。

三、采购申请审批单模板（表格）

采购申请审批单

基础信息

内容

申请人

某某

所属部门

如：行政部/生产部/研发中心

联系方式

如：内线分机X

申请日期

YYYY年MM月DD日

采购详情

采购类别□办公用品□生产物料□设备采购□服务采购□其他：______

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

如：台/套/公斤/次

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

如：行政办公费/直接材料费/管理费用

供应商名称（可选）

供应商报价（可选）

采购用途说明

（简述采购原因及使用场景，如“替换报废打印机”“B项目研发用材料”）

附件清单

□报价单□技术参数□需求函□其他：______

审批意见

部门负责人

签字：__________日期：______意见：______

财务审核

签字：__________日期：______意见：______

分管领导审批

签字：__________日期：______意见：______

总经理/单位负责人

签字：__________日期：______意见：______

采购执行反馈

（由采购部门填写）

供应商确定

实际采购总价（元）

采购完成日期

领取人签字

四、使用采购审批单的注意事项

信息真实性与完整性：申请人需保证所有填报信息真实、准确，不得虚报、瞒报采购需求；附件材料需齐全有效，如报价单需加盖供应商公章（电子版需PDF格式）。

预算控制原则：采购申请需严格控制在年度预算范围内，超预算采购需提前提交《预算