行政文书编写标准工具集.docVIP

行政文书编写标准工具集

一、适用范围与核心价值

本工具集适用于企业、事业单位及社会团体等各类组织在日常行政管理中需编写的正式文书，涵盖通知、报告、请示、函、会议纪要、规章制度六大类常见文种。通过提供标准化流程、模板及规范要求，帮助文书编写者保证内容严谨、格式规范、传递高效，提升行政沟通的专业性与权威性，减少因格式混乱或表述模糊导致的沟通成本。

二、标准化编写流程

（一）明确编写目的与受众

确定核心诉求：清晰界定文书需达成的目标（如告知事项、请求批示、汇报进展等），避免内容偏离主题。

分析受众特征：根据收文对象（上级领导、平行部门、下属单位或外部机构）调整语言风格与内容详略，例如对上级请示需侧重数据支撑与必要性，对下级通知需明确执行要求与时间节点。

（二）收集与整理基础信息

收集依据材料：保证文书内容有政策文件、会议决议、数据报表等真实依据，避免主观臆断。

梳理关键要素：针对不同文种，提前整理必备信息（如通知需包含“事由、时间、地点、要求”；请示需包含“事项、理由、建议方案”）。

（三）选定文种与搭建框架

匹配文种规范：根据目的选择合适文种，例如“请求上级批准事项”用“请示”，“答复平行单位咨询”用“函”，“部署工作安排”用“通知”。

搭建逻辑结构：采用“总-分-总”或“背景-内容-要求”部分分条列项（如“一、”“（一）”“1.”），保证层次清晰。

（四）起草与内容填充

规范标题格式：一般采用“发文机关+事由+文种”（如“A公司关于2024年春节放假安排的通知”），简洁概括核心内容。

撰写要点：

开头：说明发文背景或目的（如“为保障年度工作有序推进，现将相关事项通知如下”）；

主体：分条阐述具体事项，每条内容单一，用词准确（避免“大概”“可能”等模糊表述）；

结尾：提出要求或期望（如“请各部门于月日前反馈落实情况”）。

（五）审核与修订完善

三级审核机制：

自审：检查格式、错别字、数据准确性；

部门审核：确认内容与业务逻辑一致性；

最终审核：由分管领导或综合管理部把关文种合规性与表述权威性。

修订反馈：根据审核意见调整内容，重点优化歧义表述与逻辑断层，保证最终版本无争议。

（六）印发与归档管理

规范印发：经审批后，通过正式渠道（如红头文件、OA系统）印发，标注“抄送”范围（如需）。

分类归档：文书原件按“文种-年份-部门”分类存档，电子版备份至指定服务器，保存期限不少于5年（重要文书可长期保存）。

三、通用文书模板与示例

（一）通知模板

[发文机关全称]文件

[发文字号，如：*办发〔2024〕5号]

A公司关于召开2024年度工作总结会议的通知

主送：各部门、各分支机构

为全面总结2024年工作成果，规划2025年重点任务，经研究决定召开年度工作总结会议，现将有关事项通知

一、会议时间

2024年12月28日（星期五）14:00-17:00

二、会议地点

公司总部三楼第一会议室

三、参会人员

公司领导班子成员；

各部门负责人、各分支机构负责人；

2024年度优秀员工代表（*名/部门）。

四、会议内容

总经理作2024年度工作报告；

各部门负责人汇报年度重点工作完成情况；

表彰2024年度先进集体与个人；

董事长作总结讲话。

五、其他事项

请参会人员提前15分钟入场，携带笔记本、笔；

各部门需于12月25日前将参会名单报至综合管理部*处；

如确需请假，须经分管领导批准，并报综合管理部备案。

联系人：*

联系方式：（内部固话，如：8888）

A公司（公章）

2024年12月20日

（二）请示模板

[发文机关全称]文件

[发文字号，如：*部请〔2024〕12号]

*部关于申请采购办公自动化设备的请示

主送：*总经理

为提升部门工作效率，优化办公流程，经我部梳理，现有部分电脑、打印机等设备使用年限超过5年，故障频发（详见附件1《设备现状清单》），已影响日常业务开展。现拟采购以下办公自动化设备：

一、采购清单

设备名称

数量（台）

预算单价（元）

预算总价（元）

笔记本电脑

10

6,000

60,000

激光打印机

2

3,500

7,000

合计

—

—

67,000

二、资金来源

拟从2024年度部门办公经费中列支，预算已在年度预算范围内。

三、建议方案

建议通过集中采购平台公开招标采购，保证设备质量与性价比。

妥否，请批示。

设备采购市场询价对比表

*部（公章）

2024年11月15日

（三）会议纪要模板

[会议名称]纪要

[第*期]

[会议时间：2024年月日14:00-16:30]

[会议地点：*会议室]

[主持人：*（职务）]

[参会人员：、*（部门及职务）]

[记录人：*]

会议主题：关于2024年Q4重点项目推进协调会

会议内容：

一、各部门汇报项目进展

市场部：*项目已完成客户调研，当前处于方案设计阶段，计划12月2