行业合同管理模板及条款规范.docVIP

行业通用合同管理模板及条款规范

一、适用范围与典型应用场景

企业原材料、设备采购合同；

咨询、设计、加工等服务类合同；

项目合作、研发协作等联合开发合同；

办公场地、生产设备租赁合同；

专利、商标等知识产权许可使用合同；

双方权利义务明确、标的金额适中的各类民商事合同。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草阶段

明确合同主体与核心要素

主体信息：准确填写甲方（采购方/委托方）、乙方（供应方/服务方）的名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（电话仅填写区号+号码，如010-X），保证与营业执照信息一致。

核心要素：明确合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、技术参数）、数量（单位：吨/套/小时等）、质量标准（国家标准/行业标准/双方约定标准）、价款或报酬（含税价/不含税价、支付方式、账户信息）、履行期限（起始日期、交付/完成节点）、履行地点（交货地/服务提供地）、违约责任（违约金比例、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼，明确仲裁机构或管辖法院）。

参考模板条款起草

使用本模板附件《合同通用条款》作为基础，结合具体业务场景补充特殊约定。例如：采购合同需增加“验收标准及流程”“质保期及售后承诺”；服务合同需明确“服务范围、交付成果、验收方式”。

内部审核与修订

起草人完成初稿后，提交部门负责人审核业务条款合理性；

法务部门审核法律条款合规性（重点检查违约责任、争议解决、知识产权等条款）；

财务部门审核价款、支付方式、发票类型等财务条款一致性。

（二）合同评审与审批阶段

组织多方评审会议

召集业务、法务、财务、技术等部门负责人（或授权代表*）召开评审会，逐条讨论合同条款，对争议点形成书面修改意见。

涉及重大金额（如超过50万元）或复杂技术项目，需邀请外部法律顾问参与评审。

审批流程执行

根据合同金额及重要性，按企业《合同管理办法》履行审批权限：

金额10万元以下：部门负责人+分管领导审批；

10万-100万元：部门负责人+分管领导+法务+财务负责人审批；

100万元以上：增加总经理/董事会审批。

审批通过后，在《合同审批表》（见附件1）中签署审批意见，编号归档。

（三）合同签署与用印阶段

文本最终确认

根据评审意见修订合同文本，保证双方各执一份原件，文本内容完全一致（如有修改需加盖骑缝章）。

乙方需提供加盖公章的《法定代表人证件号码明书》《授权委托书》（如由代理人签署）作为附件。

规范用印管理

持审批通过的《合同审批表》及合同原件，到企业行政部门申请用印；

合同专用章由专人保管，用印前核对审批权限与文本一致性，严禁在空白合同上盖章。

（四）合同履行与监控阶段

履行过程跟踪

业务部门作为合同履行主体，建立《合同履行跟踪表》（见附件2），记录关键节点（如交付进度、验收时间、付款申请提交时间），每月向法务、财务部门同步履行情况。

发觉乙方可能违约（如延期交付、质量不达标），需及时书面催告并保留证据（如催告函、邮件截图）。

验收与付款

按合同约定组织验收：货物验收需核对数量、质量（可委托第三方检测机构）；服务验收需交付成果确认（如项目报告、设计方案）。

验收合格后，财务部门凭《验收合格证明》《发票》办理付款手续，付款前核对发票信息（名称、税号、金额）与合同一致。

（五）合同变更、终止与归档阶段

合同变更管理

履行中需变更内容（如价款、履行期限），双方应签订《补充协议》，明确变更原因、具体条款及生效条件，原合同相关条款与补充协议冲突的，以补充协议为准。

变更流程需重新履行审批程序（参照“合同评审与审批阶段”）。

合同终止与清算

合同到期或解除后，业务部门负责清理双方债权债务（如未付款项、质保金扣减），形成《合同终止确认书》，双方盖章确认。

合同归档管理

合同履行完毕后30日内，将合同正本、审批表、补充协议、验收单、付款凭证等资料整理成册，编号归档（档案编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如2023-采购-001），电子版同步存储至企业合同管理系统，保存期限不少于10年。

三、合同管理核心模板表格

附件1：合同审批表

合同编号

合同名称

甲方

乙方

合同金额（元）

履行期限

评审环节

评审部门

评审意见

评审人

日期

业务条款

法律条款

财务条款

最终审批

附件2：合同履行跟踪表

合同编号

合同名称

履行节点

计划完成时间

实际完成时间

责任人

备注（如延期原因）

附件3：合同变更记录表

合同编号

变更原因

变更内容摘要

双方确认方式（补充协议/函）

生效日期

审批意见

四、关键风险点与操作注意事项

（一）主体资格审查风险

签约前核实乙方营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证）有效期，禁止与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约；

涉及特殊行业（如建筑、食品），需核查乙方相应资质等级（如施工总承包资质、食品生产许可证）