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供应链管理中的采购合同审核工具模板

一、适用场景与应用价值

在企业供应链管理中，采购合同是明确供需双方权利义务、规避交易风险的核心法律文件。本模板适用于企业采购部门、法务部门、财务部门及技术部门（如涉及）对各类采购合同（含原材料采购、设备采购、服务采购等）进行联合审核，保证合同内容合法合规、条款清晰无歧义，有效预防合同履行过程中的纠纷，保障企业采购资金安全与供应链稳定性。通过标准化审核流程，可提升审核效率，降低人为疏漏风险，为企业采购活动提供合规支撑。

二、采购合同审核全流程操作指引

（一）合同接收与初步登记

操作主体：采购部门合同管理员

操作内容：

采购部门收到供应商提交的采购合同文本（需为加盖供应商公章的正式版本）及相关附件（如技术协议、报价单、中标通知书等），核对合同份数是否符合要求（通常一式叁份，供需双方各执一份，财务部门备案一份）。

登记合同基础信息，包括合同编号（按公司《合同管理办法》编号规则编制，如“CG-2024-X”）、合同名称（需明确采购标的，如“型号原材料采购合同”）、供应商全称、合同签订日期、采购项目名称、合同总金额（大小写需一致）、采购负责人*、联系方式等，填写《采购合同登记表》（见本章第三节模板）。

将合同及附件扫描存档（电子版备份），并将纸质合同分发给法务部门、财务部门、技术部门（如涉及）及风控部门，同步发送《合同审核任务通知》（含审核截止时限，一般为收到合同后3个工作日内）。

（二）供应商主体资格审核

操作主体：法务部门

审核要点：

主体合法性：核查供应商营业执照（副本复印件加盖公章）是否在有效期内，企业经营范围是否包含本次采购标的（如涉及特殊行业，需核查相关资质证书，如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）。

签约权限：若合同签字人非法定代表人，需核查其《授权委托书》（原件），确认委托权限（如“代为签订采购合同”“代为收取款项”等）及委托期限是否在有效期内，签字人与授权委托书中的受托人是否一致。

履约能力：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询供应商是否存在经营异常、严重违法失信记录，必要时可要求供应商提供近一年经审计的财务报表（重点核查资产负债率、营收等指标）。

审核结果处理：

若主体资格符合要求，在《采购合同审核表》“主体资格审核”栏签署“通过”，并标注审核日期。

若存在资质过期、超范围经营、授权委托书无效等问题，法务部门需列明具体问题，反馈至采购部门要求供应商限期整改（整改期限一般不超过2个工作日）。

（三）合同条款合规性审核

操作主体：法务部门

审核要点：

合同完整性：核查合同是否包含必备条款，如供需双方名称、地址、联系方式；标的名称、规格型号、数量；质量标准；价款及支付方式；履行期限、地点和方式；验收标准和方法；违约责任；争议解决方式；签订日期等。

合法性：核查合同条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如“格式条款中排除对方主要权利”无效）；是否存在“阴阳合同”风险（合同金额与中标通知书、订单等附件是否一致）。

公平性：核查双方权利义务是否对等，是否存在“供应商单方面免责”“无条件放弃索赔权利”等显失公平条款（如“货物交付后，无论何种质量问题，供应商不承担赔偿责任”）。

逻辑一致性：核查条款间是否存在矛盾（如“质量标准按国家标准”与附件中“质量标准按企业标准”冲突；“付款方式为验收合格后30日内支付”与“验收周期为货物交付后60日内”导致付款时间不明确）。

审核结果处理：

合规条款签署“通过”；存在瑕疵条款的，法务部门需在《采购合同审核表》“条款合规性审核”栏标注“需修改”，并逐条列明修改意见（如“第5.2条‘质量标准按供应商企业标准’修改为‘质量标准按GB/TX-2022国家标准及附件技术协议要求’”）。

（四）商务条款审核

操作主体：财务部门

审核要点：

价款与税费：合同金额是否与采购订单、供应商报价单一致；价款是否含税（需明确税率及发票类型，如“13%增值税专用发票”）；总价款是否包含运输、保险、装卸等一切费用（避免后续争议）。

支付方式：支付节点是否合理（如“预付款比例不超过合同总额的30%”“到货验收合格后支付至70%，质保期满无质量问题后支付剩余30%”）；支付账户信息是否准确（供应商名称、开户行、账号需与营业执照一致，避免个人账户收款）。

违约责任：逾期交货、逾期付款的违约金计算标准是否合理（一般不超过LPR的4倍，过高可能不被法院支持）；质量不合格的违约责任是否明确（如“退货、换货、赔偿损失”）；违约金是否约定“累计不超过合同总额的10%”（防止责任无限扩大）。

财务合规性：是否符合公司《资金支付管理办法》《采购审批流程》规定（如大额合同是否需总经理审批）。

审核结果处理：

商务条款合规的，签署“通过”；存在问题的，财务部门在《采购合同审核表》