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企业采购流程标准化管理模板含审批流程

一、适用范围与核心价值

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与部门初审

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对需求的合理性（如是否重复采购、是否符合部门预算）、规格描述是否清晰、预算是否在部门额度内。初审不通过，退回需求部门补充完善；通过则进入下一环节。

（二）采购审批与预算核对

根据采购金额及物品类型，分级审批（示例）：

小额采购（≤5000元）：由采购部负责人*审批，同步抄送财务部备案；

中额采购（5000-50000元）：采购部负责人审核后，提交至分管副总审批；

大额采购（＞50000元）：分管副总审核后，提交至总经理审批，必要时需提交总经理办公会审议。

审批通过后，财务部核对预算余额，保证采购支出不超预算；如需调整预算，需按预算调整流程另行申请。

（三）供应商选择与比价

供应商寻源：采购部根据采购需求，通过合格供应商库、公开招标、询价等方式筛选潜在供应商，保证至少3家供应商参与比价（独家授权或特殊物品除外）。

供应商评估：对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证）、供货能力、价格、质量保证、售后服务等进行综合评估，填写《供应商评估表》，优先选择资质齐全、性价比高的供应商。

价格确认：对于标准化产品，要求供应商提供书面报价单；对于定制化服务，需明确服务范围、收费标准及验收标准，经需求部门确认价格合理后，确定最终供应商。

（四）采购合同签订

合同拟定：采购部根据双方确认的条款，拟定采购合同，明确标的物信息、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等核心内容，合同文本需经法务部门（或指定法务人员）*审核。

合同审批：合同按审批权限逐级审批（审批层级参照采购金额分级），审批通过后，由采购负责人*与供应商授权代表签字盖章，合同正本交采购部、财务部、需求部门各执一份。

（五）订单下达与执行跟踪

订单下达：采购部根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，同步抄送财务部及需求部门，订单内容需与合同保持一致。

进度跟踪：采购专员*负责跟踪订单执行情况，包括生产/备货进度、物流信息等，保证供应商按约定时间交付。如遇延迟，需及时与供应商沟通并协调解决，同时通知需求部门调整计划。

（六）验收入库与差异处理

到货验收：物品送达后，由需求部门、仓库管理员*共同参与验收：

核对实物名称、规格、数量、外观是否与订单一致；

如涉及技术参数或质量检测，需由质检部门*出具《检验报告》；

验收合格，填写《验收入库单》，需求部门、仓库、采购部签字确认；

验收不合格，当场拍照留存，填写《采购异常处理单》，注明不合格原因，采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。

入库登记：仓库管理员*根据《验收入库单》办理入库手续，及时更新库存台账，保证账实相符。

（七）付款申请与财务结算

付款申请：采购部在验收合格且收到供应商合法发票后，填写《付款申请单》，附合同复印件、《验收入库单》、发票等资料，按审批流程提交财务部。

财务审核：财务部核对单据的完整性、合规性（如发票抬头、税号是否正确，金额是否与合同一致），审批通过后安排付款。

付款执行：财务部通过银行转账或承兑汇票等方式支付款项，付款凭证及时反馈至采购部归档。

三、关键环节配套表单

（一）采购申请表

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

用途说明

期望到货日期

预算金额（元）

需求部门负责人签字

日期

1

示例：办公用打印机

A4幅面

台

2

行政日常办公

2024–

8000

*

2024–

（二）供应商评估表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

主营产品/服务

报价（元）

资质文件（是否齐全）

过往合作评价（如有）

综合评分（100分）

备注

科技有限公司

913X

张*

办公设备

7800/台

是（营业执照、3C认证）

供货及时，质量稳定

92分

推荐选用

（三）验收入库单

采购订单号

物品名称

规格型号

单位

应收数量

实收数量

验收结果（合格/不合格）

验收人

日期

备注

PO-2024001

打印机

A4幅面

台

2

2

合格

李*

2024–

无

（四）付款申请单

供应商名称

合同编号

采购物品名称

金额（元）

付款方式

银行账户

申请部门

申请人

日期

审批意见

科技有限公司

HT-2024001

办公打印机

15600

转账

62

采购部

王*

2024–

同意付款

四、执行要点与风险提示

审批权限不可逆：严格执行分级审批流程，不得越级审批或简化审批环节，保证采购决策的合规性。

供应商资质审核：优先选择长期合作或通过认证的供应商，新供应商需完成资质审