行政采购流程审批及供应商管理表.docVIP

行政采购流程审批及供应商管理工具指南

一、适用情境与价值

本工具适用于企业行政部门日常采购全流程管理，涵盖办公用品、固定资产、服务外包（如保洁、维修）等各类采购场景。通过标准化审批流程和动态供应商管理，可实现采购合规性提升、成本控制优化、供应商质量保障，同时减少跨部门沟通成本，保证采购活动高效、透明、可追溯。适用于中小型企业行政团队、采购部门及相关审批责任人。

二、全流程操作指引

1.采购需求发起与申请

操作主体：需求部门（如行政部、各部门行政对接人）

操作步骤：

明确需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额及期望交付时间。

填写《采购申请表》：包含需求部门、申请人*、联系方式、采购明细、预算金额（需注明是否含税）、供应商推荐（如有）、附件清单（如需求说明书、比价记录等）。

提交审批：根据采购金额分级提交（如5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管副总审批，20000元以上需总经理*审批），通过OA系统或纸质表单流转。

2.采购审批与预算核查

操作主体：部门负责人、财务部、分管副总、总经理*

操作步骤：

部门初审：负责人核查需求的合理性、预算匹配度，签署意见后提交财务部。

财务复核：财务部核对预算余额、费用科目合规性，重点评估大额采购的成本必要性，反馈意见至需求部门。

分级审批：按权限逐级审批，审批人需在1个工作日内完成，超时未回复视为默认通过。审批通过后，流转至行政部采购执行岗；驳回需注明原因并退回申请人。

3.供应商选择与比价

操作主体：行政部采购执行岗

操作步骤：

供应商筛选：

新供应商：需收集营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可）、产品/服务案例，填写《供应商准入申请表》，经行政部负责人*审核后纳入《合格供应商名录》。

现有供应商：优先从名录中选择，评估历史合作记录（交付及时性、质量合格率等）。

比价议价：

5000元以下：至少询价2家供应商，提供报价单（需注明含税价、交付周期、质保条款），选择性价比最优方案。

5000元以上：需进行3家及以上供应商比价，或采用公开招标方式，形成《比价/招标记录表》，附供应商报价材料。

确定供应商：比价结果报行政部负责人*审批，确认最终合作供应商及采购价格。

4.采购订单下达与合同签订

操作主体：行政部采购执行岗、法务部（如需）

操作步骤：

下达订单：根据审批结果，向供应商发送《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式、违约责任等条款，供应商需盖章确认。

合同签订：单次采购金额10000元以上或服务类采购（如年度保洁），需签订正式采购合同，法务部审核合同条款，保证合规性后，双方签字盖章存档。

5.交付验收与入库

操作主体：需求部门、行政部、仓管员（如涉及固定资产）

操作步骤：

到货核对：供应商按约定时间交付后，需求部门与行政部共同现场核对物品数量、规格、质量是否符合订单要求，服务类采购需确认服务范围与标准匹配。

验收确认：

办公用品/低值易耗品：验收合格后，需求部门在《采购验收单》签字确认，直接领用。

固定资产（如电脑、办公设备）：需由仓管员登记入库，贴好资产标签，更新《固定资产台账》，再由需求部门领用。

异常处理：验收不合格（如物品损坏、规格不符），需在24小时内通知供应商退换货，并填写《采购异常处理单》，同步更新供应商评价记录。

6.付款申请与结算

操作主体：行政部采购执行岗、财务部

操作步骤：

提交付款资料：验收合格后，采购执行岗收集采购订单、验收单、发票（需与订单信息一致）、合同（如需），填写《付款申请单》。

财务审核：财务部核对单据完整性、金额准确性、发票合规性，确认无误后提交付款审批（按财务制度分级审批）。

完成付款：审批通过后，财务部按约定方式（如银行转账）付款，付款凭证同步反馈至行政部存档。

7.供应商评价与档案管理

操作主体：行政部、需求部门

操作步骤：

季度评价：每季度末，行政部组织需求部门对合作供应商从质量（合格率≥95%）、价格（市场竞争力）、交付及时性（延迟率≤5%）、服务响应速度（24小时内反馈）等维度评分，填写《供应商评价表》，分为“优秀（90分以上）”“合格（70-89分）”“不合格（70分以下）”三级。

动态管理：

优秀供应商：优先合作，可适当缩短付款周期。

合格供应商：维持合作，针对不足项提出改进要求。

不合格供应商：暂停合作，连续两次不合格则移出《合格供应商名录》。

档案归档：供应商准入资料、合作合同、验收单、评价记录等统一整理至《供应商档案》，按年度分类存档，保存期限不少于3年。

三、配套工具表单

表1：采购申请表

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号

数量

预算金额（元）

用途说明

期望交付时间

供应商