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2025年学籍管理员工作总结及下一年工作计划

2025年，在学校教务处统筹指导下，我始终以“精准、规范、高效”为工作准则，围绕学籍管理核心职能，聚焦新生注册、在校生异动、毕业生离校、数据核查、档案归档等关键环节，全年累计处理学籍业务12786人次，完成8个批次的全国学籍系统数据报送，协同解决特殊学籍问题42例，确保了全校18623名在校生学籍信息的完整性、准确性和时效性。现将本年度主要工作成效、存在问题及2026年重点工作计划总结如下：

一、2025年工作成效与实践经验

（一）常规学籍管理：全流程把控，夯实基础数据

1.新生学籍注册：严格执行教育部《普通高等学校学生管理规定》及学校《新生学籍注册实施细则》，协同招生办、各二级学院建立“预审核-线上提交-线下复核”三级流程。针对2025级4215名新生，提前1个月收集身份证、录取通知书、高考报名信息等材料，通过学信网比对校验12项关键信息（姓名、身份证号、出生日期等），筛查出姓名音同字不同、身份证号重复等问题37例，均在注册截止前完成修正。首次推行“线上预注册”模式，新生通过学校教务系统提前填写信息，系统自动匹配招生数据并标记异常项，将现场注册时间从3天压缩至1天，注册准确率从去年的98.2%提升至99.6%。

2.在校生异动管理：全年处理休学、复学、转学、退学等异动业务632例，其中休学287例（因病休学占68%）、复学215例、转学29例（转入12例、转出17例）、退学101例（含自动退学43例）。严格履行“学生申请-学院初审-职能部门复核-主管校长审批”程序，重点核查休学学生的诊断证明有效性（联合校医院建立病历核验机制）、转学学生的录取资格真实性（通过学信网验证原学校学籍状态）、退学学生的欠费及课程修读情况（协同财务处、教务处确认）。针对复学学生，新增“学业衔接指导”环节，与教学秘书对接确认补修课程，避免因学籍异动影响毕业进度，全年无1例因程序疏漏导致的学籍争议。

3.毕业生学籍核查：配合教务处完成2025届3892名毕业生的学历资格审查，重点核对“姓名-身份证号-学号”一致性、修业年限、学分达标情况。通过学信网“毕业图像校对系统”组织毕业生线上核对信息，修正图像错误23例、姓名错别字11例；同步完成全国高等教育学历证书电子注册系统（学信网）数据报送，注册率100%，数据准确率99.9%。针对2名因学分未达标延迟毕业学生，单独建立学籍跟踪档案，定期与学院沟通学业进展，确保其符合条件后及时完成注册。

（二）重点任务突破：数据治理与服务升级

1.全国学籍系统数据质量提升：根据教育部《关于开展普通高校学籍数据专项核查的通知》要求，对全校在校生学籍数据进行全面清洗，重点核查“保留入学资格”“保留学籍”“取消学籍”等特殊状态学生的动态更新。通过比对教务系统、学生管理系统、财务系统三方数据，清理重复学籍信息12条（均为历史遗留的双学位学生），修正“学习形式”“层次”错误45例（如将“非全日制”误标为“全日制”），补充缺失的“民族”“政治面貌”等信息217条。核查期间建立“日汇总、周通报”机制，联合各学院辅导员逐人核实异常数据，最终在教育部数据质量评估中获得“优秀”等级，全校数据完整率从92%提升至98.7%。

2.特殊群体学籍关怀：针对23名因家庭变故、重大疾病等原因需延长修业年限的学生，建立“一人一档”跟踪机制，定期与学生本人、家长及辅导员沟通，动态更新学籍状态。例如，2022级机械工程专业学生张某因患白血病休学2年，复学后因课程衔接困难申请延长学制1年，我协同学院教学办为其制定个性化修读计划，同步在学籍系统标注“延长学制”状态，确保其毕业资格审查时无遗漏。全年累计为特殊学生提供学籍政策解读57次，协助解决跨学期选课、成绩认定等关联问题19例，学生满意度达98%。

3.档案规范化管理：完成2025届毕业生纸质学籍档案整理3892份，涵盖入学登记表、成绩表、奖惩记录等12类材料，首次引入“档案盒二维码”管理，扫码可查看档案目录及关键信息，提升查阅效率。同时推进电子档案建设，将新生入学信息、异动审批表、毕业注册数据等7类材料同步扫描归档，建立“纸质档案-电子档案”双备份机制，全年无档案遗失或损坏事件。

（三）协作与能力提升：跨部门联动与自我精进

1.跨部门协同：与教务处、学生处、财务处建立定期沟通机制，每月召开1次学籍管理联席会议，解决“欠费学生学籍冻结”“转专业学生课程衔接”“留学生学籍备案”等跨职能问题。例如，针对财务处反馈的127名欠费学生，共同制定“先注册后催缴”方案（即先完成学籍注册，再由财务处跟进缴费），既避免学生因欠费影响正常学习，又保障了学校收费权益；与国际交流处协作完成45名留学生的学籍备案，确保其信息同步至