企业人事档案信息统计表含编号和目录模板.docVIP

适用场景：企业人事档案管理的核心应用场景

新员工入职建档：统一记录新员工档案材料，形成标准化档案编号与目录；

年度档案盘点：全面梳理现有员工档案材料完整性，更新档案状态；

人事数据分析：基于档案信息统计表，快速提取员工结构、材料归档率等数据；

审计或合规检查：提供档案材料的规范化清单，保证档案管理符合企业及行业规范。

操作流程：人事档案信息统计表的标准化步骤

第一步：明确统计目的与范围

根据实际需求确定统计目标（如“2024年度新员工档案归档情况”或“全体员工学历证书材料完整性核查”），并界定统计范围（如“全体在职员工”或“某部门员工”）。同步梳理需统计的档案材料清单（如入职登记表、劳动合同、学历证明、职称证书等），保证覆盖核心档案类别。

第二步：制定档案编号规则

为便于档案检索与管理，需统一编号规则。建议格式为：“档案类别代码-年份-部门代码-序号”，例如：“RL-2024-SC-0001”（RL代表人事档案，2024为年份，SC代表生产部门，0001为序号）。若企业已有编号规则，直接沿用；若无，需提前明确并告知相关人员，保证编号唯一性。

第三步：创建目录模板与统计表模板

目录模板：用于登记档案的总体分类及存放位置，包含档案类别、编号范围、存放位置、负责人、备注等字段；

统计表模板：用于记录每位员工的档案材料详情，包含员工编号、姓名、部门、档案编号、各材料状态（齐全/补交中/缺失）、归档日期、备注等字段（具体模板见下文）。

第四步：信息收集与录入

员工基本信息录入：从人事系统中提取员工编号、姓名、部门、入职日期等基础信息，填入统计表；

档案材料状态登记：根据实际档案材料情况，标记各材料状态（如“劳动合同：齐全”“学历证书：补交中”）；

编号与关联：为每位员工分配唯一档案编号，并将编号与员工信息、档案目录关联，保证一一对应。

第五步：数据核对与确认

交叉验证：核对统计表中的员工信息与档案材料是否一致（如员工编号与档案编号对应、材料清单与实际档案匹配）；

完整性检查：重点核查“齐全”标记的材料是否完整无缺页，“补交中”材料需明确补交截止日期；

逻辑校验：检查是否存在重复编号、信息矛盾（如入职日期晚于劳动合同签订日期）等问题，及时修正。

第六步：模板归档与更新

电子版备份：将最终确认的统计表及目录模板存入企业档案管理系统或指定共享文件夹，命名规范为“人事档案统计表-统计周期-负责人”；

纸质版存档：如需纸质备份，打印后交由HR部门负责人签字确认，与纸质档案一并存放；

动态更新：后续档案材料新增或变更时，及时更新统计表及目录，保证信息实时同步。

模板内容：目录与统计表示例

一、人事档案目录模板

档案类别

编号范围

存放位置

负责人

备注（如材料类型）

入职档案

RL-2024-0001-0100

档案柜A-1层

含入职登记表、体检报告等

劳动合同档案

RL-2024-0101-0200

档案柜B-2层

含劳动合同、补充协议等

学历职称档案

RL-2024-0201-0300

档案柜C-3层

含毕业证、学位证、职称证等

离职档案

RL-2023-0001-0050

档案柜D-4层

赵六

含离职申请、工作交接清单等

二、人事档案信息统计表模板

员工编号

员工姓名

所属部门

入职日期

档案编号

档案材料清单及状态（是/否/补交中）

归档日期

备注

EMP2024001

*某

技术部

2024-01-15

RL-2024-TE-0001

入职登记表：是劳动合同：是学历证书：补交中

2024-01-20

学历证书预计3月底补交

EMP2024002

*某

市场部

2024-02-10

RL-2024-MK-0002

入职登记表：是劳动合同：是学历证书：是职称证书：否

2024-02-15

需补充职称证书

EMP2023003

*某

财务部

2023-05-20

RL-2023-FI-0003

入职登记表：是劳动合同：是学历证书：是离职申请：否

-

已于2024-01月离职，待转离职档案

使用要点：保证档案信息准确性与规范性的关键事项

编号唯一性：档案编号一旦确定，不得随意修改或重复使用，若需变更需经HR部门负责人审批并记录原因；

信息动态更新：员工信息变更（如部门调动、学历提升）或档案材料新增时，需在3个工作日内更新统计表，保证信息时效性；

保密管理：统计表及目录模板涉及员工隐私，仅限HR部门授权人员查阅，电子版需加密存储，纸质版存放在带锁档案柜中；

数据备份：电子档案统计表需每月备份一次，防止数据丢失；纸质版需定期检查，避免受潮、破损；

定期核查：每季度开展一次档案信息核查，重点检查“补交中”材料进度及“缺失”材料原因，保证档案材料完整归档。