印章管理规定培训大纲.pptx

演讲人：

日期:

印章管理规定培训大纲

目录

CATALOGUE

01

总则与适用范围

02

印章管理要求

03

印章使用流程

04

风险控制措施

05

违规责任与处罚

06

实施与监督机制

PART

01

总则与适用范围

印章的法定属性

印章是企业或机构在公文、合同、财务凭证等文件上确认法律效力的重要工具，具有代表法人意志的法律效力，其使用需严格遵循相关法律法规。

印章的种类与用途

包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等，不同印章具有不同的法律效力范围，例如公章代表企业整体意志，财务专用章仅限财务往来使用。

伪造印章的法律责任

伪造、变造或盗用印章属于违法行为，可能构成刑事犯罪，需承担相应的民事赔偿、行政处罚甚至刑事责任。

印章的定义与法律效力

管理规定适用范围

适用对象

本规定适用于公司总部、分支机构、子公司及所有职能部门，涵盖全体员工及印章管理人员，确保印章使用规范统一。

适用场景

特殊情况下（如紧急业务处理）需临时用印的，必须经授权人书面批准并备案，事后补办正式审批手续。

包括但不限于合同签订、公文签发、财务结算、人事任命等场景，任何涉及印章使用的行为均需遵守本规定。

例外情况说明

管理基本原则

专人负责原则

印章必须由指定人员保管，实行“谁保管、谁负责”制度，保管人需签订责任书并定期接受培训与考核。

审批与监督原则

所有用印需填写申请单，经部门负责人及法务审核后方可用印，同时建立用印登记台账，确保全程可追溯。

安全保密原则

印章存放需置于保险柜或加密设备中，非工作时间须锁闭，严禁私自携带外出或交予无关人员使用。

定期检查原则

每月由审计部门对印章使用记录进行抽查，每年开展全面清查，及时发现并纠正违规行为。

PART

02

印章管理要求

印章保管人职责

专人专责管理

印章保管人需经过严格选拔与授权，确保其具备高度责任感和保密意识，全程负责印章的领取、使用、归还及日常维护工作。

03

02

01

定期检查与报告

保管人需定期核查印章的完整性及使用记录，发现异常（如磨损、遗失或未经授权使用）须立即上报主管部门并启动应急预案。

交接流程规范化

保管人因故离岗时，必须履行书面交接手续，详细记录印章状态、使用台账及未完结事项，确保责任可追溯。

印章存放安全规范

物理安全防护

印章须存放于专用保险柜或带锁文件柜中，保险柜需具备防火、防潮、防撬功能，钥匙或密码由保管人单独掌控，禁止随意放置或外借。

环境监控措施

存放区域应安装24小时视频监控及入侵报警系统，无关人员不得靠近，监控录像保存期限不得少于规定时限以备审计。

双人监督机制

涉及重要印章（如公章、法人章）的存取需实行双人操作制度，一人负责执行，另一人监督并签字确认，杜绝单人操作风险。

全流程记录

根据印章类型及文件重要性设定多级审批流程，普通文件由部门负责人签字，重大合同或法律文书需经分管领导或法务部门审核。

分级审批权限

电子化追溯系统

推广电子印章管理平台，实现用印申请、审批、记录全流程线上化，系统自动生成加密日志，确保操作不可篡改且可实时追溯。

每次用印需填写统一制式的登记表，详细记录用印日期、文件名称、用途、审批人、经办人等信息，并附相关审批文件作为附件存档。

印章使用登记制度

PART

03

印章使用流程

用印申请审批程序

申请人需提交完整的用印申请单，注明用印事由、文件名称、份数及使用范围，并附相关支撑文件（如合同、协议或授权书）。

申请材料完整性核查

根据用印文件的重要程度，设置部门负责人、法务合规岗、分管领导等多级审批流程，确保用印行为符合公司权限管理规定。

多级审批机制

针对特殊情况需紧急用印时，申请人需提交书面说明并经高层管理者特批，后续补全常规审批手续，避免流程漏洞。

紧急用印特殊流程

法务部门需对用印文件中的权利义务条款、违约责任、争议解决方式等内容进行合法性审查，确保无法律风险。

法律条款审查

业务主管部门需核实文件涉及的交易背景、数据及双方资质，防止虚假合同或超权限承诺。

业务真实性验证

核对文件版本是否为最终定稿，确保用印位置、骑缝章等符合行业规范，避免无效用印或法律纠纷。

格式与签章一致性检查

用印文件合规性复核

用印登记与存档要求

电子化登记系统

通过印章管理系统记录用印时间、申请人、审批人、文件类型及用途，实现全流程可追溯，支持关键词检索与统计分析。

纸质档案双备份

用印后的文件原件须归档至档案室，扫描件同步上传至云存储，按密级分类保存，确保档案完整性与安全性。

定期审计机制

内审部门每季度抽查用印登记记录与存档文件，核查审批流程合规性、文件一致性及存档时效性，发现问题限期整改。

PART

04

风险控制措施

材质与工艺鉴别

印油颜色与渗透性分析

通过观察印章材质、雕刻精细度、边缘处理等物理特征，对比真伪印章的差异，伪造印章通常存在材