行政办公用品采购及管理标准.docVIP

行政办公用品采购及管理标准

一、适用范围与场景描述

本标准适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政管理部门，用于规范办公用品从需求产生到报废处置的全流程管理。具体场景包括：

常规需求场景：部门日常办公消耗品（如纸张、笔、文件夹等）的定期补充；

新增需求场景：因业务扩张、人员入职或设备更新导致的办公用品新增需求（如新办公设备配套耗材）；

临时应急场景：突发性、紧急性办公用品短缺（如会议临时所需物料、关键耗材突发损坏）；

库存管理场景：定期或不定期对现有办公用品进行盘点、积压处理及报废处置。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提报与审核

需求发起

需求部门（或个人）根据实际工作需要，填写《办公用品需求申请表》（见模板1），明确物品名称、规格型号、预估数量、用途说明、期望到货日期（紧急需求需标注“紧急”）。

需求发起人需对需求的合理性负责，避免虚报、多报或重复申请。

部门审核

需求部门负责人（或部门指定审核人）对申请表进行审核，重点确认需求是否符合部门工作计划、数量是否合理、是否存在替代方案（如共用设备替代单件耗材）。

审核通过后，在“部门审核”栏签字确认；审核不通过的，需注明原因并退回需求发起人修改。

行政部门汇总

行政部门每周固定时间（如每周五下午17:00前）收集各部门提交的需求申请表，按物品类别、紧急程度进行分类汇总。

对常规需求，纳入月度采购计划；对紧急需求，启动临时采购流程（见步骤三）；对异常需求（如数量远超历史用量），需与需求部门沟通确认合理性。

（二）采购计划制定与审批

库存核对

行政库管员根据汇总的需求清单，核对《办公用品库存台账》（见模板5），确认现有库存是否可满足需求，避免重复采购。

对库存充足物品，直接从库存调拨；对库存不足或无库存物品，纳入采购清单。

编制采购计划

行政专员根据需求汇总及库存核对结果，编制《办公用品采购计划表》（见模板2），内容包括：采购物品名称、规格型号、采购数量、预估单价、预算金额、供应商（初步筛选）、采购方式（如定点采购、比价采购）。

采购计划需遵循“性价比最优、质量合格、服务可靠”原则，优先选择长期合作供应商或通过集中采购平台采购。

计划审批

采购计划按审批权限逐级报批：一般采购计划由行政部门负责人审批；单次采购金额超过[具体金额，如2000元]的，需报请单位分管领导审批；重大采购（如金额超过[具体金额，如10000元]）需经单位领导班子集体审议。

审批通过后，方可进入供应商选择环节；审批未通过的，需调整计划后重新提交。

（三）供应商选择与采购执行

供应商资质审核

对新供应商，需审核其营业执照、经营许可证、相关产品质量检测报告（如3C认证、环保认证等），保证供应商具备合法经营资质及供货能力。

对长期合作供应商，定期（如每季度）评估其供货及时性、产品质量、价格水平及服务满意度，评估不合格的暂停合作。

采购方式确定

常规采购：与定点供应商签订年度供货协议，按协议价格和周期采购；

单次采购：对金额较大或非标物品，需至少邀请3家合格供应商进行比价，选择性价比最优者；

紧急采购：金额较小且急需的物品，可由行政部门负责人审批后，从备选供应商中临时采购，事后补充说明原因。

订单下达与合同签订

采购专员根据确定的供应商，下达正式采购订单（或签订采购合同），明确物品名称、规格、数量、单价、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式及违约责任等条款。

采购订单/合同需经双方签字盖章后生效，原件由行政部门存档。

（四）入库验收与登记

实物验收

物品送达后，由库管员、需求部门代表（如采购物品为专业设备，需邀请使用部门人员）共同验收，重点检查：

数量是否与订单一致（如多到、少到、错发）；

规格型号是否符合采购要求；

外观是否完好，有无破损、变形；

产品包装、说明书、合格证等是否齐全。

验收合格，填写《办公用品入库验收单》（见模板3），三方签字确认；验收不合格，当场拒收并通知供应商处理（如换货、退货）。

入库登记

库管员根据验收合格的《入库验收单》，及时更新《办公用品库存台账》（见模板5），记录物品名称、规格型号、入库数量、入库日期、供应商、存放位置等信息。

入库物品需按类别、规格分区存放，贴好标签（标注名称、数量、入库日期），做到“账物相符、标识清晰”。

（五）领用与发放管理

领用申请

需求部门（或个人）填写《办公用品领用登记表》（见模板4），注明领用物品名称、规格型号、领用数量、领用用途、领用人及部门。

部门公用物品（如打印机、扫描仪）领用，需部门负责人签字；个人常用消耗品（如笔、笔记本）实行“按需领用、限制过量”原则，避免浪费。

审核与发放

行政专员（或库管员）审核领用申请，确认：

领用物品是否在部门权限范围内；

数量是否符合领用标准（如A部门每月领用A4纸限2包）；

库存是否充足（不足时需告知领用人预计到货