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企业信息归档管理文件与流程指导

一、适用范围与背景

在企业运营过程中，各类信息文件（如合同、人事档案、项目资料、财务凭证、会议纪要等）是支撑决策、规范管理、防范风险的核心载体。为避免文件散失、信息混乱或泄密风险，保证企业信息的完整性、安全性及可追溯性，特制定本归档管理流程。本流程适用于企业各部门在日常运营、项目管理、人事变动、合同管理等活动中产生需长期或短期保存的各类纸质及电子文件，覆盖文件从形成到归档、借阅、销毁的全生命周期管理。

二、操作流程步骤

（一）文件收集：明确责任主体与范围

责任划分：各部门负责人为本部门文件收集的第一责任人，需指定专人（如文员或专员）负责本部门日常文件的初步整理与汇总。

收集范围：

业务类：客户合同、订单、招投标文件、项目方案及验收报告；

人事类：员工入职登记表、劳动合同、离职证明、培训记录、绩效考核表；

财务类：报销单据、发票复印件（需合规）、财务报表、审计报告；

管理类：公司章程、股东会决议、内部管理制度、会议纪要、工作总结；

其他：需归档的上级单位文件、外部合作单位函件及具有保存价值的佐证材料。

收集时限：

日常文件需在事项完成后3个工作日内提交至部门归档专员；

月度/季度汇总文件（如财务报表、工作总结）需在次月5日前完成收集；

年度文件（如审计报告、年度计划）需在次年1月15日前完成收集。

（二）文件分类：建立科学分类体系

一级分类：按部门或业务属性划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“人力资源部”“项目管理部”等。

二级分类：按文件类型划分，如“合同类”“档案类”“制度类”“会议类”“项目类”等。

三级分类：按具体事项或时间划分，如“合同类”下可分“采购合同”“销售合同”；“项目类”下可分“项目（2023年度）”“项目（2024年度）”。

分类标记：所有文件需在封面或首页右上角标注分类编号，格式为“一级代码-二级代码-三级代码-年份-流水号”（例：XZ-HT-CG-2024-001，代表行政部-合同类-采购合同-2024年-第1号）。

（三）文件整理：规范格式与排序

格式统一：

纸质文件需使用A4纸打印，手写材料需字迹工整，复印件需清晰并注明“与原件一致”及经办人签字；

电子文件需命名规范（格式：“文件名-日期-版本”，例：“项目合作协议V1.0”），存储为PDF或DOC格式，避免使用易损坏的临时格式。

排序逻辑：

按文件形成时间倒序排列（最新形成的文件在前）；

同一事项文件按“请示-批复-方案-执行-结果”顺序排列；

合同类文件按“合同正本-附件-审批单-签订记录”顺序排列。

去除杂物：剔除文件中的订书钉、回形针等金属物，对破损文件进行修补或复印后归档，重要文件需加装档案袋或文件夹保护。

（四）文件审核：保证合规性与完整性

审核主体：部门负责人对文件内容真实性、完整性进行初审；档案管理部门（或行政部）对分类准确性、格式规范性进行复审。

审核内容：

文件是否齐全（如合同需附双方签字页、审批单需有各级负责人签字）；

内容是否合规（如合同条款是否符合公司制度，人事档案信息是否与系统一致）；

分类编号是否正确，标注是否清晰。

审核结果处理：

审核通过：由审核人在文件封面签字确认，进入归档环节；

审核不通过：退回原部门重新整理，修改后再次提交审核，直至符合要求。

（五）文件归档：明确存储与登记

归档方式：

纸质文件：装入统一规格的档案盒（尺寸：30cm×21cm×5cm），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-文件数量-归档部门”，档案盒内附《文件归档目录》（见模板一）；

电子文件：存储至企业指定的服务器或云盘，建立电子档案库，按分类层级创建文件夹，定期备份（每月1次），备份介质需标注“电子档案-年份-分类”并异地存放。

归档登记：

纸质文件归档时，需填写《文件归档登记表》（见模板二），一式两份，档案管理部门留存一份，原部门备案一份；

电子文件归档时，需在档案管理系统中录入文件名称、编号、形成部门、归档日期、存储路径等信息，电子归档记录。

归档移交：

部门归档专员将审核通过的纸质文件及《文件归档登记表》一并移交至档案管理部门，双方核对无误后签字确认；

电子文件通过系统共享或加密U盘移交，移交时需记录移交时间、接收人及文件数量。

（六）后续管理：借阅、保管与销毁

文件借阅：

借阅人需填写《文件借阅申请表》（见模板三），经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅；

纸质文件借阅期限不超过3个工作日，电子文件借阅需在指定设备上查看，禁止或传播；

涉密文件（如未公开合同、核心财务数据）需经总经理审批，借阅时由档案管理员全程陪同。

文件保管：

纸质档案存放于专用档案柜，库房需保持干燥、通风、防火（配备灭火器）、防盗（安装防盗门、监控），定期检查（每季度1次），防止虫蛀、霉变；

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