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火车站客运站务客运服务合同管理制度

引言：随着现代交通运输行业的快速发展，火车站客运站务客运服务合同管理的重要性日益凸显。为规范合同管理行为，提升服务质量，保障各方权益，特制定本制度。本制度旨在明确部门职责，优化组织架构，规范工作流程，强化权限与决策机制，建立科学的绩效评估与激励机制，确保合规与风险管理，促进有效沟通与协作，并构建持续改进机制。适用范围涵盖所有与火车站客运站务客运服务相关的合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。核心原则包括合法合规、权责明确、流程规范、高效协同、风险可控、持续改进。通过实施本制度，旨在构建高效、透明、安全的合同管理体系，推动公司业务健康发展。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度责任部门在公司组织架构中扮演着合同管理的核心角色，负责所有火车站客运站务客运服务合同的全面管理。该部门与业务部门、财务部门、法律部门等紧密协作，确保合同管理工作的顺利开展。与其他部门相比，本部门更专注于合同的专业管理，提供专业的合同咨询、审核、签订、履行监督等服务。同时，本部门也需定期向管理层汇报合同管理情况，为决策提供支持。

（二）核心目标：本部门的短期目标包括建立完善的合同管理制度，优化合同管理流程，提升合同履行效率，降低合同风险。长期目标则是在此基础上，进一步提升合同管理水平，实现合同管理的标准化、自动化、智能化。这些目标与公司战略紧密关联，通过高效的合同管理，支持公司业务拓展，提升市场竞争力，实现可持续发展。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：本部门采用扁平化管理模式，下设多个团队，分别负责不同类型的合同管理工作。部门负责人直接向公司管理层汇报，团队成员则向团队负责人汇报。关键岗位包括合同管理专员、合同审核员、合同履行监督员等。合同管理专员负责合同的日常管理，包括合同起草、审核、签订、归档等；合同审核员负责合同的法律审核，确保合同的合法合规；合同履行监督员负责监督合同履行情况，及时发现并解决问题。各岗位职责边界清晰，相互协作，确保合同管理工作的顺利进行。

（二）人员配置：本部门人员编制标准根据公司业务规模和合同数量确定，确保能够满足合同管理需求。招聘流程严格，注重应聘者的专业背景、工作经验和综合素质。晋升机制公平公正，根据员工的工作表现和业绩进行晋升。轮岗机制鼓励员工跨团队学习，提升综合能力。新员工入职后，需接受系统的合同管理培训，确保其掌握必要的知识和技能。定期组织内部培训，提升员工的专业水平。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：本部门的核心流程包括合同起草、审核、签订、履行监督、变更、终止等环节。以采购审批为例，需经部门负责人→财务部→CEO三级签字。具体流程如下：项目启动会，明确项目需求和合同目标；中期评审，监督项目进度，及时调整合同条款；结项验收，确认项目完成情况，办理合同终止手续。每个流程节点都有明确的负责人和时限要求，确保流程高效运转。此外，还需建立合同管理制度，明确各部门职责，规范合同管理行为。

（二）文档管理：本部门对合同文档进行严格管理，确保文档的安全性和完整性。所有合同文档需进行加密存储，并设置访问权限。合同存档需由专人负责，确保文档的有序存放。重要合同文档需备份到多个存储设备，防止数据丢失。文件命名规范统一，便于检索和管理。会议纪要、报告等文件需按照模板格式编写，并按时提交。所有文件需记录提交时限，确保按时完成。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：本部门的审批权限根据合同金额和重要程度进行划分。小额合同由部门负责人审批，较大金额的合同需经财务部审批，重大合同需经CEO审批。紧急情况下，可由部门负责人进行临时审批，但需事后补办手续。紧急决策流程适用于突发事件，如合同违约、自然灾害等。此时可由临时小组直接执行决策，事后需进行复盘和总结。

（二）会议制度：本部门定期召开例会，如周会、季度战略会等。周会主要讨论本周工作进展和问题，季度战略会则讨论公司战略和未来发展方向。会议需有明确的议题和议程，确保会议效率。所有会议需记录会议纪要，并分配责任人。决议需在24小时内分配责任人，并跟踪执行情况。会议记录和决议需存档备查。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：本部门设定了科学的考核标准，包括KPI和定性指标。KPI包括合同签订数量、合同履行率、合同违约率等。定性指标则包括合同管理水平、团队协作能力等。评估周期包括月度自评、季度上级评估等。月度自评由团队成员自行评估，季度上级评估由上级主管进行评估。评估结果作为员工绩效考核的重要依据。

（二）奖惩措施：本部门建立了完善的奖惩措施。对于超额完成目标的员工，可给予奖金、晋升机会等奖励。对于违反制度的员工，将根据情节严重程度进行处罚，如警告、罚款、降级等。数据泄露等严重违规行为，需立即报告并接受内部调查。通过奖惩措施，激励员工不断提升工作