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合同文件标准化管理与审核模板
适用范围与典型应用场景
标准化管理全流程操作指南
一、合同起草阶段：明确要素，规避风险
需求对接与资料收集
业务部门与合作方确认合作细节（如标的物、服务内容、履行期限、费用标准等），收集合作方主体资格证明（如营业执照、资质证书复印件）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如需）。
起草人根据业务需求，对照《合同标准化条款库》选择对应合同类型（如购销合同、服务合同），填写核心条款。
合同内容拟定
合同需包含以下核心要素：合同编号（规则：年份+部门代码+序号，如“2024-CG-001”）、合同主体（双方全称、统一社会信用代码）、标的描述（清晰、可量化）、权利义务条款（双方责任、违约责任）、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）、生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）、附件清单（如技术协议、验收标准）。
语言表述需严谨，避免歧义，禁止使用“大概”“尽量”等模糊词汇；金额需同时包含大小写，涉及日期的明确到年月日。
内部初审
起草人完成初稿后，提交部门负责人审核，重点核对业务需求与合同条款的一致性、数据准确性（如金额、数量、期限）。
二、合同审核阶段：多维度把关，保证合规
法务合规审核
法务部门重点审核：合同主体合法性（是否具备相应资质）、条款合法性（是否符合法律法规及行业规范）、违约责任对等性、知识产权归属、争议解决条款的可行性，并出具《合同审核意见表》（见模板1）。
财务审核
财务部门重点审核：付款方式与进度是否合理、税费承担条款是否明确、金额与预算是否匹配、发票类型及开具要求（如需）。
业务部门复核
业务部门再次审核：合作细节与合同条款的匹配度、履行能力（如交付周期、资源保障）、合作方过往履约记录（如有）。
审核意见反馈与修改
审核过程中如需修改，由法务或财务部门在《合同审核意见表》中标注修改意见，起草人根据意见调整后再次提交，直至所有审核部门通过。
三、合同签署阶段：规范流程，留存证据
最终稿确认
审核通过后，由法务部门确认最终版本，标注“最终稿”字样及日期，避免版本混淆。
签署准备
打印合同文本（一式X份，根据合作方需求确定），保证每份内容一致；准备签约所需文件（如法定代表人证件号码明、授权委托书、公章使用登记表）。
签署实施
双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页）；签署过程需全程留痕（如拍照、录像，注意保护商业秘密），签署后由双方各执X份，剩余份交行政部归档。
签署登记
行政部在《合同签署记录表》（见模板2）中登记合同编号、签署日期、双方签署人、份数及领取部门，保证可追溯。
四、合同归档与后续管理：动态跟踪，闭环管理
分类归档
合同签署后7个工作日内，由行政部统一归档，按“合同类型-年份-编号”分类存放（电子档同步存入OA系统，加密备份）；归档材料包括：合同文本、审核意见表、签署文件、附件资料等。
履行跟踪
业务部门负责合同履行进度跟踪，定期更新《合同履行跟踪表》（见模板3），记录关键节点（如交付时间、验收情况、付款进度），发觉异常及时上报。
变更与解除
合同履行中如需变更或解除，需双方协商一致并签订补充协议，流程同原合同审核签署；变更后需更新归档信息，注明“变更日期及原因”。
到期处理
合同到期前30天，业务部门评估是否续签，提前启动续签流程；无需续签的，办理终止手续，归档相关凭证（如验收报告、结算单）。
核心管理表格模板
模板1：合同审核意见表
合同编号
合同名称
起草部门
起草人
审核环节
审核部门
审核人
审核日期
审核意见
法务意见
*（签字）
财务意见
*（签字）
业务部门复核意见
*（签字）
审核结论
□通过□修改后通过□不通过（请注明原因）
模板2：合同签署记录表
合同编号
合同名称
签署日期
签署地点
甲方签署人
职务
签字/盖章
份数
*（法定代表人/授权代表）
乙方签署人
职务
签字/盖章
份数
*（法定代表人/授权代表）
归档情况
□行政部存档□业务部门留存□其他（请注明）
领取人签字
领取日期
模板3：合同履行跟踪表
合同编号
合同名称
履行期限
当前进度
关键节点
计划完成时间
实际完成时间
负责人
（如：交付阶段）
*
（如：验收阶段）
*
履行异常记录
（如：延迟原因、争议事项）
后续措施
关键风险控制要点
主体审查：合作方需提供最新营业执照及资质证明，保证在有效期内，避免与无资质主体签约。
条款严谨性：禁止使用“其他一切费用由对方承担”等模糊表述，明确费用范围及承担方；违约责任需量化（如“逾期每日按合同总额0.05%支付违约金”）。
信息保密：合同涉及商业秘密的，需在条款中明保证密义务及违约责任，归档资料加密存储，限制查阅权限。
变更管理：任何口头承诺不具法律效力，变更必须签订书面补充协议，并履行原审核流程。
归档及时性：合
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