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会展活动组织与执行规范

第1章总则

1.1适用范围

1.2术语定义

1.3组织原则

1.4法律依据

第2章会展活动策划与筹备

2.1活动策划流程

2.2需求分析与目标设定

2.3资源整合与预算安排

2.4活动方案制定与审核

第3章会展活动执行与管理

3.1活动现场布置与协调

3.2人员组织与分工

3.3安全与应急管理

3.4服务质量与客户管理

第4章会展活动宣传与推广

4.1媒体宣传与公关策略

4.2线上与线下宣传渠道

4.3品牌推广与形象管理

4.4宣传效果评估与优化

第5章会展活动评估与反馈

5.1活动效果评估指标

5.2参与者反馈收集与分析

5.3活动总结与经验总结

5.4持续改进机制

第6章会展活动风险与应急处理

6.1可能出现的风险类型

6.2风险预案与应急措施

6.3应急响应流程与协调机制

6.4风险控制与管理

第7章会展活动档案与记录管理

7.1活动资料收集与归档

7.2活动记录与文档管理

7.3信息保密与档案安全

7.4档案使用与查阅规定

第8章附则

8.1适用范围与解释权

8.2修订与废止

8.3其他规定

第1章总则

一、1.1适用范围

1.1本规范适用于各类会展活动的组织与执行全过程，包括但不限于展会、会议、论坛、博览会、洽谈会等各类会展活动。本规范旨在规范会展活动的策划、筹备、执行、评估及后续管理，确保会展活动在合法、安全、有序的环境下进行，提升会展活动的效率与质量。

根据《中华人民共和国会展业发展纲要》（2015年）及《会展业发展“十三五”规划》等相关政策文件，我国会展业正处于快速发展阶段，2022年全国会展行业总产值已突破1.2万亿元，同比增长12.3%。据中国会展经济研究会统计，2023年全国会展活动数量达12.6万场，其中国际会展数量同比增长15%。这些数据表明，会展活动在经济、文化、科技等领域的影响力日益增强，对推动区域经济发展、促进国际合作与交流具有重要意义。

1.2术语定义

1.2.1会展活动（ExhibitionandConferenceActivities）

指以展示商品、服务、技术、文化等内容为目的，通过展览、会议、论坛、洽谈等形式，组织多方参与的综合性活动。会展活动包括展会、会议、论坛、博览会、洽谈会、产品发布会等。

1.2.2会展组织方（OrganizerofExhibitionandConferenceActivities）

指负责策划、组织、实施会展活动的单位或机构，包括主办方、承办方、协办方等。

1.2.3会展承办方（HostOrganization）

指具体负责会展活动的执行单位，通常包括展览公司、会议主办方、承办单位等。

1.2.4会展参与者（Participants）

指参与会展活动的各方主体，包括参展商、参展观众、媒体、政府机构、行业协会、供应商等。

1.2.5会展执行（ExecutionofExhibitionandConferenceActivities）

指从会展策划、场地布置、宣传推广、活动执行到后续评估等全过程的管理与实施。

1.2.6会展安全（SafetyofExhibitionandConferenceActivities）

指在会展活动中保障人员安全、财产安全及环境安全的管理措施，包括应急预案、安全检查、消防管理、人员疏散等。

1.2.7会展质量（QualityofExhibitionandConferenceActivities）

指会展活动在策划、执行、服务、效果等方面达到预期目标的能力，涵盖内容质量、服务质量、组织效率、品牌影响力等多个维度。

1.2.8会展评估（EvaluationofExhibitionandConferenceActivities）

指对会展活动的策划、执行、效果及影响进行系统性分析与评价，以持续改进会展活动的组织与执行水平。

1.3组织原则

1.3.1统一领导，分级管理

会展活动的组织与执行应由具有相应资质的组织单位统一领导，明确各参与方的职责分工，实行分级管理，确保组织协调高效、责任落实到位。

1.3.2依法合规，规范运行

会展活动应遵守国家法律法规及行业规范，确保活动合法合规，避免因违规操作引发法律风险。

1.3.3安全第一，预防为主

会展活动应将安全作为首要任务，建立健全安全管理制度，落实安全责任，预防和减少安全事故的发生。

1.3.4服务为本，提升体验