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跨部门沟通协作协调会议记录范本

一、适用情境与发起时机

跨部门沟通协作协调会议适用于需要多部门共同推进、资源协同或解决跨领域问题的场景，常见于以下情形：

项目推进：涉及多个部门协作的项目（如新产品上线、市场活动策划），需明确分工、同步进度、解决卡点；

资源协调：部门间存在资源（人力、预算、设备等）分配冲突或需求重叠，需统一调配；

流程优化：现有跨部门流程存在效率瓶颈（如审批流程冗长、信息传递不畅），需协同改进；

问题解决：出现涉及多部门的突发问题（如客户投诉、生产异常），需快速定位责任、制定解决方案；

战略落地：公司级战略目标分解后，需跨部门对齐目标、协同执行。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：保证会议高效聚焦

明确会议目标与核心议题

根据协作需求，清晰定义会议要解决的问题（如“确定Q3产品研发测试资源分配”“解决市场部与销售部客户信息同步滞后问题”）；

将议题拆解为具体、可讨论的子项（如“测试人力缺口分析”“客户信息共享工具选型”），避免议题泛化。

确定参会部门及人员

邀请与议题直接相关的部门负责人及核心执行人（如涉及资源协调，需有决策权限的负责人参会）；

提前与关键参会人确认时间，避免重要人员缺席导致决策延迟。

提前准备会议材料

发送《会议预告函》，包含：会议目标、核心议程、需提前准备的资料（如项目进度表、资源需求清单、问题背景说明）；

材料需简洁明了，重点突出数据或现状（如“目前测试部门人力缺口5人，需研发部临时支持2名开发人员协助自动化测试搭建”）。

预定会议场地与设备

优先选择线下会议室（便于深度讨论），或线上会议平台（如需跨地域协作），提前测试设备（投影、麦克风、会议软件）；

准备会议签到表、白板、马克笔等工具，方便现场记录与讨论。

（二）会中记录：客观全面抓关键信息

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场，重申会议目标、议程及时限，提醒参会人聚焦议题、避免跑题；

确认参会人员到齐情况，缺席人员需说明原因并指定代理人。

按议程逐项讨论（核心环节）

每个议题由牵头部门简要介绍背景（如“市场部提出客户信息同步滞后，导致重复沟通，效率低下”）；

各部门依次发言，记录人需重点捕捉：不同观点分歧（如“销售部希望实时同步，研发部认为批量同步更高效”）、数据支撑（如“近1个月因信息不同步导致重复沟通工时约20小时”）、初步解决方案（如“试点使用企业API接口实现每日17:00自动同步”）。

聚焦决议与行动项

对每个议题，主持人引导参会人达成一致意见（若无法达成一致，明确“需进一步调研”或“由部门牵头提出方案”）；

记录人需清晰记录：决议内容（如“同意使用企业API接口实现客户信息每日同步”）、责任部门/人（如“研发部工负责接口开发，市场部工提供数据字段”）、完成时限（如“9月30日前完成开发并测试”）、所需资源（如“需临时调用测试服务器1台”）。

确认下一步计划与会议总结

复盘本次会议达成的决议、行动项及责任人，保证无遗漏；

主持人明确下次会议时间（若有）或后续跟进方式（如“行动项进展由记录人每周汇总同步至各部门”）。

（三）会后跟进：保证决议落地闭环

整理会议记录（24小时内完成）

根据会议笔记，整理成《会议纪要》，结构包含：会议基本信息、参会人员、议程、讨论要点、决议事项、行动项（需突出责任人、时限、资源需求）、下一步计划；

纪要需语言简练、客观，避免主观评价（如“研发部表示配合”而非“研发部不情愿配合”）。

审核与分发（12小时内完成）

将纪要提交主持人审核，保证决议与行动项准确无误；

审核通过后，发送至所有参会人及相关领导（如部门总监、项目发起人），抄送需配合执行的人员。

跟踪行动项落实

记录人建立《行动项跟踪表》，每周更新进度（如“研发部*工接口开发完成80%，预计延期2天”）；

对超期未完成的行动项，及时提醒责任人，必要时协调资源或上报上级支持。

归档会议资料

将会议预告函、纪要、行动项跟踪表、会议录音（若需）等资料整理归档，便于后续查阅或复盘。

三、跨部门协作会议记录模板（标准化表格）

会议基本信息

会议名称

Q3产品研发测试资源协调会

会议编号

日期

2023年9月15日

时间

地点

公司3楼会议室A

主持人

记录人

项目管理部*专员

参会人员

会议议程

讨论要点

决议事项

行动项

1.测试人力缺口分析与资源协调（负责人：测试部*经理，30分钟）

-测试部当前承接3个项目，人力缺口5人，其中自动化测试搭建需2名开发支持；-研发部表示现有开发人员已满负荷，临时调配需评估优先级。

1.研发部从新启动项目中抽调1名开发人员，测试部内部协调1名人员转岗自动化测试；2.优先保障核心项目A的测试资源。

-研发部工：9月18日前提交新项目开发人员调整方案，同步至测试部；-测试部工：9月20日前完成