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行政后勤管理及操作手册

一、办公物资日常管理规范

（一）适用范围

本规范适用于公司各部门办公物资（包括文具、耗材、劳保用品等）的需求提报、采购、入库、领用及全流程管理，旨在保障办公物资合理配置、高效使用，避免资源浪费。

（二）操作步骤

1.需求提报

各部门每月25日前次月《办公物资需求表》，经部门负责人签字确认后提交至行政部。

需求表需注明物资名称、规格型号、预估数量、用途及紧急程度（一般/紧急）。

2.需求审核与汇总

行政部收到需求表后2个工作日内完成审核，核对库存情况及预算标准，剔除重复或超量需求。

审核通过后，汇总形成《月度办公物资采购计划》，报行政部负责人审批。

3.采购执行

采购计划获批后，行政部根据采购金额及公司制度选择采购方式（定点采购/比价采购）。

采购时需确认物资质量、价格及供货周期，签订采购协议（如需），保证物资符合使用标准。

4.入库登记

物资送达后，行政部仓管员与采购人共同核对物资名称、数量、规格及质量，确认无误后签字验收。

当日完成《办公物资入库登记表》填写，录入物资编码、名称、入库日期、数量、存放位置及经手人信息，保证账实相符。

5.领用与发放

员工领用物资需填写《办公物资领用申请单》，注明领用部门、人员、物资名称及数量，部门负责人签字后提交至行政部。

仓管员核对领用单与库存，发放物资后在领用单及库存台账签字确认，领用人签字领取。

耐用性物资（如计算器、U盘）需登记领用人信息，离职时办理归还手续。

6.库存盘点

行政部每月末组织一次全面盘点，核对台账与实际库存，形成《月度库存盘点报告》。

如发觉盘盈或盘亏，需查明原因，经行政部负责人确认后调整库存，并追究相关人员责任。

（三）模板表格

表1：办公物资需求表

部门

需求日期

物资名称

规格型号

预估数量

用途

紧急程度

负责人签字

表2：办公物资入库登记表

物资编码

物资名称

规格型号

入库日期

数量

存放位置

采购人

仓管员

表3：办公物资领用申请单

领用部门

领用人

物资名称

规格型号

领用数量

用途

领用日期

部门负责人签字

仓管员签字

（四）注意事项

需求提报需结合实际使用情况，避免过度囤积；紧急需求需单独标注，行政部优先处理。

采购过程中需遵守公司廉洁规定，严禁收受回扣或采购不合格产品。

入库时需仔细验收，杜绝破损、过期物资入库；领用需按需申领，严禁虚报冒领。

库存物资需分类存放，标识清晰，定期检查保质期（如食品、劳保用品），及时清理临期物资。

耐用性资产需建立“一物一档”，明确使用人及保管责任，离职时必须办理交接。

二、会议室预约与使用管理流程

（一）适用范围

本流程适用于公司内部会议室（含大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、设备及环境维护，保证会议室资源合理分配，高效使用。

（二）操作步骤

1.预约申请

员工通过公司内部系统或填写《会议室预约申请表》进行预约，注明会议名称、时间、人数、所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）及特殊需求（如茶水、横幅）。

预约需提前1个工作日提交，紧急会议可电话联系行政部协调。

2.预约审核与确认

行政部收到预约申请后1个工作日内审核，核对会议室使用情况（避免时间冲突），确认后回复预约人。

如遇多个部门同时预约，按“重要会议优先、先到先得”原则协调，未获批的会议需调整时间。

3.会前准备

行政部根据预约信息提前30分钟开启会议室，检查设备（投影仪、麦克风、空调）运行状态，调试网络，摆放桌椅、名牌、饮用水等。

如需茶水服务，提前联系行政专员准备；如需横幅，提前1天提交内容审核。

4.会议使用监督

使用期间，行政部不定期巡查，提醒参会人员保持安静、爱护设备、禁止吸烟；如需延长使用时间，需提前2小时申请。

使用人需遵守会议室使用规定，禁止携带易燃易爆物品，保持环境整洁。

5.会后整理与反馈

会议结束后，使用人需关闭设备、整理桌椅、带走个人物品，并在《会议室使用检查表》签字确认。

行政部检查设备完好情况及环境卫生，如发觉损坏或遗失，使用人需承担相应责任；收集使用反馈，优化管理流程。

（三）模板表格

表4：会议室预约申请表

预约人

部门

会议名称

会议时间

人数

所需设备

特殊需求

联系方式

审核人

表5：会议室使用检查表

会议室名称

使用日期

使用时间

使用人

设备检查（正常/异常）

环境检查（整洁/脏乱）

签字

备注

（四）注意事项

预约后需按时使用，迟到超过15分钟未到者，行政部有权取消预约并释放资源。

设备使用前需确认操作方法，如不熟悉可联系行政部协助，严禁擅自拆卸或调试设备。

会议室仅限会议使用，禁止占用作为办公、休息场所；会议期间如需变更设备，需提前告知行政部。

如需取消预约，需提前4小时通知行政部，避免资源浪费；连续3次预约未使用者，暂停其预约权限1周。

公共区域（走廊