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财务报销申请与审批标准模板

一、适用范围与常见报销类型

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

办公费用：日常办公所需的文具耗材、打印费、通讯费、快递费等；

业务相关费用：客户接待（需符合公司接待标准）、市场推广物料制作费、小型会议费等；

其他合规支出：经部门负责人及财务部门确认的、与业务直接相关的其他必要费用。

二、报销申请全流程指引

第一步：申请人准备与填写

费用发生前确认：大额支出（如单笔超过5000元）或特殊费用（如涉外业务）需提前向部门负责人及财务部门申请，明确费用标准及报销要求。

整理合规凭证：收集费用发生的相关证明材料（如行程单、消费明细、合同、验收单等），保证凭证真实、完整，且与报销事由一致。

填写申请表：使用公司统一模板填写《财务报销申请表》，逐项填写个人信息、费用明细、事由、金额等信息，保证字迹清晰、数据准确。

第二步：部门负责人审核

真实性核查：部门负责人需核对费用事由是否属实、是否与部门业务计划相符，确认费用发生的必要性。

合规性检查：审核费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿限额、招待费人均标准等），超标准部分需注明原因并提交分管领导审批。

签字确认：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字，并注明审核日期。

第三步：财务部门复核

凭证完整性检查：财务人员核对报销凭证是否齐全（如消费明细、合同、验收单等），凭证抬头是否为公司全称，金额是否与申请表一致。

标准与政策合规性审核：确认费用是否符合国家财经法规及公司财务制度，如税务抵扣要求、费用分摊规则等。

数据准确性核对：计算报销总额（含附加费用如税费，若有），保证无计算错误。复核通过后，签字并转交下一审批环节。

第四步：领导审批

权限分级审批：根据费用金额及类型，由不同层级领导审批（如：5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批）。

重点事项确认：对大额支出、特殊费用或预算外支出，领导需重点核查业务必要性及预算匹配情况，审批后签字确认。

第五步：报销款项支付

财务部门入账：审批完成后，财务人员根据报销表及凭证进行账务处理，支付指令。

款项发放：通过银行转账或备用金形式向申请人支付报销款项，支付完成后在报销表上标注“已支付”及支付日期。

三、财务报销申请表（标准模板）

基本信息

申请人姓名

***

所在部门

**部

联系方式

**********（仅限内部分机）

报销日期

****年**月**日

费用归属项目/部门

**项目/**部门

费用明细

第一笔

第二笔

第三笔

…

合计金额（元）

费用类型（勾选）

□差旅□办公□业务招待□其他：***

□差旅□办公□业务招待□其他：***

□差旅□办公□业务招待□其他：***

费用发生日期

****-**-**

****-**-**

****-**-**

费用事由

**********

**********

**********

金额（元）

***.**

***.**

***.**

****.**

附件清单|□消费凭证（如小票、收据）**张□合同/协议**份□行程单/审批单**份□其他：******|

审批意见|部门负责人：签字：__________日期：_______财务复核：签字：__________日期：_______分管领导/总经理：签字：__________日期：_______财务支付：签字：__________日期：_______支付方式：□转账□备用金|

四、使用要点与常见问题说明

填写规范：

报销事由需简明扼要，注明“何事、何时、何地、何人参与”，避免模糊表述（如“办公费”需注明“购买A4纸、签字笔等”）；

费用明细需逐笔填写，不得合并汇总（如同一日期的交通费、住宿费需分列）；

金额大小写需一致，大写金额前加“人民币”字样，末尾用“整”字收尾（如：人民币壹仟贰佰元整）。

凭证要求：

所有凭证需为原始凭证（复印件无效），且需加盖收款单位公章或财务专用章；

电子凭证（如线上支付截图）需完整显示交易时间、商户名称、金额及订单号，并与申请表信息一致；

凭证遗失需提交书面说明，经部门负责人及财务部门审批后方可报销（仅限小额且无法补办的凭证）。

时限要求：

费用发生后需在30日内提交报销申请，超期需提交《超期报销说明》，经总经理审批后方可处理；

审批环节需在3个工作日内完成，紧急报销可标注“加急”，财务部门优先处理。

特殊情况处理：

预借备用金：需提前填写《备用金借款申请表