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企业会议管理规范及执行手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业会议组织流程，提升会议效率与决策质量，保证会议成果有效落地，特制定本手册。本手册旨在明确会议全生命周期管理要求，为各部门提供标准化操作指引，减少无效会议，推动工作协同。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门组织的各类会议，包括但不限于战略会议、业务会议、例会、专题研讨会等，涵盖会议发起、组织、召开、跟进全流程。

二、会议类型与适用场景

（一）按性质划分

战略决策类会议

场景：年度目标制定、重大投资决策、组织架构调整等需企业高层集体决策的事项。

特点：参会人员为企业核心管理层，议题重要，需形成明确决议并跟进落实。

业务推进类会议

场景：项目进度复盘、跨部门协作协调、客户需求对接、销售目标分解等。

特点：聚焦具体业务执行，需明确分工与时间节点，推动问题解决。

例行沟通类会议

场景：部门周例会、月度工作总结会、晨会/夕会等常规信息同步。

特点：频率固定，内容以工作汇报、信息共享为主，节奏轻量化。

专题研讨类会议

场景：新业务模式摸索、技术难题攻关、流程优化方案讨论等需深入研讨的议题。

特点：鼓励开放讨论，允许提出不同意见，旨在形成创新性解决方案。

三、会议组织全流程规范

（一）会议发起与准备

1.明确会议必要性

判断标准：

需多方协同才能解决的问题；

信息需同步至相关方且无法通过邮件/即时通讯工具高效传递；

需集体决策或明确方向的事项。

避免情形：议题可单独沟通解决、无明确目标的“务虚会”。

2.填写《会议申请表》

发起人需提前1-3个工作日（紧急会议除外）通过指定系统或邮件提交《会议申请表》（模板见第四章），内容需包含：

会议名称、类型、目标；

建议时间（首选非工作高峰时段，如上午9:30-11:00，下午14:30-16:00）、时长（严格控制，常规会议不超过90分钟）；

参会人员（明确必要参会人，避免无关人员列席）、主持人；

议程（按优先级排序，每项议题标注预计时长）；

所需材料（如数据报表、方案草案等，需提前24小时分发）。

3.审批与通知

审批流程：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议由发起部门负责人初审，再抄送相关参会部门负责人会签；战略会议由总经理办公会审批。

会议通知：审批通过后，由会议发起人提前1个工作日发送正式通知，明确：

会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需附会议及密码）；

议程及核心议题；

会前准备要求（如需携带材料、提前阅读资料）。

（二）会议召开与现场管理

1.会前准备

主持人提前15分钟到场，检查设备（投影仪、麦克风、视频会议软件等）、材料摆放；

参会人员准时到场，提前5分钟完成签到（线上会议需提前登录系统测试设备）。

2.会议主持规范

开场（5分钟内）：明确会议目标、议程及时间分配，提醒会议纪律（如手机静音、避免打断发言）。

议程推进：按议程顺序引导讨论，聚焦核心议题，避免偏离主题；对复杂议题可指定专人汇报，控制单次发言时长（常规发言不超过3分钟，重点发言不超过5分钟）。

冲突处理：对意见分歧较大的议题，主持人需引导各方基于事实和数据沟通，必要时暂时搁置，会后再组织专项讨论。

总结（最后10分钟）：梳理各议题结论，明确决议事项、任务分工、完成及时限，确认下一步行动计划。

3.会议记录

指定专人（一般为会议发起人或指定助理）负责记录，内容需包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

各议题讨论要点（不同意见需简要标注）；

决议事项及依据；

任务分工表（任务描述、负责人、截止时间）。

记录需客观、简洁，避免主观臆断，关键数据（如目标值、时间节点）需准确无误。

（三）会议后跟进与闭环

1.纪要分发与确认

会议结束后24小时内，会议记录人整理《会议纪要》（模板见第四章），经主持人审核无误后，发送至所有参会人及需知晓的相关人员；

纪要需明确标注“请各负责人确认任务是否清晰”，如有异议需在收到后4小时内反馈。

2.任务执行与跟踪

任务负责人需根据纪要要求制定具体执行计划，并在企业项目管理系统中更新任务状态；

会议发起人或指定协调人（一般为部门助理）每周通过系统或邮件跟踪任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒并协调资源支持。

3.会议效果评估

对战略会议、业务推进类会议，需在会后1周内组织简短复盘，评估：

会议目标是否达成；

决议事项落实率；

会议效率（是否按计划完成、是否有冗余环节）。

复盘结果作为后续会议优化依据，如需调整会议流程或规则，由行政部门汇总后更新本手册。

四、核心工具模板库

（一）会议申请表

会议基本信息

会议名称

例：2024年Q3销售目标分解会

会议类型

□战略决策□业务推进□例行沟通□专题研讨

申请部门

销售部

申请人

*经理

联系方式

内线：8888

建议时间

2024年7月15日