会议记录及跟进标准化操作手册.docVIP

会议记录及跟进标准化操作手册

一、适用会议类型与场景

本手册适用于各类企业内部会议的记录与跟进工作，包括但不限于：

项目类会议：项目启动会、周/月度进度会、问题复盘会、里程碑评审会；

部门类会议：部门例会、跨部门协调会、专题研讨会（如流程优化、成本控制）；

决策类会议：年度规划会、预算审批会、重大方案讨论会；

临时性会议：突发问题处理会、紧急任务部署会。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

会议发起人（或主持人）需提前1-2个工作日确认会议核心目标、议题优先级及各议题预计时长，并形成书面议程同步给所有参会人及记录人。

记录人需根据议程提前熟悉议题背景，梳理关键信息点（如项目背景、待决策事项、历史问题等），避免记录时因信息不足遗漏重点。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择或准备对应模板（详见第三部分“常用模板工具”），可使用电子文档（如Word、Excel、在线协作文档）或纸质记录本，保证工具提前测试可用（如电子文档需检查编辑权限、网络稳定性）。

准备辅助记录工具：录音设备（需提前征得主持人*及参会人同意）、思维导图软件（梳理议题逻辑）、计时器（控制会议节奏）。

确认参会信息

从会议通知中提取参会人名单（含主持人*、核心议题负责人、列席人员），提前记录其姓名、职务及分工，便于后续记录发言归属及行动项责任人。

（二）会中记录：保证信息完整准确

记录会议基本信息

按模板要求填写会议核心要素：会议名称（需体现主题，如“项目Q3进度复盘会”）、会议时间（起止时间，精确到分钟）、会议地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含请假人员，需注明原因）。

聚焦议题与讨论内容

按议程顺序逐项记录，每个议题需包含：

背景说明（简要，如“因环节延期，需讨论调整后续计划”）；

核心讨论点（参会人主要观点，需标注发言人职务+姓名，如“项目经理*：建议增加资源投入，预计可缩短3天工期”）；

分歧与共识（对存在争议的内容，客观记录各方观点及最终共识，避免主观评判）；

数据支撑（如涉及数据、指标，需准确记录数值及来源，如“研发负责人*：当前测试通过率85%，较目标低5%”）。

锁定决议与行动项

对会议达成的明确决议（如“同意调整项目交付时间至X月X日”），需单独标注“决议”字样，注明决议内容及通过方式（如“一致同意”“多数同意”）。

行动项需记录关键要素：任务描述（清晰、可执行，如“完成客户需求文档终稿”）、负责人（具体到人，含职务+姓名，如“产品经理*”）、协作人（如有，需注明）、截止日期（精确到日，如“2024年X月X日17:00前”）、交付成果（如“签字版需求文档”）。

示例：

行动项编号

任务描述

负责人

协作人

截止日期

交付成果

A001

修订项目排期表

项目经理*

研发负责人*

2024-06-15

更新版排期表（邮件同步）

实时同步与确认

复杂会议可在每个议题讨论结束后，用1-2分钟简要复述讨论要点及行动项，与参会人确认记录准确性；

会议结束前，主持人需带领全体参会人快速过审会议记录（特别是决议与行动项），确认无遗漏或歧义后，记录人标注“记录已确认”。

（三）会后整理与跟进：保证执行落地

24小时内完成记录整理

根据会中记录及录音（如有）补充完善内容，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表述（如“大概”“可能”需替换为具体信息）；

对模糊信息（如未明确的协作人、截止日期），需在整理后1小时内联系相关责任人*补充确认，不得主观臆断。

分发与存档

整理完成后，将会议记录（含决议、行动项）通过企业内部协作平台（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人抄送主持人*，抄送部门负责人及需知晓的协作部门；

邮件标题格式：“【会议记录】+会议名称+日期”（如“【会议记录】项目Q3进度复盘会），需注明“请查收附件，如有异议请在24小时内反馈，逾期视为确认”。

按企业档案管理规定存档：电子档存入指定共享文件夹（按“年份-部门-会议类型”分类），纸质档交由行政部门统一归档，保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存3年）。

行动项跟踪与闭环

记录人需在行动项截止日期前1个工作日，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人；

负责人需在截止日期前提交交付成果，若需延期，需提前2个工作日说明原因及新截止时间，经主持人同意后更新行动项跟踪表；

每周/每月汇总未关闭行动项，形成《行动项周报/月报》同步给管理层，保证问题持续跟进直至闭环。

三、常用模板工具

（一）会议基本信息表

项目

内容填写说明

示例

会议名称

?体现主题、时间/周期、部门/项目

“市场部2024年H2策略规划会”

会议时间

精确到“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”

“2024-06-1014:00-16:30”

会议地点

线上