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企业财务报销申请与审批操作指南

一、适用情形

本指南适用于企业员工因公开展各项业务活动产生的合理费用报销，包括但不限于以下场景：

日常办公支出：如购买办公文具、打印耗材、通讯费等；

差旅费用：因公出差产生的交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、餐饮补助等；

业务接待支出：为开展业务接待客户或合作方产生的合理餐费、活动费等；

其他合理费用：如参加培训、购买专业资料、设备维修等与工作直接相关的支出。

二、操作流程详解

（一）申请人填写报销申请

准备材料：收集费用发生的相关合规证明材料（如消费凭证、行程单、明细清单等），保证材料真实、完整，与报销事项一致。

填写申请单：登录企业财务系统或使用纸质《费用报销单》，逐项填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*某）、所属部门、申请日期、报销类型（勾选“办公费”“差旅费”等）；

费用明细：按费用类别逐笔填写，包括费用发生日期、具体事项（如“项目会议文具采购”）、金额（大小写一致）、备注（如“含税金额”“参会人数”等）；

附件清单：列明所附材料名称及数量（如“增值税发票1张”“行程单2份”）。

签字确认：申请人核对所有信息无误后，在“申请人签字”处签字，并将申请单及附件材料提交至部门负责人。

（二）部门负责人审核

审核内容：

真实性：确认费用是否真实发生，是否存在虚报、冒领情况；

合理性：判断费用支出是否必要，是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、业务接待限额等）；

预算符合性：检查费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需说明原因。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在“部门审核意见”栏签字，并注明“同意报销”，将申请单流转至财务部门；

审核不通过：注明退回原因（如“费用超标准”“材料不齐全”），退回申请人补充或修改。

（三）财务部门审核

审核内容：

材料完整性：检查附件是否齐全，票据是否合规（如票据抬头、金额、公章等要素是否完整）；

金额准确性：核对报销金额与票据、明细清单是否一致，计算是否正确（如补助天数、费率等）；

流程规范性：确认审批流程是否完整（如部门负责人签字、是否需提前审批等）。

审核结果处理：

审核通过：财务专员在“财务审核意见”栏签字，并将申请单流转至对应审批权限的领导；

审核不通过：注明退回原因（如“票据不合规”“金额计算错误”），退回申请人重新处理。

（四）领导审批

根据公司授权制度，不同金额、类型的费用由不同层级领导审批：

常规费用（如办公费、差旅费等）：由部门经理（*经理）审批；

大额费用（如单笔超过5000元）或特殊支出（如业务接待费）：由分管副总（副总）或总经理（总）审批。

领导需在“领导审批意见”栏签署“同意”或“不同意”意见，并签字确认。

（五）财务支付

支付安排：财务部门收到审批完成的申请单后，于3-5个工作日内完成支付（银行转账或现金发放）。

通知确认：支付完成后，财务专员通过企业内部系统或短信通知申请人，申请人可在财务系统中查询支付明细。

三、标准报销单格式

基本信息

申请人

*某（所属部门：市场部）

申请日期

报销类型

□办公费□差旅费□业务接待费□其他：__________

预算科目

费用明细

序号

费用发生日期

1

2023–

2

2023–

附件清单

名称

数量

增值税普通发票

1张

出差审批单

1份

审批签字

申请人签字：__________

部门审核意见：签字：*经理日期：2023–

财务审核意见：签字：*会计日期：2023–

领导审批意见：签字：*副总日期：2023–

财务支付确认：签字：*出纳日期：2023–

四、重要提示与规范

（一）填写规范

报销申请单需用黑色签字笔或钢笔填写（电子版需打印签字），字迹清晰，不得涂改；

费用事项需简明扼要，注明具体用途（如“客户接待餐费”而非“餐费”）；

金额大小写需一致，小写前加“￥”，大写数字需用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分”等规范填写。

（二）附件要求

所有报销需提供合规票据，票据需与费用事项一致（如办公用品费提供购物发票或增值税专用发票）；

差旅报销需附出差审批单、行程单、住宿发票等；业务接待需附接待对象说明（如客户单位、人数、目的）；

附件需按顺序粘贴在报销单后，票据左上角对齐，便于审核。

（三）时限要求

费用应在发生后30天内提交报销，逾期需说明原因，经部门负责人及财务部门审批后方可受理；

各环节审批需在2个工作日内完成，特殊情况需提前沟通。

（四）特殊情况处理

紧急报销：如因业务紧急需提前支付，可填写《紧急报销申请表》，经部门负责人及总经理审批后，财务部门可优先处理；

跨月费用：上月未报销的费用，需在次月5日前提交，逾期影响当月工资发放的需自行承担责任。

（五）禁止行为

不得虚报、冒领费用，或拆分报销以规避审批流程；

不得使用虚假票