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企业行政管理与后勤保障工具模板

一、办公物资申领与发放管理

适用工作情境

适用于员工日常办公所需文具、耗材（如纸张、笔、文件夹等）、劳保用品（如口罩、消毒液等）的申领与发放，保证办公资源合理配置、避免浪费，同时规范物资管理流程。

操作流程详解

提交申领申请：员工根据实际工作需要，通过企业OA系统或线下填写《办公物资申领表》，注明申领物品名称、规格型号、数量、用途及预计使用时间。

部门审批：申领人将表格提交至部门负责人（*经理）审批，负责人需核实申领物品的必要性及合理性，避免超额申领。

行政部审核：行政部（*主管）收到申请后，核对库存物资情况：若库存充足，直接进入发放环节；若库存不足，联系采购部门补充或协调替代物资。

物资发放与登记：审核通过后，申领人至行政部指定地点领取物资，领取时在《办公物资发放台账》上签字确认，行政部同步更新库存信息。

标准化表格模板

《办公物资申领表》

序号

申领日期

申请人（*工）

所属部门

物品名称

规格型号

单位

申领数量

用途说明

部门负责人审批（*经理）

行政部审核（*主管）

1

2023-10-08

*小明

市场部

A4复印纸

80g

包

5

月度宣传材料制作

同意

同意（库存充足）

2

2023-10-09

*李华

研发部

计算器

12位

台

2

项目数据计算

同意

协调调拨（库存不足）

关键执行要点

申领需提前1个工作日提交，紧急情况可先通过电话沟通（后续补填表格）；

办公物资仅限工作用途，禁止个人申领或挪用；

行政部每月末对库存进行盘点，保证账实相符，避免积压或短缺。

二、会议室预订与使用规范

适用工作情境

适用于企业内部部门会议、客户接待、培训、项目研讨等活动的会议室预订与管理，提高会议室利用率，保障活动有序开展。

操作流程详解

查询会议室状态：预订人通过企业会议室管理系统或行政部公告栏，查询目标时间段内会议室（如A栋3楼“第一会议室”）的使用情况。

提交预订申请：确定会议室空闲后，预订人填写《会议室预订申请表》，注明会议名称、时间、预计时长、参与人数、所需设备（如投影仪、麦克风）及特殊需求（如茶水、横幅）。

行政部审核确认：行政部（*专员）收到申请后，核对会议室资源及设备可用性，确认后回复预订结果，同时将会议信息录入会议室管理台账。

会前准备与会后整理：会议开始前30分钟，行政部负责开启设备、检查环境；会议结束后，预订人需清理会场、关闭设备，并在《会议室使用登记表》上签字确认。

标准化表格模板

《会议室预订申请表》

预订日期

会议名称

预订人（*工）

所属部门

会议时间

开始时间

结束时间

参与人数

所需设备

特殊需求

行政部确认（*专员）

2023-10-10

季度销售总结会

*张伟

销售部

2023-10-12

14:00

16:00

15

投影仪、麦克风

茶水服务

已确认（A栋3楼第一会议室）

关键执行要点

预订需提前2个工作日提交，大型会议（参与人数≥20人）需提前3个工作日；

会议需严格按照预订时间进行，超时30分钟以上需重新预订；

禁止在会议室用餐或存放私人物品，使用后保持桌面、地面整洁。

三、固定资产登记与维护管理

适用工作情境

适用于企业办公设备（电脑、打印机）、家具（办公桌、文件柜）、电子设备（投影仪、空调）等固定资产的入库、领用、调拨、维护、报废全生命周期管理，保证资产安全与高效使用。

操作流程详解

资产入库登记：采购部门新购资产后，通知行政部（*资产管理员）核对资产信息（名称、型号、数量、采购日期、供应商等），粘贴资产标签（唯一编号），并在《固定资产台账》中登记。

领用申请：员工因工作需要领用资产时，填写《固定资产领用申请表》，注明用途、领用期限，部门负责人审批后交行政部。

资产调拨与维护：部门间资产调拨需填写《固定资产调拨单》，经双方部门负责人及行政部确认；资产出现故障时，领用人提交《固定资产维修申请表》，行政部联系维修方处理并记录维修情况。

报废与盘点：资产达到使用年限或无法修复时，由行政部评估并填写《固定资产报废审批表》，按权限审批后销毁；行政部每半年组织一次资产盘点，保证账、物、卡一致。

标准化表格模板

《固定资产台账登记表》

资产编号

资产名称

规格型号

采购日期

供应商

使用部门

领用人（*工）

负责人

存放位置

维护记录

报废状态

BG-2023-001

联想台式电脑

ThinkCentreM900

2023-01-15

科技公司

市场部

*小红

*张伟

A栋501

2023-07-20：更换内存条

正常使用

BG-2023-002

惠普打印机

LaserJetP3005

2023-02-20

数码公司

行政部

*王芳

*李娜

B栋201

2023-09-10：更换硒鼓

正常使用

关键执行要点

资产领用需“谁使用、谁负责”，离职或调岗时需办理归