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技术部门文档编写及归档规范手册

一、总则

（一）编制目的

为规范技术部门文档的编写流程与归档管理，保证文档内容的准确性、完整性和可追溯性，提升团队协作效率与知识沉淀能力，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于技术部门所有内部及对外文档，包括但不限于：需求文档、设计文档（架构设计、数据库设计、接口设计等）、开发文档、测试文档、运维文档、项目总结文档等。

（三）基本原则

准确性：内容需客观反映技术实现与业务需求，避免模糊表述或错误信息。

完整性：文档需覆盖核心要素，关键步骤、数据、结论等不得遗漏。

规范性：遵循统一的格式、术语与编号规则，保证文档风格一致。

可追溯性：文档需关联项目、人员、版本等信息，便于后续查阅与问题定位。

二、文档编写规范

（一）编写前的准备阶段

明确文档目标与受众

根据文档用途（如需求沟通、开发指导、运维交接等）确定核心目标，明确受众（如开发人员、测试人员、业务方、客户等），调整内容深度与表述方式。

示例：面向开发人员的接口设计文档需包含详细参数说明与调用示例；面向业务方的需求文档需侧重功能描述与业务价值。

收集与整理资料

收集相关需求文档、技术方案、会议纪要、历史版本文档等资料，保证内容依据充分。

核对资料的时效性，优先使用最新版本的需求或设计结论。

确定文档结构与模板

根据文档类型选择对应模板（见第四章“模板与示例”），调整章节顺序以适配项目实际需求。

对于无固定模板的创新型文档，需提前与部门负责人沟通框架结构。

（二）编写过程中的执行要求

内容规范

术语统一：同一概念需使用固定术语，避免混用（如“用户端”与“客户端”、“接口”与“API”）。术语首次出现时需标注英文全称（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）”）。

逻辑清晰：章节划分合理，标题层级明确（如“一、→（一）→1.→（1）”），内容按“背景→目标→方案→步骤→结果”逻辑展开。

数据准确：涉及功能指标（如响应时间、并发量）、配置参数（如数据库端口、缓存大小）等数据需经测试验证，注明测试环境与时间。

图表规范：图表需有编号（如图1、表1）和标题，图表内容需与文字描述一致，复杂图表需增加图例说明。

格式规范

字体与字号：标题使用黑体（一级标题三号、二级标题四号、三级标题五号），使用宋体五号，行距1.5倍，段前段后间距0.5行。

页眉页脚：页眉左侧为文档名称（如“项目需求规格说明书”），右侧为版本号；页脚居中为页码，从开始编号。

文件命名：采用“项目代码-文档类型代码-版本号-日期”格式，示例：“PROJ2023-REQ-V2。

版本管理

文档修订时需更新版本号（主版本号.次版本号.修订号，如V1.0.1），并在版本变更记录中说明修改内容、修改人、修改日期。

（三）编写后的审核流程

自审

编写人完成文档后，需对照模板与规范检查内容完整性、格式规范性、术语一致性，重点核对数据与图表准确性。

交叉审核

根据文档类型邀请相关人员审核：需求文档需由业务代表审核，设计文档需由架构师审核，开发文档需由开发组长审核。

审核人需在2个工作日内反馈意见，填写《文档审核表》（见第四章模板），明确“同意通过”“需修改后重审”“不通过”结论。

负责人审批

审核通过后，提交至部门负责人（如技术经理）审批，审批通过后方可发布或归档。

三、文档归档规范

（一）归档范围界定

以下文档需纳入归档管理（含最终版及重要修订版）：

项目全周期文档：项目立项报告、需求规格说明书、设计方案、开发计划、测试计划与报告、上线申请单、项目总结报告。

技术支撑文档：技术架构文档、数据库设计文档、接口文档、运维手册、故障处理报告。

知识沉淀文档：技术调研报告、最佳实践文档、培训材料、技术难点解决方案。

（二）归档操作流程

文档整理

按项目或文档类型分类整理，核对文档完整性（如项目文档需包含“需求-设计-开发-测试-上线-总结”全流程），删除冗余或临时版本。

检查文档格式是否符合规范，命名是否准确，保证可正常打开（如PDF、Word格式）。

分类与编号

分类：按“项目-文档类型-阶段”三级分类，示例：“项目/需求文档/需求规格说明书”。

编号：归档编号采用“部门代码-项目代码-文档类型代码-年份-流水号”，示例：“TECH-PROJ2023-REQ-2023-001”。

存储与检索

存储介质：优先存储至部门指定的知识管理平台（如Confluence、SharePoint），同时备份至加密服务器，重要文档需刻录光盘备份（一式两份，一份本地存储，一份异地存放）。

存储路径：知识管理平台路径统一为“技术部/项目归档/项目名称/文档类型/归档日期”，示例：“/技术部/项目归档/PROJ2023/需求文档。

检索