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行政费用审批与报销流程模板

一、适用范围与典型场景

本流程适用于公司各部门员工因工作需要发生的行政相关费用的申请、审批与报销，涵盖以下典型场景：

日常办公支出：如办公用品采购、打印复印费、通讯费、办公设备维护费等；

差旅相关费用：如员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通补贴等；

会议与活动费用：如部门例会、外部培训、小型团建活动的场地费、物料费等；

其他行政性支出：如快递费、绿植养护费、办公区域清洁费等。

适用对象：公司全体正式员工、实习生（需经部门负责人额外审批）。

二、全流程操作指引

行政费用审批与报销遵循“事前申请、事中控制、事后核验”原则，具体操作步骤

步骤1：费用申请与审批（事前控制）

操作内容：

员工根据工作需要，预计发生行政费用前，需填写《行政费用申请表》（详见模板一），明确费用类型、金额、用途、支出时间及依据（如采购清单、会议通知等）。

部门负责人审核申请的必要性及合理性，确认费用是否符合部门预算，签署意见后提交至行政部。

行政部对费用标准进行复核（如办公用品采购需参考《公司物资采购标准》，差旅费需符合《差旅费管理办法》），审核通过后盖章确认；若涉及大额支出（单笔超过5000元），需额外提交分管副总经理审批。

责任人：申请人→部门负责人→行政部→分管副总经理（大额支出时）。

输出结果：《行政费用申请表》（审批完成版）。

步骤2：费用支出与凭证留存

操作内容：

员工凭审批通过的《行政费用申请表》执行支出，优先选择合作供应商（如公司定点采购平台、协议酒店等），保证费用真实发生。

支出时取得合规凭证，例如：

采购类：供应商开具的明细清单、盖章收据/发票（抬头为公司全称）；

差旅类：交通票据（注明起止地点及时间）、住宿费发票（附入住清单）；

服务类：服务合同、结算单及收款凭证。

凭证需注明费用归属部门、申请人姓名及日期，避免涂改，原件交由申请人妥善保管。

责任人：申请人、供应商。

输出结果：合规支出凭证、《行政费用申请表》（执行版）。

步骤3：报销单据整理与提交

操作内容：

费用发生后3个工作日内，申请人整理《行政费用报销单》（详见模板二），附以下材料：

审批通过的《行政费用申请表》；

合规支出凭证（原件，按时间顺序分类粘贴）；

费用明细清单（如采购物品名称、数量、单价等）；

其他说明材料（如会议纪要、出差审批单等）。

将整理好的报销单提交至部门负责人，确认费用与申请内容一致、票据完整后签字。

责任人：申请人→部门负责人。

输出结果：《行政费用报销单》（含完整附件）。

步骤4：逐级审批与财务复核

操作内容：

部门负责人签字后，报销单流转至行政部，行政部复核费用是否符合申请范围、票据是否合规、金额是否准确，签署意见后提交财务部。

财务部重点审核：

票据真实性（避免虚假发票）、合法性（抬头、税号等信息完整）；

费用是否符合公司标准（如差住宿费是否超标、办公用品是否重复采购）；

预算余额是否充足（超预算费用需提交总经理审批）。

审核通过后，财务部确认报销单号，进入付款流程；若发觉问题，退回申请人补充说明或修正。

责任人：行政部→财务部→总经理（超预算或大额支出时）。

输出结果：审批完成的报销单、财务复核意见。

步骤5：款项支付与账务处理

操作内容：

财务部在收到审批完成的报销单后2个工作日内，通过银行转账方式支付报销款项至申请人工资卡（需提供准确卡号），或通过备用金方式直接发放（适用于小额紧急支出）。

支付完成后，财务部在报销单上标注“已支付”及支付日期，并将凭证归档保存，同步更新部门费用台账。

申请人收到款项后，可通过财务系统查询支付状态，若有差异需在3个工作日内反馈。

责任人：财务部、申请人。

输出结果：报销到账通知、费用台账更新。

三、常用表格模板

模板一：行政费用申请表

申请部门

申请人

申请日期

费用类型

□办公用品□差旅费□会议费□其他_________

预算科目

费用用途（详细说明）

_________________________________________________________________

预计支出时间

______年_月_日

预计金额（大写）

附件清单

□采购清单□会议通知□报价单□其他_________

申请人签字

部门负责人意见

□同意□调整金额至_________□不同意（说明：_________________）签字：_________日期：______

行政部审核意见

分管副总经理意见（大额支出时）

□同意□调整金额至_________□不同意（说明：_________________）签字：_________日期：______

模板二：行政费用报销单

报销部门

申请人

报销日期

费用期间

______年_月_日至______年_月_日

报销单号