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财务报销申请单审批及费用控制模板

一、适用业务场景

二、操作流程指引

步骤1：申请人填写申请单

申请人需登录公司财务系统或《报销申请单模板》，如实填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如涉及）；

费用明细：按费用类型（如办公费、差旅费等）分项填写，每项需注明费用发生日期、具体事由（如“会议场地租赁”）、金额（大小写一致）、支付方式（如公务卡、现金等）；

附件清单：列明所附证明材料名称及数量（如消费清单、行程单、审批单等），保证附件与申请内容一致。

填写完毕后检查信息完整性，确认无误后提交至部门负责人。

步骤2：部门负责人审核

部门负责人需在收到申请单后1个工作日内完成审核，重点核对：

费用发生的真实性及必要性（如差旅行程是否符合业务需求）；

费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需说明理由并附预算调整申请；

填写信息是否完整、附件是否齐全。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：财务部门复核

财务部门收到已通过部门审核的申请单后，2个工作日内完成复核，检查内容：

费用标准是否符合公司《费用管理制度》（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

附件合规性（如消费清单是否加盖公章、行程单与申请事由是否匹配）；

金额计算是否准确、支付方式是否符合财务规定。

复核通过后提交至对应审批层级；若发觉问题，联系申请人补充材料或修改申请。

步骤4：权限审批

根据费用金额及类型，由不同权限层级人员审批：

常规费用（如办公费、差旅费等，金额≤5000元）：由部门负责人审批即可；

大额费用（如单笔金额＞5000元或预算外费用）：需分管领导审批；

重大费用（如单笔金额＞20000元或涉及专项项目费用）：需总经理最终审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，确认同意后签字；若有异议，需与申请人及部门沟通后明确处理意见。

步骤5：报销支付及归档

审批通过后，财务部门于3个工作日内完成支付（如公务卡报销直接扣款、现金报销通过银行转账），同步更新费用台账；

申请人可在支付完成后登录系统查询到账情况，财务部门将申请单及附件统一归档保存，留存期不少于3年。

三、报销申请单模板

基础信息

内容

申请人

*

所属部门

申请日期

年月日

费用归属项目

（如无则填写“日常运营”）

费用明细

费用类型

发生日期

（如：办公费）

（如：差旅费）

（如：业务招待费）

附件清单

（例：消费发票1张、行程单2份、审批单1份，需列明具体名称及数量）

审批意见

部门负责人审核

签字：日期：

财务复核意见

签字：日期：

分管领导审批

签字：日期：

总经理审批

（如涉及）签字：日期：

财务支付信息

账户名称：账号：开户行：

四、使用要点提示

填写规范：所有信息需真实、准确，不得涂改；费用事由需简洁清晰，避免模糊表述（如“购买物品”需注明“采购部门办公用A4纸”）。

附件要求：附件需为原件或加盖公章的复印件，保证与申请内容对应（如差旅费需附机票、酒店发票及行程单，业务招待费需附消费清单及招待对象说明）。

时效管理：申请需在费用发生后15个工作日内提交，逾期未申请需说明原因并经分管领导特批。

费用控制：严格遵循公司预算及费用标准，超标准费用需提前提交《超预算申请说明》，经审批后方可报销。

合规性：禁止报销与工作无关的费用，严禁拆分报销、虚报冒领等行为，一经发觉将按公司制度处理。

流程衔接：审批环节不可跳越，如部门负责人未签字直接提交至财务，财务部门有权退回申请；紧急费用需提前与财务部门沟通，开通“绿色通道”处理。