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公司红头信纸

一、引言

公司红头信纸作为企业对外正式行文及内部重要信息传递的载体，不仅是公司形象的直观体现，更承载着信息的权威性与严肃性。规范使用红头信纸，是保障公司公文处理工作规范化、制度化，提升企业管理效能与外部形象的重要基础。本指南旨在明确公司红头信纸的标准格式、构成要素、使用规范及注意事项，为各部门及员工提供清晰的操作指引。

二、红头信纸的标准构成与格式规范

公司红头信纸的设计与制作应遵循简洁、庄重、专业的原则，其标准构成要素及格式规范如下：

（一）版头部分

版头位于信纸首页上方，通常称为“红头”部分，是红头文件最显著的标识。

1.公司全称及Logo：应使用经工商登记注册的公司法定全称，字体为庄重醒目的宋体或黑体，字号适中，确保清晰可辨。公司Logo可置于公司全称左侧或上方，大小应与文字协调，色彩标准应符合公司VI规范。整体布局应体现公司形象的统一性与规范性。

2.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于版头的右下方或特定指定位置。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。例如：“X司发〔XXXX〕X号”。

3.秘密等级和保密期限（如需）：如需标注，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

4.紧急程度（如需）：如需标注，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格编排在版心左上角第一行，紧急程度顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度分为“特急”、“加急”。

（二）主体部分

1.标题：标题应准确概括公文的主要内容，字数不宜过长。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。

2.主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

3.正文：公文的核心内容，是对公文标题所阐述事项的具体说明、阐述或指令。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明（如需）：公文如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章：

*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

（三）版记部分

1.主题词（部分单位仍在使用）：用以揭示公文主要内容的规范化名词或名词性词组。一般不超过五个主题词，词间空一字。

2.抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

3.印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门；印发日期是指公文的印制日期。

三、使用规范与注意事项

1.适用范围：红头信纸通常用于公司对外正式行文（如函、通知、批复等）、公司内部重要管理文件、规章制度、人事任免、奖惩决定等具有严肃性和权威性的正式文件。一般性通知、便函、内部沟通备忘录等不宜使用红头信纸。

2.排版要求：严格按照本指南规定的字体、字号、行距、页边距等进行排版，确保版面整洁、美观、规范。段落清晰，逻辑严谨。

3.内容审核：红头文件内容必须经过严格的审核程序，确保信息准确无误、政策依据充分、表述严谨规范，避免出现歧义或错误。

4.编号管理：发文字号应按照发文顺序依次编号，建立发文登记制度，确保文号不重复、不遗漏，便于文件的查阅与管理。

5.严肃性：一旦使用红头信纸印发，文件即具有相应的权威性和约束力，不得随意涂改、增删内容。如确需修改，应重新制发文件。

6.印刷与纸张：应选择质量较好的纸张进行印刷，确保印刷清晰、色彩饱满，体现公司的专业形象。一般推荐使用A4规格纸张。

7.存档管理：红头文件印发后，应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记、存档，确保文件的完整性和可追溯性。

四、红头文件的管理

各部门