采购申请及审批流程管理模板.docVIP

适用范围与场景说明

全流程操作步骤详解

一、采购申请发起

操作人：需求部门申请人（如部门员工或部门负责人指定人员）

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定拟采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，并收集至少2家供应商的初步报价（常规采购要求，紧急采购可后续补充）。

填写《采购申请单》：按照模板表格要求，完整填写申请信息，包括申请人基本信息、需求详情、预算科目、供应商信息等，并附上相关支撑材料（如报价单、需求说明、技术参数等）。

提交申请：将填写完整的《采购申请单》及支撑材料提交至部门负责人进行初审。

输出物：《采购申请单》（含附件）

二、部门负责人初审

操作人：需求部门负责人

操作内容：

审核需求合理性：核查采购需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出，物品/服务规格型号是否满足实际工作需求。

审核预算匹配度：确认采购申请的预估金额是否在部门预算额度内，如超预算需注明原因并建议调整方案。

审核材料完整性：检查《采购申请单》及附件是否填写完整、数据准确、支撑材料齐全。

审批意见：通过初审的，在“部门负责人审批”栏签字确认；不通过的，注明原因并退回申请人修改或补充材料。

输出物：初审通过的《采购申请单》或退回说明

三、预算与财务审核

操作人：财务部门预算专员/财务负责人

操作内容：

预算额度核对：对照公司年度预算分解表，核查采购申请对应的预算科目是否正确、预算余额是否充足。

成本合理性审核：对预估单价、总价进行复核，参考历史采购数据或市场价格，判断成本是否合理，是否存在虚高情况。

付款方式审核：确认付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、结算周期等）。

审批意见：审核通过的，在“财务审核”栏签字；如预算不足或成本不合理，与需求部门沟通后提出调整建议，退回重新申请。

输出物：审核通过的《采购申请单》或预算调整意见

四、采购部门复核与审批

操作人：采购部门负责人/采购专员

操作内容：

采购需求确认：结合采购申请内容，确认采购物品/服务的技术参数、质量标准是否明确，是否属于集中采购目录内的品类（如公司有集中采购规定）。

供应商合规性核查：对申请人提供的供应商信息进行初步审核，确认供应商是否在公司合格供应商名录内，资质是否有效（如营业执照、相关行业许可证等）。

采购方式建议：根据采购金额、品类及紧急程度，确定采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等），并填写采购方式建议。

审批意见：复核通过的，在“采购部门审批”栏签字；如需调整采购方式或供应商，与需求部门协商后明确处理意见。

输出物：复核通过的《采购申请单》及采购方式建议

五、分管领导/总经理审批

操作人：公司分管采购领导/总经理（根据采购金额或权限划分确定）

操作内容：

最终审批：根据采购金额、重要性及前期审核意见，对采购申请进行最终审批。

常规采购（金额在权限内）：直接签署审批意见；

重大采购（金额超权限或特殊品类）：需提交总经理办公会集体审议，通过后签署意见。

审批结果反馈：审批通过的，交由采购部门执行；审批不通过的，注明原因并退回采购部门。

输出物：最终审批通过的《采购申请单》或退回说明

六、采购执行与反馈

操作人：采购专员

操作内容：

供应商选择：根据审批确定的采购方式，组织供应商谈判、招标或比价，确定最终供应商，签订采购合同。

订单下达：向供应商下达正式采购订单，明确交货时间、地点、质量标准、付款条件等。

进度跟踪：实时跟踪采购订单执行情况，保证供应商按时交付。如遇延期，及时与供应商沟通并反馈给需求部门。

执行反馈：采购完成后，将供应商信息、合同编号、预计交货时间等反馈给需求部门及财务部门。

输出物：采购合同、订单、进度反馈记录

七、验收与归档

操作人：需求部门申请人、采购专员、档案管理员

操作内容：

物品/服务验收：需求部门收到采购物品或服务后，对照采购订单和技术参数进行验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格等是否符合要求。

问题处理：如验收不合格，及时通知采购部门与供应商协商退换货或索赔事宜。

财务结算：验收合格后，采购专员将《采购申请单》《采购合同》《验收单》等材料提交财务部门，办理付款手续。

档案归档：采购完成后，采购专员将全套采购资料（申请单、审批记录、合同、验收单、发票复印件等）整理归档，保存期限不少于3年（按公司档案管理规定执行）。

输出物：《采购验收单》、付款凭证、归档资料

采购申请单模板

基本信息

申请部门

申请日期

年月日

申请人

联系方式

采购需求详情

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

预算科目

预算编号

预算余额（元）

供应商信息

供应商名称1

联系人

报价（元）

供应商名称2

联系人

报价（元）

审批流程

部门负责人审批