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公司财务管理系统标准操作模板

一、适用业务范围

二、详细操作流程

（一）日常费用报销操作流程

适用对象：公司全体员工（含管理层）

操作目的：规范费用报销行为，保证支出真实、合规、合理。

申请提交

申请人登录财务管理系统，进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如差旅费、办公费、招待费等）。

准确填写报销单信息，包括报销日期、费用金额、费用事由、所属部门、成本中心编码等，并原始凭证扫描件（如合同、行程单、采购清单等，保证图片清晰、信息完整）。

确认信息无误后，提交报销申请，系统自动流转至下一审批环节。

部门审核

部门负责人登录系统，查看待审批报销单，重点核对费用事由与部门业务关联性、预算额度是否符合规定。

审核通过后，“同意”并签字确认；若发觉问题，“驳回”并注明原因，系统自动退回申请人修改。

财务复核

财务人员（如会计）接收待复核报销单，检查原始凭证合规性（如票据真伪、抬头是否为公司全称、费用是否符合公司报销标准）、金额计算准确性、附件完整性。

复核通过后，提交至出纳岗位；若发觉重大问题（如超标准报销、票据无效），直接驳回并通知申请人补充材料或作废申请。

支付执行

出纳根据复核通过的报销单，通过财务系统支付指令，选择支付方式（银行转账/现金），确认收款人账户信息（姓名、账号、开户行）。

系统自动校验支付权限，大额支付（如超过万元）需经财务负责人线下审批后，方可提交银行支付。

支付完成后，系统更新支付状态，申请人可查询到账情况。

账务归档

财务人员每月汇总已报销单据，按类别编号、装订，同步在财务系统中标记“已归档”，保证电子档案与纸质档案一致，保存期限符合公司档案管理规定。

（二）年度预算编制操作流程

适用对象：各部门负责人、财务部预算管理员

操作目的：科学编制年度预算，合理分配资源，保障公司战略目标实现。

预算启动

财务部于每年*月发布年度预算编制通知，明确预算编制原则、时间节点、各部门职责及模板要求。

系统开放“预算编制”模块，各部门可历史预算数据及预算编制说明。

部门申报

各部门负责人组织本部门人员，根据下年度业务计划及历史支出数据，在系统中填写《年度预算申请表》，包括预算科目（如人员成本、差旅费、市场费等）、预算金额、测算依据、增减变动原因说明。

部门内部审核通过后，提交至财务部预算管理员。

财务汇总

财务部预算管理员收集各部门预算数据，在系统中进行汇总、分类，公司总预算初稿，重点分析各部门预算占比、与历史数据的差异合理性。

与部门负责人沟通，对异常预算（如增幅超*%的科目）进行核实，调整不合理预算项。

审批下达

财务部将调整后的总预算初稿提交管理层审议，审议通过后，由总经理*签字确认。

系统锁定最终预算数据，向各部门下达年度预算额度，同步更新预算执行监控模块。

（三）月度账务处理操作流程

适用对象：财务部会计、财务经理

操作目的：准确记录经济业务，真实财务数据，为报表编制提供依据。

凭证录入

会计人员根据审核无误的原始凭证（如报销单、付款单、发票等），在财务系统中录入记账凭证，包括凭证日期、摘要、借贷方科目、金额、辅助核算项（如部门、客户、项目等）。

保证借贷平衡、摘要清晰（如“支付*部门办公费”）、科目使用准确（参照公司会计科目表）。

凭证审核

财务经理（或指定审核人）登录系统，审核已录入的凭证，检查科目使用是否正确、金额是否准确、附件是否齐全、是否符合会计准则及公司制度。

审核通过后，签字确认；若发觉问题，退回会计人员修改并重新提交。

月末结账

每月*日，会计人员完成所有凭证录入及审核后，在系统中执行“月末结账”操作，系统自动月末科目余额表。

核对总账与明细账余额是否一致，检查未结转损益、未达账项等特殊情况，编制《月度账务核对报告》。

数据备份

结账完成后，财务人员将当月账套数据备份至公司服务器及本地存储设备，保证数据安全，保存期限不少于*年。

三、标准化表单模板

表1：费用报销申请单

字段名称

填写要求

申请人

姓名、所属部门、工号（系统自动带出）

报销类型

单选（办公费/差旅费/招待费/其他）

报销金额

大写+小写，系统自动校验合计金额

费用事由

简明扼要说明业务内容（如“*项目调研差旅费”）

费用发生日期

起止日期（如2023-10-01至2023-10-05）

附件清单

列出原始凭证名称及数量（如“交通费发票3张，合计*元”）

成本中心编码

选择对应部门或项目编码（参照公司成本中心表）

审批签字栏

部门负责人→财务复核→出纳→财务经理（系统线上审批，线下同步签字确认）

表2：年度预算申请表

字段名称

填写要求

部门名称

系统自动带出

预算科目

选择公司统一预算科目（如“管理费用-办公费”“销售费用-市场推广费”）

上年预算金额

系统自动提取历史数据

本年预算金额

填写申请预算，需说明测算依据（如“预计新增人