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采购流程标准化管理步骤参考指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购管理，旨在规范采购全流程操作，提升采购效率与透明度。典型应用场景包括：企业常规物料采购、固定资产采购、服务外包采购、紧急采购需求等，尤其适用于多部门协作采购、新采购团队培训或现有采购流程优化场景。通过标准化管理，可减少采购随意性，降低合规风险，保证采购活动与企业战略目标一致。

二、标准化操作步骤详解

（一）需求发起与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产缺料、办公设备更新、项目服务需求），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（含预估单价及总价）等核心信息。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认无误后提交至采购部门。

采购部门对接需求部门，对需求细节（如技术参数、质量标准、替代方案）进行确认，避免因需求模糊导致后续采购偏差。

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人签字确认）。

（二）采购审批与预算核对

操作主体：采购部门、财务部门、相关审批负责人

操作内容：

采购部门核对《采购需求申请表》中的预算金额是否在部门年度/季度预算范围内，若超预算，需需求部门补充预算说明或提交预算调整申请。

根据采购金额及企业授权体系，逐级提交审批：

金额≤X元（如5000元）：需求部门负责人+采购部门负责人双审批；

X元＜金额≤Y元（如5000元-5万元）：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总审批；

金额＞Y元：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理审批。

财务部门同步审核预算合规性，保证采购支出符合资金计划。

输出成果：审批通过的《采购需求申请表》、预算确认记录。

（三）供应商寻源与评估

操作主体：采购部门、需求部门、质检部门（可选）

操作内容：

寻源方式：根据采购物品/服务的性质，选择合适寻源方式：

常规采购：从《合格供应商名录》中筛选≥3家供应商；

新供应商开发：通过公开招标、行业推荐、自主招募等方式引入潜在供应商，要求提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、产品/服务案例等。

供应商评估：采购部门联合需求部门、质检部门（涉及质量时），从资质合规性、价格竞争力、交付能力、服务质量、合作历史（如有）等维度对供应商进行评估，形成《供应商评估表》。

确定候选供应商后，进行询价（至少3家比价），保留询价记录（如报价单、邮件往来），保证价格公允。

输出成果：《供应商评估表》、询价记录、候选供应商名单。

（四）采购订单下达

操作主体：采购部门

操作内容：

采购部门根据审批结果及供应商评估情况，确定最终供应商，与供应商确认采购细节（如最终价格、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等）。

拟定《采购订单》，明确订单编号、供需双方信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付要求（时间、地点、方式）、验收标准、付款条款、售后服务等内容，经采购部门负责人审核后盖章生效。

将《采购订单》同步发送至需求部门、财务部门及供应商，保证各方信息一致。

输出成果：盖章生效的《采购订单》（供需双方各执一份）、订单确认记录。

（五）订单执行与交付跟进

操作主体：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门负责跟进供应商生产/备货进度，关键节点（如原材料采购、生产启动、发货前）与供应商确认，保证按订单约定时间交付。

若遇不可抗力（如自然灾害、政策调整）或供应商原因可能导致延迟，采购部门需提前通知需求部门，协商交付时间调整或应急方案。

需求部门收到供应商发货通知后，准备接收场地（如仓库、办公区域），安排人员配合验收。

输出成果：订单执行进度记录、沟通记录（邮件/函件）。

（六）到货验收与入库

操作主体：需求部门、质检部门（如涉及质量）、仓库管理部门

操作内容

物品到货后，需求部门联合质检部门（如需）、仓库管理部门共同现场验收：

数量验收：核对实物数量与《采购订单》是否一致；

质量验收：依据订单约定的质量标准（如国标、行标、技术协议），检查外观、功能、包装等，必要时送第三方检测机构检测；

规格验收：确认实物规格型号与需求描述一致。

验收合格：需求部门、质检部门、仓库分别在《到货验收单》签字确认，仓库办理入库手续，更新库存台账。

验收不合格：当场记录不合格项（如数量短缺、质量瑕疵），拍照留存证据，采购部门及时与供应商沟通，启动退换货、索赔或重新采购流程。

输出成果：《到货验收单》（含验收结果及签字）、不合格处理记录、入库单。

（七）付款结算与归档

操作主体：财务部门、采购部门、审计部门（如需）

操作内容：

供应商根据《采购订单》约定开具合规发票（如增值税专用发票），采购部门核对发票信息（抬头