会议纪要编写及会议决策跟进模板.docVIP

会议纪要编写及决策跟踪管理工具模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类工作会议（如项目推进会、跨部门协调会、周例会、专题研讨会等）的纪要编写及后续决策执行跟踪，旨在通过标准化流程保证会议信息准确传递、责任明确落地、执行过程可追溯，提升团队协作效率与决策执行力。尤其适用于需要跨角色协作、多任务并行、长期跟进的复杂会议场景，帮助管理者实时掌握决策进展，避免议而不决、决而不行的问题。

二、全流程操作步骤详解

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与范围

会议发起人需提前明确本次会议的核心目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决部门协作瓶颈”），并界定讨论范围，避免议题发散。

示例：若会议目标是“优化产品上线流程”，则需聚焦“流程节点梳理”“责任部门划分”“时间节点确认”，不涉及产品功能设计等无关内容。

梳理会议议程与资料

根据目标制定详细议程，明确各议题的讨论顺序、负责人及预计时长，提前3天发送至参会人员。

收集与议题相关的背景资料（如数据报表、前期方案、问题清单），随议程一同分发，保证参会人提前熟悉内容，会上高效讨论。

确认参会人员与分工

明确必须参会人员（决策人、执行负责人）及列席人员（提供信息支持者），提前沟通时间冲突，保证关键角色到场。

指定会议记录人（建议由项目组成员或部门助理担任），提前告知记录重点（如决议、行动项、争议点）。

（二）会中记录：保证信息完整准确

捕捉关键信息

记录人需同步记录会议基本信息：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席及原因）、列席人员。

按议程顺序记录讨论内容：重点标注各议题的讨论要点、不同意见（尤其是分歧点）、共识结论，避免逐字记录，提炼核心观点。

明确决议与行动项

对会议达成的决议，需记录“决议内容”“决策依据”（如数据支持、投票结果等），保证可追溯。

对行动项（Task）采用“STAR”原则记录：S（具体任务）、T（负责人）、A（完成标准）、R（截止时间）。示例：“【行动项1】完成产品需求文档终稿——负责人：*小明——完成标准：包含用户故事、功能流程图、验收标准——截止时间：2024年6月30日17:00”。

实时确认与补充

讨论复杂议题时，记录人需及时向主持人或发言者复述关键信息（如“您的意思是，由*小红负责协调技术资源，对吗？”），避免理解偏差。

对存疑信息（如数据、时间节点），当场确认，会后补充完整，保证纪要无遗漏。

（三）会后整理：规范纪要输出与分发

24小时内完成纪要初稿

会后根据会议记录，整理出结构清晰的纪要初稿，包含：会议基本信息、会议主题、议程及讨论要点、决议事项、行动计划、附件清单、下次会议预告（如有）。

决议与行动项单独编号（如“决议1”“行动项1-1”），突出显示，方便查阅。

审核与定稿

初稿完成后，先提交记录人自查，重点核对：行动项负责人、截止时间是否准确；决议内容是否与讨论结果一致；无错别字、语病。

交由主持人（或会议发起人）审核，确认关键信息无误后，最终定稿。

及时分发与归档

定稿后1个工作日内，通过企业协作平台（如钉钉、飞书、企业）或邮件发送至所有参会人员、相关领导及需知晓的部门，明确“抄送：总（需知晓决策进展）、技术部（需配合行动项）”。

纪要电子版按“年份-月份-会议主题”命名（如“2024-06-产品上线推进会纪要”），存储至共享文件夹，长期归档备查。

（四）决策跟踪：闭环管理执行过程

建立决策跟踪台账

以会议纪要中的行动项为基础，创建《决策跟踪表》（模板见下文），包含：行动项编号、关联会议、任务描述、负责人、协作人、计划完成时间、实际完成时间、状态、完成情况描述、备注。

状态标注规则：未开始、进行中、已完成、延期、受阻（需注明原因）。

定期更新与提醒

负责人需在行动项截止日期前1天，更新《决策跟踪表》状态（如“已完成：需求文档已提交评审”）；若无法按时完成，需提前2天发起延期申请，说明原因及新截止时间。

会议记录人或项目助理每周更新一次跟踪表，对“进行中”“延期”“受阻”的行动项，通过即时通讯工具提醒负责人，保证进度可控。

复盘与反馈

对已完成的行动项，由负责人提交“完成情况说明”（含成果物截图、数据对比等），记录人存档；

对未完成或受阻的行动项，组织相关人员召开复盘会，分析原因（如资源不足、需求变更），调整方案或重新分配任务，形成闭环。

三、核心模板工具（表格版）

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

产品上线推进会

会议日期

2024年6月20日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A

主持人

*李华（产品总监）

记录人

*张薇（项目助理）

参会人员

李华、王强（技术部）、刘芳（设计部）、赵敏（运营部）、*张薇

缺席人员

*周杰（开发组长，因客户拜访缺席）

缺席原因

已提前同步会议资料