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供应链库存管理标准化操作手册

一、前言

本手册旨在规范企业供应链全流程库存管理操作，明确各部门职责分工，保证库存数据准确、出入库流程高效、库存风险可控，通过标准化操作降低运营成本，提升供应链响应速度。手册适用于制造、零售、电商等多行业企业的仓储管理部门及相关协同部门（采购、销售、财务等），涵盖日常出入库、定期盘点、库存调整等核心业务场景。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用业务范围

采购入库：原材料、零部件、辅料等采购物资的入库管理；

生产领料：生产车间根据生产计划领取物料的出库管理；

销售出库：成品、半成品对外发货的出库管理；

库存调拨：不同仓库、不同库位间的物料转移；

定期盘点：月度、季度、年度库存实物与系统数据核对；

库存异常处理：报损、报废、呆滞物料处理等。

（二）核心应用场景

新采购物资入库：供应商送货至仓库后，需完成检验、登记、入库全流程；

生产紧急领料：生产计划临时调整时，车间需快速完成物料申领与出库；

月末财务结账：财务部门需依据库存数据进行成本核算，需保证账实一致；

多仓协同发货：电商大促期间，需通过库存调拨实现全国仓网库存共享。

三、标准化操作流程详解

（一）采购入库管理流程

目标：保证采购物资数量准确、质量合格，及时更新库存数据。

操作步骤：

到货通知：采购员收到供应商发货通知后，提前1个工作日在ERP系统中创建“采购到货单”，填写物料编码、名称、规格、预计到货数量、供应商信息，并同步通知仓管员。

到货检验：

仓管员*核对送货单与采购到货单信息是否一致（供应商、物料编码、数量）；

质检员对物料进行质量检验（如外观、功能、有效期等），检验合格后在“物料检验报告”上签字确认，不合格则填写“不合格品处理单”并通知采购员联系供应商退货/换货。

入库上架：

检验合格的物料，仓管员*根据物料属性（尺寸、重量、存储要求）选择库位，使用PDA扫描物料条码与库位条码，完成“上架确认”；

在ERP系统中录入“采购入库单”，填写实际入库数量、库位信息，物料检验报告，提交财务*审核。

单据归档：仓管员*将采购入库单、送货单、检验报告等纸质单据按日期整理归档，保存期限不少于3年。

输出文档：采购到货单、物料检验报告、采购入库单（纸质+电子）。

（二）生产领料出库流程

目标：按生产计划精准发料，控制生产物料损耗，避免超领、错领。

操作步骤：

领料申请：车间计划员根据生产工单，在ERP系统中创建“生产领料单”，填写物料编码、需求数量、领料车间、生产工单号，提交生产主管审批。

单据审核：

生产主管*审核领料单与生产工单的匹配性（物料、数量、用途）；

财务审核领料成本是否符合预算，审核通过后仓管员收到领料指令。

拣货备料：

仓管员*根据领料单信息，按“先进先出”（FIFO）原则在指定库位拣货，使用PDA扫描物料条码核对数量；

对贵重、易碎物料需在拣货单上标注“特殊处理”，并全程监督搬运过程。

出库复核：

车间领料人与仓管员共同核对物料名称、规格、数量，确认无误后在领料单上签字；

仓管员*在ERP系统中确认“出库操作”，更新库存数据，将领料单联次交车间留存。

退料处理：生产过程中产生的余料、不合格物料，需由车间填写“退料单”，注明退料原因，经仓管员*检验合格后办理退库，系统冲减领料数量。

输出文档：生产领料单（审批版）、领料单（领料联）、退料单。

（三）库存盘点管理流程

目标：保证库存实物与系统数据一致，及时发觉并处理差异，保障数据准确性。

操作步骤：

盘点计划：仓储经理每月25日前制定下月盘点计划，明确盘点范围（全盘/抽盘）、时间（如每月最后2个工作日）、人员分工（仓管员、财务、质检员），并在ERP系统中创建“盘点任务单”。

盘点准备：

仓管员*提前3天核对系统库存数据，保证所有出入库单已审核完毕；

打印“盘点表”（含物料编码、名称、规格、系统库存、库位信息），整理库位，保证物料摆放整齐、标识清晰。

实物盘点：

盘点人员2人一组（1人清点、1人记录），使用PDA扫描物料条码，逐个库位清点数量，如实记录“盘点表”，不得篡改数据；

对破损、过期、无标识物料单独记录，拍照存档，标注“待处理”。

差异处理：

盘点结束后，仓管员*将盘点数据录入ERP系统，“盘点差异报告”，对比系统库存与实际库存，分析差异原因（如入库漏录、出库错发、自然损耗等）；

财务审核差异报告，上报管理层审批，审批通过后进行库存调整（系统冲销或补录），并对责任人（如仓管员）进行绩效追溯。

报告归档：仓储经理*将盘点计划、盘点表、差异报告、审批单等整理归档，作为月度仓储管理报告的附件。

输出文档：盘点任务单、盘点表、盘点差异报告、库存调整单。

（四）库存调拨管理流程

目标：实现跨仓库库存共享，满足区域发货需求，降低缺货风险。

操作步骤：

调拨申请：销售经理根据客户订单需求，在