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会议管理流程及工具集

一、适用场景与价值

在各类组织运转中，会议是沟通信息、同步进度、解决问题、达成共识的核心场景。本工具集适用于以下场景：

日常运营会议：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源；

项目专项会议：如项目启动会、阶段评审会，明确目标、分工及风险应对；

跨部门协调会议：如资源对接会、流程优化会，打破壁垒推动协同；

决策会议：如战略研讨会、预算审批会，集中讨论并形成明确决策。

通过规范会议全流程，可避免“会前准备不足、会中讨论低效、会后跟进脱节”等问题，提升会议效率与决策落地率，保证团队目标一致、行动协同。

二、全流程操作步骤

会议管理分为“会前准备—会中执行—会后跟进”三个阶段，各阶段需严格把控关键节点：

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议核心目标

召集人需先定义会议要解决的问题（如“确定Q4产品上线计划”“解决跨部门资源冲突”），避免“为开会而开会”。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关、有时限），例如“3小时内输出项目排期及责任人清单”。

确定参会人员与分工

根据议题关联度确定参会人：核心决策人（如总监）、执行层（如经理）、信息提供方（如*主管），无关人员不参会，控制参会人数在8人以内为佳。

明确角色分工：主持人（主管，负责控场引导）、记录人（助理，负责纪要整理）、计时员（*专员，负责提醒议程时间）。

制定会议议程与材料准备

提前3天制定详细议程，明确每个议题的讨论顺序、负责人、时长及输出成果（示例：“议题1：项目进度汇报（经理，20分钟，输出风险清单）”“议题2：资源需求讨论（主管，30分钟，达成资源分配方案”）。

召集人需提前2天将会议议程、背景材料（如数据报告、方案草案）发给参会人，要求提前审阅并标注疑问点，保证会议聚焦讨论而非信息同步。

预订会议资源与发送通知

线下会议需提前1天预订会议室（确认容纳人数、投影设备、白板等），线上会议需测试平台稳定性（如腾讯会议/钉钉），并发送会议及参会指南。

会议通知需包含：会议名称、时间（起止时间精确到分钟）、地点/线上、参会人员、议程概要、准备材料、联系人（*助理，联系方式：企业内部号）。

（二）会中执行：聚焦讨论与决策

开场签到与规则重申

会议正式开始前5分钟开放签到，记录人统计参会情况（迟到/请假人员需提前说明原因）。

主持人开场需重申会议目标、议程及时长规则，强调“发言紧扣议题、避免跑题，每人发言不超过3分钟”，营造高效氛围。

按议程推进讨论

各议题由负责人先简要汇报背景，再引导参会人讨论，主持人需及时打断偏离主题的发言，保证每个议题在规定时间内完成。

对存在分歧的议题，可采用“先观点碰撞、后数据支撑”的方式讨论，必要时由决策人现场拍板，避免无休止争论。

确认决策与任务分工

每个议题讨论结束后，主持人需总结共识点、决策结果及待办任务，明确“做什么（任务描述）、谁负责（责任人）、何时完成（截止时间）”，例如“任务1：完成用户调研报告（*经理，10月20日前）”。

关键决策需经参会人确认无异议，避免会后推诿；对暂时无法达成一致的议题，明确下次讨论时间或由决策人最终裁定。

会议总结与收尾

所有议题结束后，主持人用5分钟总结会议成果（决策事项、任务清单），并提醒“会议纪要24小时内发出，任务责任人需同步确认执行计划”。

记录人需再次核对参会人员、任务分工及时间节点，保证信息准确无误。

（三）会后跟进：保证落地与闭环

整理与分发会议纪要

记录人需在会后24小时内完成纪要整理，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决策事项、任务清单（含负责人、截止时间）。

纪要完成后先发给主持人审核，确认无误后通过企业/邮件发送给所有参会人及相关领导，抄送项目组（若为项目会议）。

任务跟踪与进度更新

任务负责人需在收到纪要后2小时内确认任务及截止时间，若有异议需及时与记录人沟通调整。

记录人需在项目管理工具（如钉钉任务、飞书多维表格）中同步任务清单，每周更新任务进度（状态：未开始/进行中/已完成/延期），提前1天通过企业提醒即将到期的任务负责人。

会议资料归档

将会议通知、议程、签到表、纪要、材料等文件统一存入共享文件夹（如公司网盘“会议管理-2023年10月”），按“会议名称-日期”命名（示例：产品规划会-纪要.pdf”），保证可追溯、可查阅。

三、实用工具模板清单

1.会议通知表

会议名称

会议编号

日期

时间

地点/线上

参会人员

部门/姓名

议题

准备材料

联系人及联系方式

产品规划启动会

P2023-10-15

14:00-16:00

3楼会议室/腾讯会议56

总监、经理、主管、助理

产品部/技术部/运营部

1.上线目标确认2.排期讨论3.资源分配

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