设计文档规范及资料归档模板.docVIP

设计文档规范及资料归档模板

一、适用场景与价值

项目启动：明确设计文档的编制规范与归档要求，保证团队对文档标准达成共识；

跨团队协作：统一文档格式与内容结构，提升研发、测试、运维等角色间的信息传递效率；

知识沉淀：系统化存储设计过程中的关键决策与技术方案，为后续项目复用或问题追溯提供依据；

审计与合规：满足内部质量审计、客户验收或行业监管的文档追溯需求，降低合规风险。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与模板适配

明确文档类型清单：根据项目性质（如软件项目需包含需求规格说明书、架构设计文档、数据库设计说明书等；硬件项目需包含硬件设计方案、测试报告等），列出需编制的设计文档清单，明确每类文档的编制主体（如产品经理、架构师、开发工程师等）。

确定归档规则：与项目组、法务/合规部门（如需）确认文档密级（如公开、内部、保密）、保管期限（如1年、3年、永久）、存储介质（如本地服务器、云存储、物理档案柜）及权限管理要求（如查阅权限、编辑权限）。

模板定制化调整：基于本通用模板，结合项目特性调整表格字段（如增加“技术栈”字段用于软件项目，或“材料清单”字段用于工程项目），保证模板贴合实际需求。

（二）文档内容编制与填写

基础信息填写：按照《设计文档基本信息表》（见表1）填写文档编号、名称、所属项目/模块、负责人等核心信息，保证编号规则唯一（如“项目代码-文档类型代码-版本号-日期”，示例：PRJ-REQ-V1.0。

主体内容撰写：依据文档类型规范编写主体内容（如需求规格说明书需包含“功能需求”“非功能需求”“接口需求”等章节），保证逻辑清晰、数据准确、图表规范（如流程图需使用统一符号，架构图需标注关键组件）。

版本记录同步：在《版本变更记录表》（见表3）中实时记录每次内容变更（如需求调整、方案优化），注明变更人、变更日期及变更原因，保证版本可追溯。

（三）内部审核与修订

多级审核机制：

自审：编制人完成文档后，对照模板检查字段完整性、内容准确性及格式规范性（如图表编号连续、术语统一）；

交叉审核：由项目组相关角色（如产品经理审核需求文档，开发工程师*审核技术方案）对文档内容进行逻辑性与可行性验证，填写审核意见并签字确认；

终审：由项目负责人或指定专家（如架构师、技术总监）对文档的合规性、完整性及与项目目标的一致性进行最终审批。

修订与反馈：针对审核意见，编制人需在2个工作日内完成修订，并反馈审核人确认；若存在重大争议，需组织专题会议讨论解决，会议结论需记录并存档。

（四）正式归档与登记

文档整理：审核通过后，将文档按“项目-文档类型-版本”分类命名，统一转换为PDF格式（如需可编辑版本，可另存原始格式如Word、Visio），保证内容不可篡改（PDF需添加数字签名或水印）。

系统登记：在《归档信息表》（见表4）中填写归档编号、存放位置（如电子路径“\服务器”或物理档案柜编号“B-03-02”）、保管期限等信息，同步更新文档管理系统（如Confluence、SharePoint）或档案管理台账。

物理归档（如需）：对于需纸质归档的文档（如合同、签批版图纸），打印后经负责人签字确认，装入统一档案袋，标注“项目名称-文档名称-归档日期”，交由档案管理员统一存放。

（五）后续维护与更新

定期检查：档案管理员每季度对归档文档进行抽查，核对存储介质的完整性（如电子文档是否损坏、物理档案是否受潮），发觉问题及时修复或备份。

版本更新：项目过程中若文档发生重大变更（如需求调整导致架构重构），需按“编制-审核-归档”流程更新版本，旧版本可标记“已废止”并保留1年（便于追溯），之后按保管期限规定处理。

借阅与归还：建立文档借阅机制，借阅人需填写《借阅申请表》（注明借阅事由、归还日期），经项目负责人审批后由档案管理员提供；归还时需检查文档完整性，逾期未归还需催办并记录。

三、核心模板表格设计

表1：设计文档基本信息表

字段名称

字段说明

填写要求

示例

文档编号

文档唯一标识

按项目编号规则填写，不可重复

PRJ-REQ-V1.0文档名称

文档全称

?体现文档类型与核心内容

《项目需求规格说明书》

所属项目/模块

文档所属项目或子模块名称

填写项目全称或模块代码

电商平台-用户模块

负责人

文档编制第一责任人

填写姓名（用*代替）

张*

创建日期

文档首次创建日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-05-01

版本号

文档当前版本

规则：主版本号.次版本号（如V1.0）

V1.2

密级

文档保密等级

公开/内部/保密（根据项目要求填写）

内部

预计完成日期

文档计划完成日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-05-10

关联需求编号

若文档基于特定需求编制，填写需求ID

填写需求管理系统中编号

REQ-003

表2