行政后勤综合服务任务调度表单.docVIP

行政后勤综合服务任务调度表单工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政后勤部门，用于统一调度、跟踪和记录各类后勤服务需求，保证资源合理分配、任务高效落实。常见应用场景包括：

日常办公支持：会议室预订、办公用品申领、文件打印传递等；

设施维护保障：办公设备（如打印机、空调）故障报修、水电设施检修、环境绿化维护等；

活动与接待服务：会议、培训、团建等活动的场地布置、物资准备、车辆调度及外来人员接待安排；

员工后勤服务：工位调整、快递收发代管、钥匙/门禁卡申领等；

应急事务处理：突发漏水、停电等紧急情况的临时调度与协调。

二、任务调度全流程操作指南

步骤1：服务需求提交

发起人：需求部门或员工（如需跨部门协作，需由主责部门发起）。

提交方式：通过OA系统、后勤服务群或线下填写《行政后勤综合服务任务调度表》（见模板），明确以下核心信息：

服务类型（如“会议室使用”“设备维修”）；

具体需求描述（如“预订3楼会议室，容纳20人，需投影设备，时间：2024年X月X日14:00-16:00”）；

期望完成时间（常规任务至少提前1个工作日提交，紧急任务需标注“加急”并说明原因）；

联系人及方式（保证后勤部门能及时对接）。

步骤2：需求审核与任务拆解

审核人：行政后勤部门负责人或指定调度专员。

审核要点：

需求是否清晰、完整（如缺少“使用时间”“设备类型”等关键信息，需退回补充）；

资源是否可调配（如会议室已被占用、维修备件库存不足，需及时与需求方沟通调整）；

紧急程度是否合理（避免“虚假加急”影响正常调度秩序）。

审核通过后：调度专员根据需求类型拆解任务（如“设备维修”需拆解为“工程师派单”“备件领取”“现场维修”“结果反馈”等子任务），明确各环节负责人。

步骤3：任务分配与执行

分配原则：按“专岗专人、就近高效”分配，优先安排熟悉相关业务的执行人（如IT设备故障由信息组工程师处理，绿化维护由保洁组专项人员负责）。

执行要求：

接到任务后，执行人需在1小时内与需求方联系确认细节；

常规任务需在承诺时间内完成（如会议室布置提前30分钟到位，维修任务一般不超过24小时）；

执行过程中遇问题（如备件短缺需临时采购），需立即反馈调度专员协调解决，并向需求方说明预计延迟时间。

步骤4：过程跟踪与进度更新

调度专员职责：通过后勤管理系统或台账实时跟踪任务进度，对超期未完成的任务及时提醒执行人，并记录延迟原因（如“供应商备件未到货”“需求方临时变更时间”等）。

需求方配合：需配合执行人开展工作（如提供设备故障现象描述、配合进入办公室维修），避免因信息不畅导致任务卡顿。

步骤5：完成确认与归档

确认方式：任务完成后，执行人需请需求方在调度表“完成确认”栏签字（或通过OA系统线上确认），注明“满意”或“需整改”。

整改流程：若需求方反馈“不满意”（如会议室设备未调试好），执行人需在2小时内整改，再次确认直至达标。

归档管理：调度专员每月汇总所有调度表，按“服务类型+月份”分类存档（电子档备份3年，纸质档保存1年），作为服务质量分析和资源优化的依据。

三、行政后勤综合服务任务调度表（模板）

基本信息

申请编号

（由系统自动，格式：XZ+年份+月份+流水号，如XZ202405-001）

申请部门

申请人

*

联系方式

申请日期

年月日

任务详情

服务类型

□会议室使用□设备维修□物品申领□活动支持□车辆调度□其他______

具体需求描述

（可附图纸、照片等附件，如需特殊设备或布置请详细说明）

期望开始时间

年月日时分

期望完成时间

年月日时分

紧急程度

□普通□加急（原因：______）

调度信息

负责人（调度专员）

*

执行人

*

分配时间

年月日时分

预计完成时间

年月日时分

执行记录

实际开始时间

年月日时分

实际完成时间

年月日时分

执行情况描述

（如：“已更换打印机硒鼓，设备恢复正常运行”“会议室已布置完毕，桌椅按theater式排列”）

需求方确认

□满意□需整改（整改说明：______）

签字（需求方）

*

确认日期

年月日

备注

（如：“后续需定期维护该设备”“活动结束后需回收桌布”）

四、使用过程中需重点关注的事项

信息准确性：需求方提交时需保证“服务类型”“时间”“联系方式”等信息无误，避免因信息错误导致任务重复或延误；调度专员分配任务前需核对资源可用性，避免“超负荷派单”。

紧急任务处理：标注“加急”的任务，调度专员需优先协调，执行人接到任务后需立即响应，全程跟踪直至完成，紧急情况（如漏水、停电）需在30分钟内到达现场处置。

沟通及时性：任务执行过程中，任何一方需变更时间、内容或遇困难时，需立即通知相关方（如需求方临时取消会议