DB62∕T4128-2024公路工程竣工文件材料立卷归档规程.pptxVIP

总则本规程旨在规范DB62∕T4128-2024公路工程竣工文件材料的立卷和归档工作,确保竣工文件材料的完整性、真实性和可靠性。ZPbyZhiruiPu

适用范围广泛适用本规程适用于公路工程竣工文件材料的收集、整理、编目、立卷、移交、保管、查阅、复制、销毁以及电子化管理等全生命周期管理。适用于新建、改建、扩建和维修养护等各类公路工程。多领域涉及涵盖了勘测设计、施工建设、验收监理、质量管理、安全生产、环境保护等公路工程各个环节中产生的竣工文件材料。

术语和定义1竣工文件材料指公路工程建设过程中形成的永久性记录资料,包括设计图纸、施工文件、质量检验记录、竣工验收文件等。2立卷指将竣工文件材料按照一定的分类编号和顺序组织成册的过程。3归档指将立卷完成的竣工文件材料永久保存的行为,以备查阅和利用。

竣工文件材料的种类设计文件包括设计任务书、设计方案、施工图纸等,记录了工程的整体设计思路和细节。施工文件包括施工组织设计、施工方案、施工日志、材料进场记录等,记录了工程的具体建设过程。验收文件包括质量检验报告、工程验收报告、监理报告等,记录了工程建设的质量情况和最终验收结果。其他附属文件如合同、计划、报表等,为工程建设提供支持性信息。

竣工文件材料的内容要求文件类别竣工文件材料包含各类设计文件、施工文件、验收文件、监理文件等多种类型的文件。内容要求每类文件需详细记录工程建设的全过程,包括设计参数、施工图纸、材料信息、检测报告等。质量标准竣工文件材料应完整、准确、规范,符合相关行业标准和质量管理要求。

竣工文件材料的收集和整理收集文件在整个项目建设过程中,系统地收集和整理各种竣工文件材料,包括施工图纸、设计文件、监理日志、试验报告等。分类归档根据文件的性质和内容,将收集的文件资料进行分类整理,以便后续查阅和管理。检查完整性仔细核查收集的文件资料是否齐全,确保没有任何遗漏或缺失的部分。电子化存档将纸质文件资料进行扫描或拍摄,并建立电子档案库,以便更好地保管和管理。

竣工文件材料的分类编号分类编号体系竣工文件材料应根据统一的编号体系进行分类编号。这种编号方式有助于文件管理,提高查找和调用效率。详细编号规则编号应包括项目编号、专业编号和文件类别编号。编号应清晰易懂,便于识别文件的归属和内容。规范编号应用现场工作人员应按照统一的编号规则认真编号。编号应整洁规范,确保文件材料归档有序。

竣工文件材料的装订和装盒1装订要求文件材料采用无线胶装2装盒要求用标准A4文件盒装订文件3标签要求在文件盒外标注工程名称和立卷时间竣工文件材料需要按照统一的装订和装盒规范进行处理。文件材料应采用无线胶装的方式装订,并使用标准A4文件盒装载。外部需要清晰标注工程名称和立卷时间,以方便后续管理和查找。

竣工文件材料的编目编目原则编目工作应遵循全面性、准确性和规范性的原则，确保竣工文件材料被系统有序地管理和查找。编目内容编目内容包括文件编号、题名、责任者、成文日期、页数等关键信息，确保竣工文件材料的可检索性。编目方式编目可采用纸质索引卡、电子数据库等方式，确保竣工文件材料信息能够快速准确地进行查询和检索。

竣工文件材料的立卷1收集收集与工程相关的各类竣工文件材料2整理根据材料类型对收集的材料进行分类整理3编目对整理好的材料进行编号和编目登记4装订采用合适的方式对材料进行装订整理5立卷按照规定的分类编号依次将材料立卷归档竣工文件材料的立卷是对收集的各类竣工文件材料进行有序管理的关键环节。立卷过程包括材料的收集、整理、编目、装订等步骤，最终将材料有条理地立卷归档。立卷工作需要严格遵守相关标准规程的要求，确保竣工文件材料得到妥善保管。

竣工文件材料的移交1准备移交文件清单根据项目要求和实际情况，编制详细的竣工文件材料移交清单，确保所有材料信息完整准确。2组织现场交接由项目方代表与档案管理部门代表共同进行现场查验和签字确认，确保移交材料的完整性和准确性。3完成移交手续双方签署移交清单并盖章，由档案管理部门签收入库，妥善保管竣工文件材料。

竣工文件材料的保管专用保管室应建立专门的竣工文件材料保管室,确保文件材料存放安全、环境适宜,远离潮湿、火灾和其他威胁。分类保管根据文件材料的种类和内容,采取分类保管的方式,提高检索效率,减少丢失风险。专人管理指定专人负责竣工文件材料的保管工作,建立登记制度,记录入库、出库等情况。

竣工文件材料的查阅查阅权限竣工文件材料的查阅权限仅限于相关单位和个人。审批权力部门可根据实际需求确定具体的查阅人员范围。查阅程序查阅人员需填写查阅登记表,说明查阅目的和范围。管理部门审核批准后方可进行查阅。查阅方式查阅可在指定场所进行,不得擅自复制或带出。查阅时间和方式由管理部门根据实际情况确定。查阅记录管理部门需如实记录查阅情况,包括查阅人信息、时间、内容等,