会议室及设备使用申请与登记管理模板.docVIP

会议室及设备使用申请与登记管理模板

一、适用场景说明

二、会议室及设备使用全流程操作步骤

步骤1：使用需求确认与申请发起

需求明确：申请人需提前确认会议时间、地点、参会人数、所需设备（如是否需要投影、视频会议功能、特殊设备等），并保证会议室在申请时间段内未被占用（可通过企业内部系统或行政部查询空闲情况）。

填写申请表：申请人通过内部OA系统、行政部邮箱或线下渠道获取《会议室及设备使用申请与登记表》，准确填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、所属部门、联系方式）；

会议信息（会议名称、日期、具体时间段、预计参会人数）；

会议室需求（首选会议室、备选会议室）；

设备需求（勾选所需设备，如投影仪、音响、麦克风、视频会议账号等，并注明特殊要求，如“需开启同声传译功能”）；

会议目的及简要议程（便于审批部门判断资源合理性）。

步骤2：审批流程

部门审批：申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人审批，部门负责人需确认会议与工作相关、时间合理后签字（或通过系统审批）。

行政部/资源管理部门审批：部门审批通过后，申请表提交至行政部（或负责会议室及设备管理的部门）。行政部核对会议室及设备可用性，确认资源匹配后予以审批；若遇资源冲突，需与申请人协商调整时间或更换会议室/设备，并在1个工作日内反馈结果。

特殊情况处理：紧急会议（如临时客户拜访、突发事件处理）可先通过电话/即时通讯工具向行政部报备，说明紧急原因，会后2个工作日内补全申请表审批手续。

步骤3：使用前确认与准备

行政部准备：审批通过后，行政部提前1个工作日完成会议室及设备准备，包括：

开启会议室电源、空调，调整桌椅布局；

检查设备运行状态（如投影仪亮度、音响音量、视频会议网络连接等），保证设备正常；

如有特殊需求（如茶歇、横幅制作等），协调相关部门提前准备。

申请人确认：会议前1小时，申请人可通过系统或联系行政部再次确认会议室及设备准备情况，如有疑问及时沟通调整。

步骤4：使用过程管理

签到与设备检查：会议开始前，申请人到会议室签到，并在《设备使用检查表》上记录设备初始状态（如“投影仪无划痕、麦克风电量充足”），如有异常立即告知行政部。

规范使用：会议期间，申请人需合理使用设备，遵守操作规范（如投影仪使用后及时关闭电源、麦克风避免近距离拍打等），保持会议室整洁（不随意丢弃垃圾、不挪动固定设备）。

突发情况处理：使用过程中如遇设备故障（如投影仪黑屏、声音异常），应立即停止操作，联系行政部技术人员处理，同时可启用备选方案（如更换会议室、改用线上会议工具）。

步骤5：使用后登记与归还

设备检查与归还：会议结束后，申请人需检查设备是否完好（如麦克风是否归位、白板是否擦净、桌椅是否复位），在《设备使用检查表》上记录使用后状态并签字确认，将会议室钥匙（如为实体钥匙管理）交还行政部。

会议信息登记：申请人通过系统或线下表格补充填写会议实际信息（如实际参会人数、会议主要成果、设备使用时长等），保证登记信息完整。

行政部复核：行政部每日核对会议室及设备使用记录，检查设备是否损坏、登记信息是否准确，发觉问题及时跟进处理（如联系申请人确认异常原因、安排设备维修等）。

三、会议室及设备使用申请与登记表

申请信息

内容

申请人姓名

*

所属部门

联系方式

会议名称

会议日期

年月日

使用时间段

：至：（具体到分钟）

首选会议室

□A栋201会议室□B栋305会议室□C栋101多功能厅□其他：

备选会议室

□A栋203会议室□B栋307会议室□其他：

预计参会人数

人

设备需求

□投影仪□音响系统□无线麦克风□有线麦克风□视频会议终端□白板□马克笔□其他：

特殊设备要求

（如需高清投影、特定视频会议账号等）

会议目的及简要议程

审批意见

部门负责人签字：__________日期：__________行政部审批签字：__________日期：__________

使用情况记录

实际参会人数：__________设备使用时长：__________会议主要成果：__________

设备状态检查

使用前：□正常□异常（说明：____________________）使用后：□正常□异常（说明：____________________）申请人签字：__________日期：__________行政部复核签字：__________日期：__________

四、使用管理重要须知

提前申请：会议室及设备需至少提前1个工作日申请（大型会议或特殊设备需求需提前3个工作日），紧急会议需按“特殊情况处理”流程执行，保证资源预留充足。

按时使用：申请人需严格按照申请时间段使用会议室，超时使用需提前2小时向行政部申请，若超时30分钟以上且未申请，行政部有权安排后续会议使用，并记录违规情况。