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企业采购合同审批及执行流程表

一、适用范围与核心目标

本流程表适用于企业各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等）从需求发起至合同履行完毕的全过程管理，覆盖需求部门、采购部门、财务部门、法务部门、管理层及供应商等核心角色。通过标准化流程，保证采购行为合规、审批高效、执行可控，降低合同风险，保障企业采购目标的顺利实现。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与确认

责任主体：需求部门

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价、预算金额、交付时间、使用场景等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人审批意见）

步骤2：采购方式确定与供应商筛选

责任主体：采购部门

操作内容：

采购部门收到《采购需求申请表》后，根据采购金额、物品/服务特性（如是否属于集中采购目录、是否有特殊资质要求等），确定采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询比价等）。

按照确定的采购方式开展供应商筛选：

公开/邀请招标：通过指定媒体发布招标公告，接收投标文件并组织评审；

询比价：向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、服务等因素；

单一来源采购：需提供唯一供应商说明及合理性论证，报管理层审批。

筛选出候选供应商后，形成《供应商评审报告》，明确推荐供应商及理由。

输出成果：《采购方式审批表》《供应商评审报告》

步骤3：合同草拟与条款审核

责任主体：采购部门（主导）、法务部门（审核）、财务部门（审核）

操作内容：

采购部门根据确定的供应商及谈判结果，使用企业标准合同模板草拟采购合同，明确以下核心条款：

合同双方基本信息（供应商名称、地址、联系人等）；

采购标的（名称、规格、数量、质量标准、技术要求等）；

合同金额、计价方式、付款条件（如预付款比例、到货款、质保金等）；

交付时间、地点、运输方式及验收标准；

违约责任（逾期交付、质量不合格等的处理方式）；

争议解决方式（如仲裁、诉讼管辖地）；

合同生效条件、份数及附件清单。

法务部门审核合同条款的合法性、合规性及完整性，重点检查违约责任、知识产权、保密条款等是否存在法律风险，出具《法务审核意见书》。

财务部门审核合同中的付款方式、税务条款、资金预算等是否符合企业财务制度，出具《财务审核意见书》。

采购部门根据法务、财务审核意见修改合同，形成《合同修订说明》，与供应商就最终条款进行沟通确认。

输出成果：采购合同草案（含法务、财务审核意见）、《合同修订说明》

步骤4：内部审批与授权签署

责任主体：各审批层级、管理层、授权签署人

操作内容：

采购部门将最终版合同及相关附件（如采购需求申请表、供应商评审报告、审核意见书等）提交至内部审批流程，审批层级根据合同金额及重要性确定（示例）：

金额≤5万元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人；

5万元＜金额≤50万元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务部门负责人→法务部门负责人→分管副总；

金额＞50万元：需增加总经理审批。

各审批人需在3个工作日内完成审批，明确签署“同意”“不同意”或“修改后同意”意见，不同意的需注明理由并退回采购部门。

审批通过后，由授权签署人（如总经理、分管副总或其授权人）代表企业与法定代表人或授权代表签字，并加盖企业合同专用章及骑缝章；供应商签字盖章后，合同正式生效。

输出成果：审批完整的合同文本（含各环节审批意见）、合同签署记录

步骤5：合同履行与交付验收

责任主体：采购部门（协调）、需求部门（验收）、供应商（履约）

操作内容：

采购部门向供应商发出《合同履行通知》，明确交付时间、地点及联系人，跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付。

供应商按合同约定交付货物/提供服务后，需求部门牵头组织验收：

货物验收：核对数量、规格型号是否与合同一致，检查外观、包装是否完好，必要时进行质量检测（如委托第三方机构）；

服务验收：根据服务标准评估服务成果，出具《服务验收报告》；

验收不合格的，需求部门需在2个工作日内书面通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理（如退换货、整改、扣减违约金等）。

验收合格后，需求部门、采购部门、供应商共同签署《验收合格单》，作为后续付款依据。

输出成果：《验收合格单》、不合格处理记录

步骤6：付款结算与合同归档

责任主体：财务部门（付款）、采购部门（归档）、档案管理部门

操作内容：

财务部门收到《验收合格单》及合同约定的付款凭证（如发票、结算单等）后，核对金额、付款条件等是否符合合同约定，按企业财务审批流程办理付款手续。

采购部门负责收集合同履行全过程的资料（包括采购需求申请表、供应商评审报告、合同文本