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技术开发团队文档管理规范

一、规范应用背景与核心场景

在技术开发团队中，文档是知识沉淀、协作沟通、项目交付的重要载体。团队规模扩大、项目复杂度提升，文档管理不当可能导致以下问题：团队成员重复造轮子、新人培训成本高、项目交接时信息断层、历史版本混乱引发内容冲突。本规范旨在通过标准化文档管理流程，解决上述痛点，具体应用场景包括：

跨角色协作：产品经理、开发工程师、测试工程师等角色通过统一文档同步需求、技术方案、测试结果，减少信息差；

知识传承：核心设计思路、问题解决方案等隐性知识通过文档显性化，降低人员流动带来的知识流失风险；

新人快速上手：标准化的和存储结构，帮助新成员在1周内熟悉项目背景和技术栈；

项目交付与审计：完整的项目文档（需求文档、设计文档、测试报告等）作为交付物，满足客户或内部合规要求。

二、文档全生命周期管理操作流程

1.文档创建：明确需求与规范

操作步骤：

步骤1：确定文档类型

根据项目阶段和用途，选择对应文档类型（如需求文档、技术设计文档、API文档、测试报告等），参考《文档分类表》（见第三部分）确认分类编码。

步骤2：使用标准模板

从团队共享文档库（如Confluence、语雀）对应模板，避免空白文档创建。例如技术设计模板需包含“背景目标、技术选型、架构图、接口定义、风险预案”等模块。

步骤3：填写内容并命名

按模板要求填写内容，保证信息准确、逻辑清晰。文档命名规则为：[项目/模块名称]-[文档类型]-[版本号]-[日期]，示例：“电商平台-用户中心-技术设计-V1.0。

步骤4：关联项目与标签

在文档中添加所属项目/模块标签，关联相关需求编号（如JIRA-123），便于后续检索。

2.文档审核：质量把控与责任确认

操作步骤：

步骤1：确定审核人

根据文档类型指定审核人：需求文档由产品经理审核，技术设计文档由架构师审核，测试报告由测试负责人*审核。

步骤2：执行审核

审核人需在24小时内完成审核，重点关注：内容是否符合模板要求、技术方案是否可行、数据是否准确、是否存在逻辑漏洞。审核通过则添加“审核通过”标签；不通过则标注具体修改意见，退回给创建人。

步骤3：修改与复核

创建人根据审核意见修改文档，修改后重新提交审核，直至通过。审核过程需记录《文档审核记录表》（见第三部分），包含审核时间、审核人、意见及处理结果。

3.文档存储：结构化与版本管理

操作步骤：

步骤1：选择存储路径

按项目/模块层级存储，示例路径：/共享文档/项目名称/文档类型/（如“/共享文档/电商平台/需求文档/”）。非项目通用文档（如团队规范）存储至“/共享文档/通用文档/”目录。

步骤2：版本控制

文档更新时，版本号规则为：主版本号（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能补充，如V1.1→V1.2）、修订号（细节修正，如V1.1.1→V1.1.2）。旧版本需保留，避免直接覆盖，可通过“V1.0格式标记历史版本。

步骤3：定期备份

团队文档库需每日自动备份，重要项目文档（如核心架构设计）需额外加密备份至本地服务器，防止数据丢失。

4.文档更新：触发条件与流程规范

操作步骤：

步骤1：识别更新需求

当需求变更、技术方案调整、测试结果修正时，触发文档更新。例如产品经理修改需求后，需同步更新《需求文档》；开发工程师修复接口缺陷后，需更新《API文档》。

步骤2：更新与审核

按照文档创建流程修改内容，更新版本号，并重新提交审核（审核人同原审核流程）。禁止直接修改已归档文档，需创建新版本。

步骤3：通知相关人员

文档更新后，需在项目群（如钉钉群）中关联人员（如开发、测试、产品），告知更新内容及版本号，保证信息同步。

5.文档归档：条件与历史查阅

操作步骤：

步骤1：确定归档条件

项目结束后30天内，或文档连续6个月未更新且无后续计划时，需进行归档。归档前确认文档内容完整（如需求文档需关联最终版本的设计、测试文档）。

步骤2：执行归档

将归档文档移动至“/共享文档/归档文档/[项目名称]-[归档日期]/”目录，并添加“已归档”标签。归档文档需锁定编辑权限，仅允许查阅。

步骤3：历史查阅

归档文档可通过文档库的“归档检索”功能查阅，查阅需记录《文档查阅记录表》（包含查阅人、时间、用途），保证可追溯。

三、标准化与登记表单

1.文档分类表

分类编码

文档类型

适用范围

示例文档

PRJ-REQ

项目需求类

产品需求、功能需求、需求变更

《电商平台用户注册需求文档》

PRD-Tech

技术设计类

架构设计、模块设计、数据库设计

《订单系统技术架构设计》

API

接口文档类

API接口定义、SDK说明、调用示例

《用户服务API文档》

TEST

测试文档类

测试计划、测试用例、测试报告

《支付模块测试