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采购管理流程规范及供应商筛选工具模板

一、适用范围与典型场景

本工具模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动，覆盖原材料采购、设备采购、服务外包、办公用品采购等场景。特别适用于：

企业首次建立采购管理体系时，作为流程框架参考；

采购部门规范现有操作，减少流程漏洞；

多部门协同采购时，明确各环节职责与输出物；

需对供应商进行系统化筛选与管理时，保证选型科学性。

二、采购管理全流程操作步骤

（一）采购需求确认与提报

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部、项目组）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付日期、预算金额及用途说明，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门收到需求后，重点审核需求的合理性（如预算是否符合公司规定、规格是否明确）、紧急程度，并与需求部门沟通确认细节，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类与数量）。

需求审批：根据采购金额分级审批（例如：金额≤5000元由部门经理审批；5000元＜金额≤50000元由分管副总审批；金额＞50000元由总经理审批），审批通过后进入采购计划编制环节。

（二）供应商寻源与信息收集

寻源渠道：通过公开招标、邀请招标、行业展会、供应商自荐、合作方推荐等多渠道收集潜在供应商信息，保证来源广泛。

信息登记：对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本条件的（如无相关经营资质、过往合作存在严重质量问题），填写《潜在供应商信息登记表》，记录供应商名称、联系方式、主营业务、成立时间、注册资本、主要客户案例等基础信息。

（三）供应商资质审核

资料提交：要求潜在供应商提供以下资质文件（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证、3C认证等，根据采购物品特性确定）；

过往合作合同（或业绩证明）复印件；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托代理人办理）。

资质核实：采购部门通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实供应商营业执照真实性，检查资质证书是否在有效期内，必要时可委托第三方机构进行背景调查（如涉诉记录、信用评级）。

审核结果：审核通过的供应商进入《合格供应商名录》，审核未通过的需书面告知原因，资料不齐全的可要求补充，补充后重新审核。

（四）供应商评估与选定

评估维度与权重：根据采购物品/服务特性，设定评估指标及权重（示例）：

价格（30%）：对比同类型产品/服务市场价格，评估报价合理性；

质量（25%）：检查样品质量、质量保证体系（如是否提供质检报告）、不良品处理方案；

服务（20%）：评估交付周期、售后响应速度、技术支持能力；

资信（15%）：注册资本、财务状况、过往合作履约率；

合作潜力（10%）：研发能力、长期合作意愿、行业口碑。

评估方式：

书面评审：供应商提交《供应商应答函》，包含报价明细、质量方案、服务承诺等；

现场考察（对关键物料或大型设备采购）：实地查看供应商生产场地、设备状况、仓储管理、质量控制流程；

样品测试：要求供应商提供样品，由需求部门或质检部门进行质量检测，出具《样品测试报告》。

综合评分与选定：成立供应商评估小组（由采购、需求、财务、质检等部门人员组成），按评估维度打分，总分最高者为首选供应商，次高者为备选。评估结果需形成《供应商评估报告》，附评分明细表，经审批后确定最终合作方。

（五）采购谈判与合同签订

谈判准备：明确谈判目标（如价格折扣、付款条件、交货周期、违约责任），整理供应商报价、评估报告等资料，制定谈判底线。

谈判执行：与供应商就合同条款进行沟通，重点确认价格、质量标准、交付与验收方式、付款周期、违约责任、保密条款等，达成一致后形成《谈判纪要》，双方签字确认。

合同签订：法务部门审核采购合同文本（保证符合《民法典》等法律法规，无歧义条款），经双方授权代表签字、盖章后生效，合同原件交采购部门、财务部门、需求部门存档。

（六）订单下达与执行跟踪

订单创建：采购部门根据合同内容，在ERP系统中创建采购订单（PO），明确订单编号、供应商信息、物料编码、数量、单价、交货日期、交货地点等，发送给供应商并确认收到。

进度跟踪：供应商生产/备货期间，采购人员定期跟踪订单进度（如生产计划、发货安排），对可能延期的情况及时预警，与供应商协商解决方案（如分批交付、调整交期），保证满足需求部门时间要求。

（七）到货验收与入库

到货核验：供应商送货至指定地点后，需求部门或仓库人员对照采购订单、送货单，核对物料名称、规格、数量、外包装是否完好，如有差异（如数量短缺、错发）需当场记录并由供应商签字确认。

质量检验：

外观检验：检查物料表面是否有破损、变形、锈蚀等缺陷；

功能测试：按质量标准进行功能