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行政物资采购成本控制清单模板

一、适用场景说明

二、操作流程详解

步骤1：需求提报与初审

操作内容：各需求部门（如行政部、财务部、人力资源部等）根据实际工作需要，填写《行政物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期等信息，提交至行政部门负责人*初审。

控制要点：需求部门需提供详细的使用场景说明，行政部门负责人需核实需求的合理性（如是否存在重复采购、可替代物资等情况），避免“过度需求”导致的成本增加。

步骤2：预算编制与审批

操作内容：行政部门根据初审通过的需求，结合历史采购数据、市场价格波动情况及年度预算额度，编制《行政采购预算表》，明确各项物资的预算单价、预算总价及总预算金额，提交至财务部门及分管领导审批。

控制要点：预算编制需遵循“必要性、合理性、经济性”原则，优先选择性价比高的物资；对于超预算需求，需提交专项说明并经更高层级审批。

步骤3：供应商信息收集与比价

操作内容：行政部门通过合格供应商名录、公开市场调研、招投标等方式收集至少3家及以上供应商信息，对比各供应商的物资报价、质量保障、供货周期、售后服务等，形成《供应商比价表》。

控制要点：供应商需具备合法资质（如营业执照、相关经营许可证），优先选择长期合作信誉良好的供应商；对于大宗或高价值物资，需组织跨部门（如行政、财务、使用部门）联合比价。

步骤4：采购执行与合同签订

操作内容：根据比价结果，确定最终供应商，签订采购合同（或订单），明确物资规格、数量、单价、总价、交货时间、验收标准、付款方式等条款，同时留存供应商报价单、合同文本等备查。

控制要点：合同条款需严谨，避免模糊表述（如“价格面议”“大概一周内到货”）；采购金额达到单位规定招标标准的，需严格执行招投标流程。

步骤5：物资验收与入库

操作内容：物资到货后，由需求部门、行政部门、财务部门（或指定监督人员）共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与合同一致，填写《物资验收单》，签字确认后办理入库手续。

控制要点：验收时需检查物资外观、功能及合格证明文件，杜绝不合格物资入库；对于数量不符或质量问题的物资，需及时与供应商沟通处理（如退换货、扣减货款）。

步骤6：成本核算与差异分析

操作内容：财务部门根据采购合同、验收单、付款凭证等，核算实际采购成本，对比预算成本，编制《采购成本差异分析表》，分析差异原因（如价格上涨、数量超计划、供应商选择不当等）。

控制要点：差异分析需具体到每一项物资，明确责任部门（如需求部门超报需求、行政部门比价不充分等），并提出改进措施。

步骤7：资料归档与持续优化

操作内容：将需求申请、预算表、比价表、合同、验收单、付款凭证等资料整理归档，建立采购台账；定期（如每季度/每年度）召开采购成本分析会，总结经验，优化采购流程及供应商管理策略。

控制要点：资料归档需完整、规范，保存期限符合单位档案管理规定；持续优化需结合实际业务变化，动态调整采购策略。

三、行政物资采购成本控制清单模板

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预算单价（元）

预算总价（元）

实际采购单价（元）

实际采购总价（元）

预算差异率（%）

供应商名称

采购日期

验收状态

成本控制措施（如比价、批量采购等）

备注

1

A4打印纸

80g500张/包

包

20

25.00

500.00

23.50

470.00

-6.00

办公用品公司

2024-03-15

已验收

对比3家供应商，选择批量采购优惠价

2

办公椅

人体工学款

把

5

450.00

2250.00

420.00

2100.00

-6.67

家具厂

2024-03-20

已验收

优先选择合作供应商，议价5%

3

会议用投影仪

4000流明

台

1

3500.00

3500.00

3600.00

3600.00

+2.

电子科技公司

2024-03-18

待验收

市场价格上涨，申请预算调整

需领导审批

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

表格说明：

“预算差异率=（实际采购总价-预算总价）/预算总价×100%”，正数表示超支，负数表示节约；

“成本控制措施”需具体说明采用的方法（如“集中采购议价”“选择替代型号”“减少中间商”等）；

“验收状态”分为“待验收”“已验收”“不合格”三类，便于跟踪物资入库情况。

四、关键执行要点提示

预算刚性约束：严格执行审批后的预算，无特殊原因不得超支；确需调整预算的，需重新履行审批流程，并详细说明调整原因。

供应商管理：建立合格供应商动态评估机制，定期对供应商的价格、质量、服务进行评分，淘汰不合格供应商，优化供应商结构。

质量与成本平衡：避免单纯追求低价导致物资质量不达标，需在满足使用需求的前提下选择性价比最优方案。

过程监督：采购过程需接受财务部门、审计部门及使用