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企业行政管理事务办理手册

一、办公物品申领与管理

事务概述

本流程适用于企业员工因日常办公需要（如文具、耗材、设备配件等）申领办公物品，旨在规范物品申领、发放与库存管理，保障办公需求的同时避免资源浪费。

办理流程

提交申请

申请人根据实际需求，通过企业OA系统“办公物品申领”模块或填写《办公物品申领表》（纸质版），明确物品名称、规格型号、申领数量及用途。

部门审批

申请人将申请表提交至部门负责人经理审核，确认申领物品与部门工作需求匹配、数量合理后签字批准。

行政审核

部门审批通过后，申请表流转至行政部，行政专员核对物品库存情况：

若库存充足，直接进入发放环节；

若库存不足，行政部根据采购周期统筹安排采购，并同步告知申请人预计到货时间。

物品发放与签收

申请人凭审批通过的申请表至行政部领取物品，行政专员核对信息无误后发放，申请人在《办公物品发放登记表》上签字确认（包含领取人、物品名称、数量、领取日期等信息）。

相关表单

《办公物品申领表》

申领人

所属部门

申领日期

物品名称

规格型号

申领数量

部门负责人审批意见：

签字：

日期：

行政部审核意见：

签字：

日期：

特别提示

申领物品需符合实际工作需求，避免超量申领或申领与工作无关的物品。

办公设备（如电脑、打印机）的申领需额外填写《设备配置申请表》，由行政部评估后统一采购。

领取物品时请当场核对数量与规格，如有异议需当场提出，事后不予处理。

行政部每月5日前在内部公告栏公示上月物品领用情况，接受员工监督。

二、会议室使用申请与安排

事务概述

本流程适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目研讨会、客户接待等）的会议室预约与使用管理，旨在合理调配会议室资源，保障会议有序进行。

办理流程

查询会议室可用情况

申请人通过企业OA系统“会议室预约”模块查询目标会议室（如“第一会议室”“视频会议室”）的使用时段，或直接联系行政部知晓实时空闲情况。

提交申请

申请人确定会议室后，在OA系统填写《会议室使用申请表》或提交纸质表单，明确会议名称、时间（起止时刻）、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶水、横幅等）。

审批与确认

内部部门会议：由部门负责人经理审批；

跨部门会议或外部会议：需提前3个工作日提交至行政部，由行政负责人主管审批。

审批通过后，系统自动发送确认通知至申请人及相关部门，行政部同步做好会前准备（如设备调试、桌椅摆放等）。

会议使用与会后整理

申请人需提前10分钟到达会议室，检查设备是否正常运行；会议结束后，协助整理会场（关闭设备、清理垃圾、恢复桌椅原位），并在《会议室使用登记表》上签字确认。

相关表单

《会议室使用申请表》

申请人

所属部门

联系方式

申请日期

会议名称

会议时间

时长

参会人数

所需会议室

所需设备（可多选）：投影仪□麦克风□白板□激光笔□其他：______

特殊需求：□茶水□横幅□其他：______

部门负责人/行政部审批意见：

签字：

日期：

特别提示

会议室预约遵循“先到先得”原则，如需变更或取消会议，需提前2个工作日在OA系统操作并通知行政部，以免造成资源浪费。

会议期间请保持会场安静，禁止吸烟，爱护会议室设施设备，如有损坏需照价赔偿。

茶水、横幅等增值服务需提前1个工作日告知行政部，以便统筹安排。

严禁私自占用会议室或长时间预约后未使用，如有违规，行政部有权取消后续预约权限。

三、差旅事务办理

事务概述

本流程适用于员工因公出差（如外出洽谈、参加会议、项目考察等）的交通、住宿及补贴报销管理，旨在规范差旅行为，控制差旅成本，保障员工出差期间的合理需求。

办理流程

出差申请

员工因公出差需提前填写《出差申请审批表》，明确出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具（首选高铁/经济舱，特殊情况需注明原因）及预计费用，经部门负责人经理审批后提交行政部备案。

票务与住宿预订

行政部根据审批通过的行程，协助预订往返交通票据（如高铁票、飞机票）及住宿酒店（优先选择协议酒店，标准需符合企业差旅管理规定）；或员工自行预订后凭合规票据报销。

出差期间管理

员工出差期间需保持通讯畅通，遵守企业纪律及出差地相关规定；如行程变更，需及时向部门负责人及行政部报备。

费用报销

员工出差结束后5个工作日内，整理差旅期间产生的合规票据（如交通票据、住宿发票、餐饮发票等），填写《差旅费用报销单》，附上《出差申请审批表》及行程单据，经部门负责人审核后提交至财务部报销。

相关表单

《出差申请审批表》

申请人

所属部门

出差日期

返回日期

出差地点

出差事由

行程安排

交通工具：□高铁□飞机□汽车□其他：______预计费用：______

住宿标准：□单人间□标准间预计费用：______

部门负责人审批意见：

签字：

日期：