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企业行政事务管理流程模板

一、适用场景与事务范围

二、标准化操作流程

（一）事务发起与申请

需求识别：员工根据工作需要，明确需办理的行政事务类型（如“办公用品采购”“会议室使用”等），确认事务的必要性、具体需求及预算范围。

填写申请表：通过企业OA系统或行政部指定表单，提交《行政事务申请表》，详细填写以下信息：

事务名称、类型、申请人（姓名及工号）、申请部门；

事务具体需求（如办公用品名称、规格、数量；会议室使用时间、人数、设备需求等）；

预算金额及资金来源（如“部门预算”“公司专项”等）；

期望完成时间及特殊说明（如“需保密”“涉及外部单位对接”等）。

附件提交：根据事务类型补充必要材料，如固定资产维修需附故障照片，差旅安排需附行程说明等。

（二）审批流转

初审：申请人直属主管对事务的必要性、需求合理性及预算准确性进行审核，确认无误后签字流转至行政部。

复审：行政部指定对接人（如行政主管*）对申请表内容进行合规性审核，重点检查：

是否符合企业行政管理制度；

预算是否在标准范围内（如办公用品采购是否超部门年度预算）；

资源是否可调配（如会议室是否已被占用、库存物资是否充足）。

审核通过后签字流转至终审人；若不通过，注明原因并退回申请人修改。

终审：根据事务金额或重要性，由终审人（如行政经理、分管副总）审批：

日常小额事务（如500元以下办公用品采购）由行政经理终审；

大额或重要事务（如固定资产报废、大型会议筹备）需分管副总终审。

终审通过后，审批流程结束，行政部启动执行；终审不通过，由行政部反馈申请人并说明理由。

（三）任务执行与跟踪

任务分配：行政部根据审批通过的内容，指定专人（如行政专员*）作为事务负责人，明确执行标准及时限（如“2个工作日内完成办公用品采购并发放”“会议室使用前1小时完成设备调试”）。

过程协调：负责人需主动与申请人及相关方沟通，保证信息准确：

采购类事务：联系供应商确认价格、交货期，跟踪物流进度；

设备/场地类事务：提前检查设备状态、清理场地，准备所需物资；

对外接待类事务：协调车辆、餐饮、行程安排，对接外部单位联系人。

记录执行：在《行政事务执行台账》中实时记录进展，包括关键节点时间、执行情况、遇到的问题及解决措施，保证全程可追溯。

（四）结果验收与反馈

初步验收：事务完成后，申请人根据申请需求对结果进行初步验收，确认是否符合要求（如办公用品数量、规格无误；会议室设备正常运行等）。

签字确认：验收合格后，申请人在《行政事务验收单》上签字；若不合格，需注明具体问题（如“打印机缺墨盒”“投影仪无法连接”），由行政部负责整改后重新验收。

满意度反馈：申请人通过OA系统或问卷对行政部服务效率、态度等进行评价，作为行政工作改进依据。

（五）资料归档

资料整理：行政部将事务全流程资料（申请表、审批记录、执行台账、验收单、供应商凭证等）分类整理，保证材料完整、字迹清晰。

电子归档：扫描纸质资料存入企业共享服务器，按“事务类型+年份+月份”命名文件夹（如“办公用品采购/2024/03”），便于后续查询。

保存期限：根据企业档案管理规定明保证存时间（如日常事务保存1年，重要固定资产资料保存5年），到期按规定销毁或移交档案室。

三、配套表单模板

表1：行政事务申请表

事务名称

事务类型（□办公用品□会议室□固定资产□差旅□其他）

申请部门

申请人

工号

联系方式

申请时间

期望完成时间

预算金额（元）

事务具体需求描述

（如：A4纸10包、签字笔20支；或3月15日9:00-11:00，大会议室，需投影仪）

所需附件清单

（如：故障照片、行程单）

申请人签字

主管签字

表2：行政事务执行台账

事务编号

事务名称

负责人

执行开始时间

执行结束时间

关键节点记录（如“已下单采购”“设备调试完成”）

问题及解决

XZ202403001

办公用品采购

张*

2024-03-01

2024-03-02

3月1日联系供应商确认下单，3月2日到货验收

无

表3：行政事务验收单

事务名称

申请人

验收时间

验收结果（□合格□不合格）

验收内容

（对照申请需求逐项确认）

不合格项说明

（如适用）

申请人签字

负责人签字

部门主管签字

四、执行关键提示

审批时效管理：各审批环节需在1个工作日内完成，紧急事务（如会议室临时预订）可启动“绿色通道”，事后补全审批流程。

材料完整性要求：未按要求提交附件或材料不清晰的，行政部有权暂缓处理，直至补充完整。

预算控制原则：超预算事务需提交《预算调整申请表》，经终审人批准后方可执行，避免资源浪费。

沟通同步机制：跨部门事务（如联合会议筹备）需提前3个工作日通知相关部门，明确职责分工；对外事务需统一由行政部对接，避免信息混乱。

信息安全规范：涉及企业机密的行政资料（如未公开会议纪要、固定资产清单）需按保