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技术文档编写与审核规范模板

引言

为规范技术文档的编写流程，保证文档内容的准确性、完整性和可读性，明确各环节职责，提高文档管理与协作效率，特制定本规范。本模板适用于公司内部各类技术文档的编写与审核，涵盖产品研发、系统运维、技术方案等场景，旨在统一文档标准，降低沟通成本，为项目推进与知识沉淀提供支撑。

一、适用范围与应用场景

（一）适用文档类型

本规范适用于以下类型的技术文档：

需求分析文档（如产品需求文档、用户需求说明书）

系统设计文档（如架构设计文档、数据库设计文档、接口设计文档）

开发实施文档（如开发计划、编码规范、部署手册）

测试文档（如测试方案、测试用例、测试报告）

运维文档（如运维手册、故障处理指南、监控方案）

技术方案文档（如项目技术选型方案、功能优化方案）

（二）应用场景

新产品研发：从需求调研到产品上线全流程的文档编写与评审。

系统迭代升级：现有功能优化、架构调整相关技术文档的审核与确认。

跨团队协作：研发、测试、运维等部门间技术文档的传递与共识确认。

项目交付与验收：面向客户或内部项目验收的技术文档审核与归档。

知识沉淀与培训：技术经验总结、新人培训材料的编写与规范管理。

（三）涉及角色

编写人：负责文档内容的撰写与初稿整理，通常为产品经理、开发工程师、测试工程师、运维工程师等。

审核人：包括初审人（部门内资深同事）、复审人（跨部门专家或技术负责人）、终审人（项目经理或部门负责人）。

确认人：对文档最终版本进行确认，通常为项目发起方或产品负责人。

二、文档编写与审核全流程指引

（一）编写前准备

明确文档目的与受众

确定文档的核心目标（如指导开发、规范操作、汇报进度等）。

分析受众背景（如开发团队、运维人员、客户等），调整内容深度与表述方式，避免专业术语堆砌或过度简化。

收集必要资料

整理需求原型、会议纪要、技术调研报告、相关系统文档等参考资料，保证内容依据充分。

与需求方、技术负责人沟通，确认关键需求点、技术边界与约束条件。

确定文档结构框架

参考本模板“核心模板表格”中的结构要求，结合文档类型设计章节目录，保证逻辑清晰、覆盖全面。

对复杂文档可先编写大纲，与团队确认后再填充内容。

（二）文档编写规范

结构要求

封面：包含文档名称、版本号、编写人、审核人、发布日期、保密等级（如内部公开、机密）等信息。

目录：自动目录，标注页码，章节层级不超过3级（如1.1→1.1.1）。

引言/概述：说明文档编写目的、适用范围、背景信息。

主体内容：按逻辑模块分章节阐述（如需求背景、技术方案、实施步骤、测试验证等），每章节明确核心结论或操作要点。

附录：包含术语表、缩略词说明、图表索引等补充信息。

版本记录：记录版本变更内容、修改人、修改日期，便于追溯。

内容要求

准确性：技术参数、流程步骤、数据引用等需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”），使用量化指标（如“响应时间≤500ms”）。

完整性：覆盖文档目标所需的所有关键信息，无遗漏重要环节（如部署文档需包含环境要求、步骤、回滚方案）。

可读性：语言简洁明了，段落分明，图表清晰（图表需有编号和标题，如“图1系统架构图”“表1接口参数说明”），避免歧义。

格式要求

字体：使用宋体五号，标题使用黑体（一级标题三号，二级标题四号，三级标题五号），行间距1.5倍。

编号：章节编号采用“1-1-1”格式（如“1引言”→“1.1编写目的”→“1.1.1受众说明”），图表编号按章节独立编号（如图1-1、表2-3）。

版本控制：版本号格式为“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），重大变更更新主版本号，次要变更更新次版本号，修订号用于错误修正。

（三）审核流程执行

初审（编写人自检+部门内审）

编写人自检：对照编写规范检查内容完整性、格式一致性、数据准确性，修正错别字与语法错误。

同事交叉评审：邀请1-2名同部门同事评审，重点检查逻辑连贯性、技术细节合理性，记录评审意见并修改。

部门内审：由部门负责人或指定资深工程师审核，确认文档是否符合部门技术规范、是否满足核心需求，签署《文档审核意见跟踪表》（见模板3）。

复审（跨部门评审+技术负责人审核）

跨部门评审：涉及多部门协作的文档（如接口文档、部署文档），需邀请相关部门（如开发、测试、运维）参与评审，确认接口定义、职责分工、协作流程的一致性。

技术负责人审核：由技术负责人或架构师审核技术方案的可行性、风险点及应对措施，保证方案符合公司技术战略与架构要求。

终审（项目/产品负责人确认）

最终校对：编写人根据复审意见完成修改后，进行最终校对，保证所有意见已闭环。

确认发布：由项目经理或产品负责人确认文档是否满足项目目标，批准发布并签署文档。

（四）文档发布与归档

发布前准备：将最终版文档转换为PDF格式（防止内容被随意修